Uma das ferramentas mais úteis para o comércio é o sistema de conciliação de cartões. Afinal, esse tipo de plataforma permite conferir automaticamente as operações que usaram esse método de pagamento.
Como consequência, você ganha mais tempo para se dedicar a tarefas mais estratégicas e ainda tem benefícios como o aumento do controle sobre todos os valores a receber. Quer entender como esse resultado é possível?
O artigo a seguir é um guia completo sobre sistemas de conciliação de cartões. Confira e aprenda como adotar a ferramenta!
Principais aprendizados deste artigo:
- A conciliação é um processo vital para qualquer loja, porque garante que os registros de vendas feitas em cartões coincidam com os relatórios das administradoras e adquirentes.
- O processo também é útil para a gestão do fluxo de caixa, além de reduzir a incidência de fraudes nos pagamentos e aumentar a produtividade total.
- Uma boa plataforma oferece recursos como integração com operadoras e responsáveis pelo aluguel das maquininhas, geração automática de relatórios financeiros e alertas personalizados.
- O passo a passo para implementar uma ferramenta do tipo envolve o treinamento da equipe, a escolha de um software robusto e seguro e o monitoramento dos resultados em busca de oportunidades de melhoria.
Para relembrar, o que é conciliação de cartões e por que é importante?
A conciliação de cartões consiste na prática de verificar se os relatórios das compras que usaram essa forma de pagamento coincidem com os registros internos da empresa mediante a comparação dos dados. O objetivo é assegurar a aprovação e o envio dos valores correspondentes ao caixa do estabelecimento.
O processo costuma envolver três entidades: o empreendimento, a administradora do cartão e a instituição bancária responsável por receber e repassar o dinheiro referente às vendas a prazo.
Ressaltamos, ainda, que o procedimento é essencial para uma boa gestão do fluxo de caixa, uma vez que assegura a integridade dos relatórios financeiros. Por isso, não deve ser negligenciado, ok?
Posto isto, saiba que a prática pode acontecer de maneira manual ou automatizada (que é o foco deste guia). Para entender melhor, aprenda como funciona um sistema de conciliação de cartões!
Quer se aprofundar mais no assunto antes de seguir com a leitura do nosso guia sobre sistema de conciliação de cartões? Então, aproveite para conferir nossos artigos que apresentam a definição do termo e suas vantagens para os negócios!
Como funciona um sistema de conciliação de cartões?
Um sistema de conciliação de cartões funciona por meio da integração entre bancos, operadoras de cartões de crédito e o software financeiro do negócio a fim de comparar automaticamente os valores dos registros e alertar os responsáveis caso encontre alguma divergência nas transações.
Na prática, a plataforma executa três tipos de conciliações em simultâneo, que são:
- de venda: analisa os dados de cada operação junto ao software de ponto de venda (PDV), como quantidade de itens, data da venda, tipo de pagamento e preços;
- da administradora: verifica a quantia, a data da transação (assim como o número de parcelas, se houver), descontos e cobrança de taxas extras;
- do banco: confirma se as administradoras repassaram os valores corretos ao estabelecimento na data acordada.
Vale ressaltar que as plataformas também conciliam as compras canceladas ou estornadas para entregar uma visão mais abrangente da saúde financeira da sua loja, viu?
De qualquer forma, automatizar esse processo é uma maneira eficaz de poupar tempo, especialmente se sua empresa lida com um grande volume de vendas diariamente.
Ademais, contar com um sistema de conciliação de cartões proporciona outros benefícios, como os que você vê a seguir!
Quais os benefícios da conciliação automatizada de cartões para as empresas?
Como falamos, a automação da conciliação de cartões mediante o uso de um sistema de gestão financeira costuma ser bastante vantajoso para os negócios. Para entender o porquê de adotar uma ferramenta do tipo, veja suas principais vantagens!
1 – Redução dos erros
Um dos principais benefícios da conciliação automatizada de cartões para o comércio é a redução dos erros. O que acontece é que os sistemas conseguem conferir um grande volume de transações simultaneamente, sem perder nenhum dado de vista.
Logo, as chances de “deixar passar” alguma venda são quase nulas, o que aumenta a precisão do planejamento financeiro.
2 – Identificação de fraudes
Também temos a vantagem de identificar fraudes automaticamente, já que as plataformas identificam as mínimas divergências. Como resultado, você evita perder dinheiro ou se indispor com os bancos (e seus clientes) devido a golpes de cartões de crédito.
