Um sistema de PDV (ponto de venda) é uma solução que informatiza e automatiza diversas tarefas e processos necessários para um estabelecimento comercial funcionar e vender produtos/serviços para os clientes. Alguns exemplos são registro de valores, emissão de cupom ou nota fiscal, geração de relatório de vendas, entre outros.
Como você já deve saber, tudo o que envolve tecnologia para otimizar atividades é vantajoso.
No caso dessa solução, especificamente, é possível reduzir o tempo de atendimento ao cliente, diminuir erros operacionais e aprimorar a gestão da sua loja de maneira geral.
E qual pessoa que empreende que não quer resultados como esses, não é mesmo? Se essa também é a sua meta, confira o que é, como funciona, benefícios e como escolher um software voltado para ponto de venda comercial.
O que é um sistema de PDV?
Trata-se de uma ferramenta tecnológica que automatiza transações, operações e processos relacionados à venda de produtos e/ou serviços diretos para o cliente final. Por meio desse software é possível automatizar e integrar recursos, aumentando a eficiência dos estabelecimentos comerciais.
O sistema de PDV pode ser um programa instalado em um computador, acessado em nuvem, ou mesmo um aplicativo, que funciona alinhado com equipamentos físicos, como maquininhas de cartão, leitor de código de barras, impressora de cupons fiscais, entre outros.
Basicamente, existem dois modelos de softwares desse tipo:
- tradicionais: instalados em computadores fixos nos pontos de venda;
- móveis: soluções em nuvem que permitem o uso de qualquer lugar, podendo ser instalados em dispositivos com tablets e smartphones.
A escolha do mais adequado depende do objetivo. Os tradicionais, por exemplo, são comumente encontrados em lojas físicas, e o cliente precisa ir até o ponto de venda para concluir a compra e ter as informações da venda registradas.
Já os móveis são mais dinâmicos e práticos, pois permitem levar o equipamento até o consumidor para finalizar o processo de venda, reduzindo o tempo de atendimento e entregando mais comodidade.
Esse tipo também é usado nas plataformas de venda via internet, como e-commerces e marketplaces.
Sugestão de leitura: “Sistema financeiro multiempresas: como ele muda a gestão de franquias?“
Qual a diferença entre PDV e frente de caixa?
Essa explicação que demos sobre o que é sistema de PDV é parecida com frente de caixa? Pois saiba que, apesar de gerar essa confusão, são questões distintas, mas complementares. Veja!
Frente de caixa é o conjunto de ferramentas, soluções e equipamentos necessários para a realização do processo final de uma venda.
Nesse grupo, estão incluídos recursos físicos e digitais, como sistema para recebimento de valores, máquina de cartão, leitor de código de barras, emissor de nota fiscal, entre outros.
Tudo isso está presente em um PDV, ponto de venda, que é o local usado pelo cliente para efetivar a compra, que pode ser um totem de autoatendimento, um caixa operado por um funcionário, ou uma plataforma de venda on-line.
Logo, a frente de caixa está inserida no ponto de frente, e o sistema de PDV é a tecnologia que faz as operações comerciais em ambos os ambientes funcionar corretamente.
Dica de leitura: “Adquirente e subadquirente: entenda a diferença e veja exemplos reais!“
E a diferença entre ERP e sistema de PDV?
Esses dois recursos são diferentes e têm propósitos distintos. Porém, quando usados simultaneamente, geram diversas vantagens para a gestão de uma franquia. Para entender quais, é preciso conhecer o conceito e o que cada um oferece.
ERP é a sigla para o termo em inglês Enterprise Resource Planning, que na tradução para o nosso idioma significa Sistema Integrado de Gestão Empresarial. Trata-se de uma ferramenta tecnológica que integra os processos de diferentes áreas de uma empresa.
Essa integração otimiza a realização das atividades, melhora a comunicação e o relacionamento entre os times dos departamentos, estimula a colaboração mútua e oferece uma visão geral do funcionamento e dos resultados do negócio.
Já o sistema de PDV, conforme comentamos, tem por objetivo registrar todas as transações de vendas e otimizar as atividades relacionadas a esse processo, tais como contabilização de quantidades vendidas, cálculo de preços, processamento de pagamentos, entre outras.
Assim, é possível entender que a diferença entre ERP e um software de ponto de venda é que o primeiro abrange todos os setores da empresa, enquanto o segundo tem funcionalidade e direcionamento para uma área específica.
Isso quer dizer que essa solução é limitada? De forma alguma! Na verdade, é bastante abrangente. Confira, no tópico a seguir, para quais funções e atividades essa solução pode ser utilizada.
Para que serve um sistema de PDV?
Esse tipo de software é extremamente útil para otimizar a gestão de venda de estabelecimentos comerciais dos mais diversos portes e segmentos, aumentar a produtividade dos times, impulsionar as vendas e muito mais.
Com um bom sistema de PDV, é possível:
- realizar abertura, fechamento, reforço e sangria do caixa;
- definir listas de preço, descontos e vale brinde;
- integrar informações financeiras e de estoque;
- consultar rapidamente cadastros de clientes;
- gerar diferentes relatórios;
- emitir cupons e notas fiscais;
- gerenciar comissão de vendedores;
- conectar dados e processos de vendas físicas e online e trabalhar no formato de varejo omnichannel, entre várias outras atividades.
Qual a importância do sistema de PDV para gestão no varejo? 6 vantagens!
Esse tipo de solução é importante porque otimiza o funcionamento do negócio e a rotina de gerenciamento, trazendo benefícios tanto para quem compra quanto para quem vende.
A melhor maneira de entender essa relevância, é conhecendo quais são as vantagens de um sistema PDV. Separamos as seis que mais se destacam. Confira!
