Se você sente dificuldade de acompanhar os pagamentos feitos em cartão na sua loja, monitorar a antecipação de recebíveis, identificar inconsistências financeiras e controlar o chargeback, é sinal de que precisa de um sistema de gestão de cartões.
E por que usar um conciliador de cartões? Bem, entre os motivos, destacamos que essa é uma das formas de pagamento mais usadas no varejo ― e em todos os tipos de empresas.
De acordo com a Associação Brasileira das Empresas de Cartões de Crédito e Serviços (Abecs), a estimativa é que o setor movimente entre R$ 4,05 trilhões e R$ 4,12 trilhões em 2024, representando um aumento de 8,5% a 10,5% em relação ao ano anterior.
E esses dados confirmam a importância de contar com a tecnologia para controlar as vendas de forma automatizada e segura, evitando erros e perdas de dinheiro.
Sendo assim, quanto mais você souber sobre o assunto, melhor!
Então, vamos aprender o que é conciliação de cartões, como funciona o sistema de gestão e como escolher o melhor para sua loja? Acompanhe a leitura e confira!
O que é conciliação de cartões no varejo?
A conciliação de cartões é a conferência das vendas feitas por esse meio de pagamento a lojas e franquias. Esse processo verifica e valida as informações das transações por débito e crédito para identificar possíveis erros e inconsistências em valores, prazos e descontos de taxas.
Sendo assim, é fundamental para controlar as vendas e finanças no varejo, pois, caso um erro seja identificado, é necessário solicitar a correção.
E não pense que essa prática é aplicada apenas por grandes varejistas: ela é importante para qualquer segmento e porte da marca. Afinal, essa forma de pagamento é usada em qualquer negócio.
De modo geral, a conciliação de cartões engloba três processos financeiros:
- conciliação de vendas: conferência das vendas realizadas e ainda de cancelamentos, transações duplicadas e não cadastradas;
- conciliação de recebíveis: confirmação sobre o valor a ser repassado por cada adquirente de cartão, verificando descontos de taxas e transferências. A comparação é feita entre o fluxo de caixa e o extrato de pagamento da operadora.
- conciliação bancária: verificação das entradas e saídas de pagamentos na conta bancária e comparação com os registros do sistema da loja.
O que é um sistema de gestão de cartões?
Para que todas essas conferências sejam realizadas de modo mais prático, rápido e seguro, é fundamental contar com um sistema de gestão de cartões. Ele utiliza diversas tecnologias e automações de processos que ajudam a controlar as transações e as contas a receber.
Em outras palavras, o software integra pontos de vendas e adquirentes de cartões, executando operações automaticamente, bastando o varejista conferir os dados.
Porém, para que funcione, o sistema para conciliação deve ser integrado ao software de gestão financeira da franquia, afinal, a conferência é vital para o controle do fluxo de caixa, que monitora as entradas e saídas da loja.
Leia também: Controle de contas a receber: crie o seu e evite prejuízos!
Quais as vantagens de um sistema de gestão de cartões?
Investir em um sistema de gestão é importante para gerenciar a saúde financeira da loja, entendendo os valores que serão repassados e quando cairão, de fato, na conta bancária do negócio.
Esse processo permite planejar investimentos e até mesmo solicitar empréstimos e financiamentos para manter o capital de giro em equilíbrio.
Além disso, ao fazer a conciliação por meio da tecnologia, o varejista aproveita diversas vantagens de um sistema de gestão de cartões, como:
Maior eficiência e eficácia da gestão financeira
A segurança dos dados e transparência nas transações aumentam, facilitando a conferência das finanças da franquia.
Aumentar os resultados
Além de evitar cobranças de taxas inadequadas, o sistema ajuda a analisar dados para criar estratégias para vender mais, reduzir custos e otimizar operações. Tudo o que impacta o faturamento do negócio.
Tomada de decisão mais ágil e precisa
Com dados seguros em mãos, é possível negociar melhores taxas, otimizar a gestão do fluxo de caixa, planejar investimentos e entender a necessidade de remanejar recursos em caso de atrasos ou cancelamentos.
Melhor controle das vendas
Os dados são coletados e integrados, fornecendo uma visão completa das vendas, como produtos com mais demanda e a performance das equipes de cada loja.
