Quem atua no varejo sabe: a emissão da Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e) é obrigatória após cada venda. Apesar de ser um processo simples, podem acontecer pequenos deslizes no preenchimento. E um dos erros mais comuns é a quebra da sequência numérica da série do documento, o que exige inutilizar a nota fiscal.
Problemas técnicos ou falhas no sistema de emissão também podem levar à necessidade de inutilizar notas fiscais, uma medida essencial para evitar sanções ou multas.
Se você é dono de uma loja ou franquia e ainda não sabe como e quando inutilizar a NFC-e em caso de erro, confira o passo a passo para resolver de forma rápida e conforme o prazo estipulado.
Assim, você mantém seu negócio em conformidade com o fisco e evita dores de cabeça no futuro. Acompanhe!
Principais aprendizados deste artigo:
- A inutilização de NFC-e é necessária quando ocorre uma quebra na sequência numérica das notas fiscais por falhas técnicas ou operacionais.
- Diferentemente do cancelamento, a inutilização acontece antes da emissão e o varejista precisa informar à SEFAZ como denúncia espontânea.
- O prazo para inutilizar uma NFC-e é até o 10º dia do mês seguinte à quebra de sequência, conforme regulamentado pelo CONFAZ.
- Ferramentas automatizadas, como o F360 Emissor, ajudam a simplificar a emissão, controle e inutilização de notas fiscais, além de garantir conformidade e eficiência.
Qual a diferença entre cancelar e inutilizar nota fiscal?
De modo geral, a principal diferença entre cancelar e inutilizar a nota fiscal é que a inutilização acontece quando a empresa quebra a sequência numérica e não gera a NF; enquanto o cancelamento ocorre quando a SEFAZ autoriza a emissão, mas o documento apresenta erros que comprometem sua validade.
Logo, ambos são recursos fiscais para usar em situações específicas, mas têm aplicações distintas. Para entender melhor, veja detalhes sobre as particularidades de cada ferramenta.
Inutilização de NFC-e
A inutilização ocorre quando há uma quebra na sequência numérica das notas fiscais. Esse problema pode surgir por falhas no sistema ou na transmissão da nota.
E, mesmo que a ferramenta não gere ou autorize o documento, é necessário comunicar à Secretaria da Fazenda (SEFAZ) que seu negócio não usará a numeração.
Cabe destacar que a inutilização é uma denúncia espontânea, que demonstra boa-fé do empresário.
Cancelamento de NFC-e
Já o cancelamento acontece quando a SEFAZ emite e autoriza a nota, mas apresenta erros, como dados incorretos da operação ou cálculo errado de impostos.
Nesses casos, a loja deve cancelar a nota, pois não pode corrigir o documento.
O lojista deve dar entrada no recurso em até 24 horas após a autorização e só pode cancelar se o destinatário ainda não tiver tomado ciência da nota.
Após o prazo ou a confirmação do comprador, o processo muda para devolução da nota.
Para saber mais, leia nosso artigo: Nota fiscal cancelada: quando esse evento pode acontecer?
Quando inutilizar uma nota fiscal?
A inutilização de uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é necessária sempre que houver uma quebra na sequência numérica durante a emissão. Afinal, a legislação exige uma numeração contínua, sem lacunas.
Um exemplo de quando inutilizar uma nota fiscal é a empresa emitir a nota 1.001.091, mas não utilizar a numeração 1.001.092 antes da emissão de 1.001.093.
Porém, para inutilizar a nota, o documento não pode ter uma numeração usada em outra NF-e autorizada, cancelada ou denegada, além de envolver erros não intencionais, o que exclui casos de fraude ou golpe.
E a quebra da sequência numérica tem diversas causas, como:
- falhas técnicas no sistema emissor: erros no software que impedem a emissão da nota seguinte;
- migração de sistemas emissores: ao trocar de plataforma, pode haver incompatibilidades que resultem em lacunas na numeração;
- problemas de transmissão: interrupções na comunicação com a SEFAZ que impedem a autorização da nota.
Fique atento: inutilizar uma nota fiscal é um procedimento sério e precisa seguir os critérios da legislação para obter a validação da SEFAZ.
Qual o prazo para inutilizar uma nota fiscal?
O prazo para inutilizar uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) ou Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e) é até o 10º dia do mês seguinte à ocorrência da quebra de sequência numérica.
O Ajuste SINIEF do Conselho Nacional de Política Fazendária (CONFAZ) regulamenta esse prazo e estabelece as normas para o processo.
Por exemplo, se a quebra na numeração ocorreu em março, o prazo final para inutilizar a NFC-e será 10 de abril. Após essa data, o órgão não aceitará mais o procedimento, o que pode gerar questionamentos e penalidades pela Receita Federal.
