Seja qual for o segmento do seu negócio, é importante investir em gestão das compras, pois um gerenciamento adequado proporciona economias consideráveis ao processo, ampliando o lucro sobre o produto final.
Não é surpreendente que a compra seja um dos elementos mais relevantes na cadeia de suprimentos, pois é a partir de uma aquisição correta que o produto chega ao consumidor final com um valor acessível.
Vamos apresentar, neste artigo, algumas práticas para orientá-lo no processo de compra. Ao fazer algumas mudanças simples, você conseguirá reduzir significativamente seus custos de compras. Vamos lá?
O que é gestão das compras e quais suas vantagens?
Gestão das compras é gerir a aquisição de bens ou serviços para alcançar as metas e objetivos da empresa. Muitos empresários não se atentam ao processo de aquisição e, como resultado, perdem oportunidades para reduzir custos ou aumentar a qualidade dos seus produtos.
Como fazer?
A metodologia de compra está diretamente relacionada ao estoque. É necessário acompanhar e calcular a quantidade ótima de insumos para cada momento. Você deve evitar estoques desnecessários, pois este capital congelado poderia ser investido, mas não deve deixar que faltem insumos, pois pode frustrar os clientes por não atender às demandas e expectativas.
Alguns fatores afetam negativamente o custo de produção por uma gestão de compras ineficiente, tais como:
- custo das matérias-primas;
- impostos e tarifas;
- despesas de transporte (entrada e saída), incluindo taxas de frete;
- encargos do fornecedor;
- termos de pagamento;
- custos de armazenagem e manuseio de terceiros.
Confira abaixo 9 dicas de como fazer a gestão de compras da sua empresa:
1. Otimize seu processo
Gerencie suas aquisições de maneira organizada, seja por meio de um departamento de compras ou repassando esta atividade a um funcionário específico. Também é importante ter um processo de gestão claro que descreva as regras e boas práticas que deverão ser utilizadas como diretiva, evitando, deste modo, o possível conflito de interesses por parte destes profissionais.
2. Faça treinamentos
Estabeleça um programa de treinamento de compras que inclua aspectos como negociar contratos e seguir as políticas da empresa. As habilidades de negociação são particularmente importantes para garantir que você esteja obtendo o máximo de seus fornecedores. O treinamento também garante que seu pessoal chave de compras conheça suas expectativas e seja responsável por suas ações.
3. Analise os gastos
O dinheiro economizado pelo aperto de gastos pode ser atribuído a outros aspectos do seu negócio que, talvez, precisem de mais atenção, como eficiência operacional, marketing ou gerenciamento de recursos humanos.
4. Acompanhe a demanda
Descubra as necessidades essenciais da sua empresa para garantir que você esteja focando em demandas críticas. Isso pode exigir que você revise políticas internas para incluir novos critérios que determinem o que é essencial quando se trata de comprar. Uma análise de demanda também significa que você precisa se concentrar não só no custo, mas também na quantidade.
5. Pondere ao importar insumos
Adquirir produtos e serviços a preços mais acessíveis do exterior pode ser uma oportunidade, mas tenha em mente que a escolha por fornecedores estrangeiros vem com custos adicionais, tais como transporte, logística ou despesas associadas com alfândega e outros. As taxas de câmbio ondulantes terão similarmente consequência em seu negócio.
6. Padronize as aquisições
Materiais personalizados, usualmente, são mais caros. Quando possível, opte por adquirir produtos ou serviços padronizados de fornecedores.
Caso não seja possível, converse com seus fornecedores para ter certeza de que suas compras são indispensáveis e que você não está gastando excessivamente nesta personalização sem que haja necessidade.
7. Estabeleça parcerias com fornecedores
Possuir apenas um abastecedor pode ser complicado. Se por algum motivo este fornecedor não conseguir atender seu tempo de entrega, isso pode impactar em sua produção. Empresas maiores trabalham, para alguns insumos, no mínimo três fornecedores, mas cabe a você determinar a quantidades de fornecedores necessária ao seu negócio.
Se você lida com menos fornecedores, você economizará tempo e recursos. Provavelmente, devido ao maior volume de compra, poderá barganhar quando se trata de negociar contratos. Tenha em mente que uma negociação deve ser vantajosa para ambas as partes e que confiança é essencial para gerar um fluxo contínuo com seu parceiro comercial.
Certifique-se de que seus fornecedores trabalhem junto com você, por exemplo, para melhorar o processo de aquisição ou realizar novos projetos para desenvolvimento de novos produtos ou processos. Alguns fornecedores apresentam uma ótima estrutura e laboratórios de pesquisa, aproveite o que seu fornecedor tem para oferecer e gere parcerias duradouras e benéficas para ambos.
8. Avalie os fornecedores
Introduza um sistema eficaz de avaliação de desempenho dos seus fornecedores. As empresas geralmente usam formulários padronizados que ajudam a avaliar fatores como qualidade do material, tempo de entrega, estoque de consignação e custos. Muitas empresas fazem vistorias periódicas em seus fornecedores, geralmente a área responsável pela compra e a área da qualidade da empresa fazem este trabalho em conjunto. Neste momento, aproveite para melhorar o relacionamento com seus fornecedores.
9. Invista em tecnologia
Invista em sistemas de gestão financeira que possibilitem a integração do cartão de crédito com fluxo de caixa, gestão de contas a pagar e relatório, permitindo assim ter uma visão mais ampla e informações contábeis mais rápidas e precisas para auxiliar as tomadas de decisão da sua empresa.
Qual impacto nos custos com mercadoria ?
O mundo corporativo está cada vez mais competitivo, principalmente pelas novas tecnologias e métodos de gerenciamento que estão sendo desenvolvidas. Esta despesa inicial, geralmente, lhe dará benefícios a longo prazo. No entanto, vale considerar este investimento, uma vez que os ciclos econômicos estão se tornando cada vez mais rápidos, ou seja, um sistema de produção e administração efetivo e eficiente que permite visualizar a realidade da empresa como um todo.
Portanto, é importante insistir e implantar uma gestão de compras eficiente na sua empresa, de modo que tanto você quanto o consumidor final fiquem satisfeitos com a qualidade, disponibilidade e quantidade das vendas.
Esperamos que as informações ditas tenham lhe ajudado a compreender a importância e como realizar uma gestão das compras! Gostou destas dicas? Aproveite e aprenda como escolher o melhor modelo de preços para sua empresa.