3 – Mais controle sobre os recebíveis
Outra vantagem é o aumento do controle sobre os recebíveis. Afinal, com a conciliação automatizada, você acessa os valores e datas de todos os pagamentos a prazo. Portanto, sabe quando o depósito acontece e pode se planejar para usar os recursos.
4 – Aumento da produtividade
Imagine que fez 300 vendas no cartão em um mês. Deste total, houve dois cancelamentos e um estorno devido a um registro duplicado. Agora, pense no trabalho que dá para conciliar todas essas transações individualmente. Bastante, concorda?
Adotar um sistema de conciliação de cartões poupa todo esse esforço, porque a plataforma age por conta própria. Como consequência, você tem tempo livre para se dedicar a outras tarefas, com mais valor estratégico, e, assim, produzir mais.
Quais as funcionalidades essenciais em um sistema de conciliação de cartões?
Para obter todos os benefícios que você viu no tópico anterior, no entanto, é necessário adotar um sistema de conciliação de cartões que conte com diferentes recursos, entre os quais, podemos destacar:
- integração com as principais operadoras;
- geração automática de relatórios;
- alerta de discrepâncias;
- suporte a múltiplos adquirentes e bandeiras.
Confira mais detalhes!
1 – Integração com as principais operadoras
O primeiro lugar da lista de funcionalidades essenciais para um sistema de conciliação de cartões vai para a integração com as principais operações, que são as instituições que emitem os cartões de crédito (como bancos e fintechs).
A ideia é que a plataforma se conecte com essas empresas para possibilitar a troca (e a conferência) das informações sobre as vendas.
2 – Geração automática de relatórios
Outro recurso que você precisa é a geração automática de relatórios financeiros. A funcionalidade faz com que o sistema use os dados dos monitoramentos para criar documentos com resumos sobre a performance da empresa.
Desse modo, você acessa insights valiosos para o planejamento de vendas, como quantidade geral de transações concluídas, o que inclui o número de processos válidos e cancelados, valores e prazos de pagamento.
3 – Alerta de discrepâncias
Ainda na lista de funcionalidades úteis, não podemos nos esquecer do alerta de discrepâncias. Aqui, a ideia é receber um alarme que avisa sempre que o sistema de conciliação de cartões identificar uma divergência nos registros.
Assim, você pode conferir os documentos e resolver o problema de maneira imediata a fim de evitar consequências mais graves para o empreendimento.
4 – Suporte a múltiplos adquirentes e bandeiras
Por último, é importante que a plataforma ofereça suporte para múltiplas bandeiras e adquirentes. As bandeiras são as marcas que definem as regras (como Visa e Master) e os adquirentes são os responsáveis por disponibilizar as máquinas e processar as transações.
De todo modo, é vital que o software que automatiza o processo de conciliação se conecte com vários fornecedores para flexibilizar sua rotina.
Como escolher um sistema de conciliação de cartões? + Dicas úteis
Além das funcionalidades que já citamos, é imprescindível verificar outros aspectos ao escolher um sistema de conciliação de cartões para implementar no seu negócio. Continue a leitura e confira os principais!
1 – Compatibilidade com os sistemas internos
A primeira dica extra para escolher o melhor sistema de conciliação de cartões para o seu empreendimento é analisar a compatibilidade com os demais sistemas da sua organização, como PDV e de pagamento.
Esse processo possibilita usar o software em sua totalidade, o que entrega mais eficiência para o procedimento.
2 – Facilidade de uso
Outro ponto que você deve analisar é se a plataforma é fácil de implementar e usar no dia a dia. Não adianta adotar um software completo, com mil e um recursos, se tem uma interface complexa e muito complicada.
Por isso, se certifique de escolher uma ferramenta intuitiva e, acima de tudo, personalizável para facilitar sua adoção na rotina do negócio.
3 – Escalabilidade
Adicionalmente, é importante que o sistema ofereça a opção de escalar as operações a qualquer momento. O ideal é que seja capaz de aguentar o aumento dos processos (de conciliação de cartões) sem travar ou parar de funcionar.
4 – Segurança dos dados
Por lidar com elementos confidenciais, tanto da empresa (informações bancárias) quanto dos clientes (números dos cartões) a segurança de dados deve ser uma preocupação constante dos desenvolvedores dos sistemas de conciliação.
Portanto, verifique se o fornecedor escolhido segue a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e emprega medidas de proteção contra vazamentos.