1. Automação de vendas
Por meio da tecnologia certa é possível cadastrar todos os produtos da loja e seus respectivos valores. Assim, em vez de digitar um por um, ou lembrar “de cabeça” na hora de cobrar do cliente, a solução realiza essa atividade automaticamente.
Essa dinâmica aumenta a produtividade dos funcionários e diminui o tempo de cobrança, deixando os clientes mais satisfeitos.
2. Controle de estoque em tempo real
O cadastro de produtos que acabamos de citar pode ser vinculado ao estoque. Dessa forma, sempre que uma mercadoria é vendida, é excluída automaticamente da quantidade total armazenada.
Essa dinâmica contribui para o gerenciamento do estoque por otimizar a conferência de quantidades, processos de inventário, e o fluxo de reabastecimento, evitando compras excessivas que levam a gastos financeiros extras, ou insuficientes que geram perda de vendas.
3. Agilidade no atendimento ao cliente
A tecnologia também é uma forte e importante aliada para aprimorar o atendimento ao cliente. Como todos os produtos estão devidamente registrados, a etapa de cobrança acontece em menos tempo.
E lembra os tipos de sistema de PDV que apresentamos? O móvel ajuda a reduzir filas e entregar aos consumidores experiências de compras mais práticas e confortáveis, deixando-os mais satisfeitos.
4. Melhora do controle financeiro
Controles manuais levam muito tempo. Pense ter que registrar cada uma das vendas que a sua loja fez em cadernos ou planilhas como as feitas em Excel? Totalmente inviável, concorda?
E em datas comemorativas, então, no qual o volume aumenta consideravelmente. Com certeza, algo deixará de ser anotado.
Porém, se não souber exatamente quanto foi vendido, como saber se sua franquia está dando lucro ou prejuízo? Ainda pior: como identificar se tem dinheiro em caixa para arcar com os compromissos financeiros?
Usar um sistema de PDV evita todos esses problemas, pois todas as vendas são registradas automaticamente e em tempo real, incluindo dados como qual produto foi vendido, valor, meios de pagamento, data da transação comercial e outros essenciais para um bom controle financeiro.
5. Aumento da segurança de dados
Seguindo essa ideia de digitalização, dados armazenados dessa forma estão mais seguros do que os guardados fisicamente.
Aqui você pode dizer: “Ah, mas e o risco de ataques cibernéticos e vírus?” Não podemos negar que existem. Porém, com as camadas de segurança certas, a exemplo da criptografia, é possível se proteger dessas ameaças.
Por outro lado, isso já não acontece com anotações em cadernos, uma vez que essas informações podem ser facilmente perdidas; ou em planilhas salvas em computadores, que podem ter problemas técnicos que inviabilizem seu uso e gerem a perda de dados.
6. Aumento da eficiência operacional
Agora, some todas as vantagens que citamos até agora. O resultado é o aumento da eficiência operacional da sua franquia.
Isso porque esse sistema otimiza diversas tarefas, facilita o atendimento ao cliente e aprimora o controle de dados. Dessa forma, se torna mais simples, prático, e dinâmico realizar o gerenciamento das vendas da loja.
Não deixe de ler este artigo: “Automação financeira: por que investir nessa estratégia?“
Como escolher um sistema de PDV para a sua franquia?
O primeiro passo para escolher uma boa solução de ponto de venda é listar as necessidades que a sua franquia tem. Ao fazer isso, saberá exatamente o que buscar de uma sistema PDV, pois a ideia é alinhar as funcionalidades da ferramenta às carências do seu negócio.
Com a lista do que precisa definida, alguns critérios que precisam ser considerados, são:
- potencial de escalabilidade da ferramenta: para acompanhar o ritmo de crescimento da sua loja;
- facilidade de uso: a fim de garantir que os funcionários usem sem dificuldades;
- suporte técnico: avaliando os canais de contato e tempo de resposta;
- integração com outros sistemas: para aproveitar dados de outras soluções já utilizadas e também para aprimorar a gestão;
- backup de dados: como medida de segurança para proteger todas as informações;
- funcionamento off line: para evitar que vendas sejam perdidas, caso haja problema de conexão com a internet;
- custo-benefício: avaliando se as funcionalidades oferecidas realmente valem o investimento feito no sistema.
Após escolher a solução certa, é preciso pensar na etapa de implementação, que não se resume à liberação do uso do software. É preciso garantir também:
- treinamento adequado da equipe aprenderem a usar e explorar todo o potencial da ferramenta;
- migração de dados sem prejudicar ou pausar as operações da loja;
- integração com outros sistemas de gestão também sem atritos, interrupções ou perda de informações.
Confira também: “Ferramentas de gestão para franquias: como escolher a melhor?“
Quanto vale a pena informatizar os processos da sua franquia?
Para respondermos essa pergunta, vamos trazer a opinião de quem usa sistemas próprios para redes franqueadas.
Fabio Neves, gerente de operações do Grupo Tribo, responsável pelas marcas Hering e Loungerie, conta no vídeo abaixo como as soluções da F360 contribuíram para aprimorar a gestão financeira, otimizar tempo e promover excelentes resultados.
Kassia Almeida, gerente de operações e franquias da Havaiana, também falou sobre como nossas soluções contribuíram para melhorar a gestão da franqueadora, gerando uma visão mais abrangente da saúde financeira da rede. Veja!
Quer o mesmo para a sua franquia? Então, conheça o F360 Finanças, sistema de gestão financeira multiempresas.
Com um dashboard personalizável e software responsivo, por meio dessa ferramenta é possível realizar:
- conciliação de cartões;
- fluxo de caixa;
- contas a pagar e a receber;
- DRE;
- planejamento orçamentário;
- conciliação com vouchers;
- integração com PDV e adquirentes;
- conciliação bancária.
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