Como inutilizar uma nota fiscal? Passo a passo
Para inutilizar uma NF-e ou NFC-e, você precisa acessar o sistema emissor de notas fiscais do seu negócio ou o portal da Secretaria da Fazenda (SEFAZ). O processo é simples e rápido, mas exige atenção aos dados para evitar erros.
Confira o passo a passo abaixo.
Passo 1. Acesse o sistema emissor
Use seu login e senha no sistema emissor que escolheu ou no portal da SEFAZ.
Passo 2. Localize a opção de inutilização
No menu principal, clique em “Notas Fiscais” ou “Nota Fiscal de Consumidor (NFC-e)” conforme a sua plataforma.
Passo 3. Verifique o status da nota
Encontre a numeração correspondente no campo de status. Geralmente, notas com quebra de sequência aparecerão como “NF não encontrada”.
Passo 4. Comprove sua identidade
Utilize seu Certificado Digital para autenticar a operação no sistema.
Passo 5. Inicie o processo de inutilização
Clique na opção “Inutilizar numeração” no painel.
Passo 6. Preencha os dados
Durante o preenchimento de dados, informe o ano vigente do documento, modelo da nota fiscal e série e numeração (inicial e final) das notas que você precisa inutilizar.
Passo 7. Justifique o motivo
No campo “Justificativa”, descreva de forma objetiva por que aconteceu a quebra da sequência. Exemplo: “Erro técnico no sistema emissor durante a migração de plataforma.”
Por fim, clique em “Inutilizar números” para finalizar o processo.
Como fazer a consulta da nota fiscal inutilizada?
Para verificar se você conseguiu inutilizar as notas corretamente, siga esses passos:
- acesse o portal da SEFAZ da sua região;
- encontre a opção Consulta Pública de NFC-e Inutilizada;
- informe os dados, como o número da nota ou série, e faça a consulta.
Lembramos que, após inutilizar a nota, é obrigatório:
- lançar as notas inutilizadas no livro fiscal do negócio;
- registrar os números sem valores monetários, conforme a legislação tributária.
Ao seguir esses passos, sua loja mantém a regularidade fiscal e evita multas.
Leia também: 5 motivos para o varejista manter em dia suas obrigações fiscais
Como fazer emissão de notas fiscais?
A emissão de notas fiscais pode ser um desafio para muitos negócios, mas com a ferramenta certa, esse processo se torna simples, rápido e seguro. E o F360 Emissor é a solução ideal.
Com integração automática à SEFAZ, o sistema garante conformidade fiscal e elimina preocupações com processos manuais. Além disso, centraliza tudo em uma única plataforma, o que permite acompanhar a emissão de notas fiscais e fazer a gestão financeira de forma unificada.
Por que escolher o F360 Emissor?
- Mais segurança: reduz o risco de erros ou fraudes, com validação automática junto à SEFAZ;
- Organização eficiente: o sistema armazena todas as notas por até 5 anos e atende às exigências legais;
- Economia de tempo: templates tributários personalizados e preenchimento automático evitam retrabalhos;
- Gestão integrada: unifique a emissão de notas fiscais e o controle financeiro em um só lugar para simplificar sua rotina administrativa;
- Exportação fácil: baixe suas notas fiscais no formato XML ou Excel sempre que precisar.
Com o F360 Emissor, você tem uma ferramenta completa que otimiza a emissão de notas fiscais, melhora a produtividade e garante que o seu negócio esteja sempre em dia com as obrigações fiscais.
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FAQ
O que acontece se eu não inutilizar uma nota fiscal quando necessário?
Se você não inutilizar a nota fiscal em caso de quebra de sequência numérica, poderá enfrentar sanções fiscais e questionamentos da Receita Federal, já que a legislação exige uma numeração contínua e justificada para evitar irregularidades no sistema tributário.
Como posso saber se uma nota fiscal foi inutilizada corretamente?
Acesse o portal da SEFAZ da sua região e utilize a ferramenta de consulta pública para NFC-e inutilizadas. Informe os dados da nota, como número ou série, e verifique se a SEFAZ validou o procedimento com sucesso.
Existe alguma penalidade para a inutilização tardia de notas fiscais?
Sim, se você inutilizar a nota após o prazo de 10 dias do mês posterior à quebra de sequência, a SEFAZ recusará o procedimento, o que pode gerar penalidades fiscais, como multas, por descumprimento das normas tributárias.
Qual é a diferença entre inutilizar uma nota fiscal e simplesmente não emitir uma?
A inutilização ocorre para justificar uma numeração não utilizada e manter a sequência fiscal intacta. Não emitir a nota e não justificar a quebra da sequência pode resultar em sanções, pois a legislação exige a contabilização ou explicação de todo número de série.
Posso inutilizar uma nota fiscal que já foi cancelada?
Não. A inutilização só é válida para notas que não foram emitidas, autorizadas ou canceladas. Notas já canceladas seguem um procedimento diferente, e sua numeração não pode ser reutilizada ou alterada.