5 – Bom custo-benefício
O último ponto é o custo-benefício. É aconselhável escolher não a opção mais cara (ou a mais barata para economizar), mas a que melhor se adequa às suas necessidades.
Esse requisito inclui oferecer os recursos que você mais usa no dia a dia e ter um preço que cabe no seu orçamento. Fácil de avaliar, concorda?
Como implementar um sistema de conciliação de cartões com sucesso? Passo a passo!
Agora que você já sabe como escolher um sistema de conciliação de cartões, chegou o momento de aprender como implementar esse tipo de solução no seu negócio. Vamos lá?
1 – Escolha o melhor software
O primeiro passo do tutorial de como implementar um sistema de conciliação de cartões no seu negócio é escolher um software. Para concluir esta etapa com maestria, basta avaliar os requisitos que apresentamos até aqui, como:
- facilidade de uso;
- custo-benefício;
- recursos disponíveis (integração, suporte e alertas);
- garantia de segurança.
A boa notícia é que você pode fazer essa análise sem sair de casa (ou do escritório) pela internet e até mesmo testar, por um período gratuito, as soluções até encontrar a que supra suas necessidades.
2 – Integre a plataforma aos sistemas atuais
Escolheu a plataforma ideal para complementar sua rotina de gestão? Então, é o momento de colocar a mão na massa e conectá-la aos seus sistemas internos, como PDV, de bancos e até mesmo de estoque.
Não deixe nada de fora, já que nunca se sabe quando você precisará de um dado que está disponível em uma dessas aplicações.
3 – Capacite sua equipe
O terceiro envolve uma ação mais direta, que é assegurar que seus colaboradores estejam preparados para usar o novo sistema. Por isso, não negligencie sua capacitação mediante treinamentos e atualizações constantes.
Também é interessante criar um programa que incentive a participação de todos no processo e estimule o engajamento. O objetivo é fazer com que seu time compreenda o valor desse tipo de solução não apenas para a empresa, mas para o seu dia a dia no trabalho.
4 – Monitore o desempenho
O quarto passo é monitorar o desempenho do sistema. Afinal, às vezes, nem tudo sai como o planejado e é necessário ajustar alguns pontos para ter uma máquina que funcione de maneira fluida e sem erros.
Portanto, confira regularmente os relatórios e verifique, por conta própria, se o software faz o seu trabalho direito. E caso perceba algum gargalo (oportunidade de melhoria), implemente as mudanças necessárias imediatamente.
Como potencializar seu sistema? Melhores práticas para você!
Para finalizar o nosso guia sobre sistemas de conciliação de cartões, temos duas dicas que podem maximizar seus resultados e possibilitar a criação de um planejamento financeiro mais sólido.
A primeira é aproveitar o recurso de avisos para monitorar continuamente os processos. Configure alertas não apenas para divergências, mas para tocar sempre que chegar a um certo volume de compras ou às datas de transferência.
A segunda dica é integrar a plataforma a outras ferramentas de gestão financeira, como de planejamento orçamentário e contas a pagar e a receber. Dessa forma, você tem tudo o que precisa para gerenciar a saúde do seu negócio em um só lugar.
Aliás, temos uma indicação de software que combina todos esses recursos (inclusive, de conciliação automática de cartões), o F360 Finanças.
Solicite uma demonstração gratuita e veja seu funcionamento na prática!
FAQ:
O que é conciliação de cartões?
A conciliação de cartões é o processo de comparar os registros de vendas que usam o método de pagamento com os relatórios das administradoras e bancos. O objetivo é evitar erros e fraudes durante as transações e transferências de valores.
Como fazer a conciliação de cartões?
Você pode realizar a conciliação de cartões de duas maneiras. Manualmente, a partir da conferência individual de cada transação, e a automática, mediante o uso de um software específico programado para executar as tarefas e enviar um alerta caso identifique algum dado divergente.
Por que adotar um sistema de conciliação de cartões?
Adotar um sistema de conciliação de cartões aumenta seu controle sobre o processo, diminui a incidência de erros, facilita a identificação de fraudes e promove o aumento da produtividade, já que permite ter tempo livre para se dedicar a outras tarefas.
Como escolher o software de conciliação de cartões ideal para você?
Para escolher o sistema de conciliação de cartões ideal, é importante se atentar às funcionalidades essenciais, como integração com outras plataformas e operadoras. Adicionalmente, verifique o custo-benefício e os mecanismos de segurança de dados.