Redução de prejuízos
O vendedor não precisa registrar os dados de cada venda por cartão no sistema, pois o processo é feito de forma automática, reduzindo erros e prejuízos. As informações ficam organizadas, possibilitando ao varejista conferir as transações e possíveis estornos.
Aumento da produtividade da equipe
O uso da tecnologia eleva a produtividade da equipe por vários motivos. As informações são compartilhadas em tempo real, podendo ser acessadas a qualquer momento para análises.
Além disso, tarefas manuais são substituídas pela automação, promovendo mais tempo para os colaboradores ficarem em suas funções estratégicas.
É muito melhor o vendedor aprofundar sua relação com o cliente durante a compra na loja do que perder tempo concentrado em inserir diversos dados em uma planilha, por exemplo. Isso pode até mesmo diminuir a receita, pois o tempo de atendimento é reduzido ao longo do dia a cada atualização.
Fora que o software de gestão de cartões padroniza processos e dá mais segurança ao planejamento anual do varejo, entendendo os recursos que serão recebidos.
Como escolher um sistema de conciliação de cartões?
Para colher todos esses benefícios, a dica aqui é: escolha um sistema simples e completo focado nas operações de múltiplas lojas e marcas varejistas. Só que, para isso, fique atento a alguns aspectos como funcionalidades disponíveis, capacidade de integração e facilidade de uso.
Confira a seguir dicas de como escolher um sistema de conciliação de cartões!
1 – Analise as necessidades da loja
O primeiro passo é identificar quais são as necessidades que a loja possui. Entenda a quantidade de pagamentos feita por cartão e liste quais os sistemas a empresa já utiliza e as adquirentes. Além disso, responda a perguntas, como:
- Qual o setor de atividade no varejo?
- Qual o tamanho da loja?
- O negócio possui quantas franquias para gerenciar?
- O que o sistema de gestão de cartões precisa ter?
- Quem será o responsável pelo uso do software?
2 – Verifique os meios de capturas de vendas de cartão
Uma funcionalidade essencial em um sistema para conciliação é a integração com os três meios de captura de vendas mais usados no mercado: POS, TEF e Web.
Ele precisa ser compatível com todos os métodos de captura.
3 – Confira a facilidade de uso (usabilidade)
Pesquise depoimentos de clientes e confira se o sistema é fácil de usar e entender. Afinal, ele será o maior aliado na sua gestão de vendas e deve simplificar o processo ― e não o oposto.
O ideal é que o software possa ser usado em diversos dispositivos, como notebooks, tablets e smartphones.
4 – Busque por maior segurança
Os sistemas armazenados na nuvem são considerados bastante seguros, tornando as operações mais rápidas. Além disso, por não demandar a instalação de um software no servidor da empresa e precisar de atualizações presenciais, reduz os custos da marca.
5 – Pesquise a capacidade de integração
O conciliador de cartões precisa atender às necessidades da loja, portanto, é fundamental se integrar com plataformas (ERP, CRM etc), pontos de vendas e adquirentes para realizar o processo.
Afinal, é comum que o varejista trabalhe com diversos PDVs, tanto on-line quanto físicos, e várias adquirentes de cartão.
Saiba mais: Por que a integração com PDV contribui para o crescimento do seu negócio?
6 – Veja as funcionalidades oferecidas
Não adianta encaixar o valor do sistema no seu orçamento se ele não oferecer recursos importantes para fazer a conciliação, como geração de relatórios detalhados, acompanhamento das vendas em tempo real e suporte técnico de alta qualidade.
F360 Finanças: o melhor sistema para conciliação de cartões
Por falar em funcionalidades, o F360 Finanças se destaca entre grandes marcas varejistas.
Além de ser fácil de usar, o sistema oferece o recurso de conciliação de cartões e possui integração com mais de 500 PDVs e 150 adquirentes , além de gestão do fluxo de caixa.
O sistema F360 Finanças realiza conciliações de forma automática, possibilitando uma conferência real das taxas cobradas pelas administradoras, com cálculo dos tributos.
Já foram mais de R$159 milhões recuperados pelos nossos clientes por meio da conciliação de cartões do F360 Finanças!
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