Ao comprar um produto ou contratar um serviço no Brasil, parte do valor pode ser retido diretamente na fonte, processo conhecido como retenção de impostos na nota fiscal.
Essa prática é muito importante para os negócios varejistas cumprirem as obrigações fiscais e tributárias. E também para o governo garantir o recolhimento antecipado de tributos sobre transações comerciais e utilizar os recursos para oferecer serviços à população, como seguro-desemprego.
Apenas em maio de 2024, por exemplo, a arrecadação de impostos no Brasil teve resultados expressivos, com crescimento real de 10,46% em relação ao mesmo período em 2023, segundo a Receita Federal.
E os principais responsáveis por esse crescimento foram os impostos PIS/Pasep, Cofins e IRRF, recolhidos na nota fiscal de produtos ou serviços.
Devido à tamanha importância, é fundamental saber quais impostos têm retenção conforme o regime tributário de sua loja.
Aproveite este texto e tire suas dúvidas sobre a retenção de impostos na nota fiscal!
O que é a retenção de impostos na nota fiscal?
A retenção de impostos na nota fiscal (NF), conhecida também por retenção na fonte, é um processo de pagamento de tributos de empresas para o governo em transações de compra de produtos e contratação de serviços entre pessoas jurídicas e físicas.
Ao contratar um colaborador CLT, o negócio deve, por exemplo, enviar mensalmente o percentual referente ao INSS para os cofres públicos.
Logo, o governo terceiriza o recolhimento de impostos, que fica sob responsabilidade da empresa, isto é, da tomadora de serviços ou compradora de mercadorias.
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Qual a importância da retenção de impostos na nota fiscal?
A retenção na fonte tem o objetivo principal de antecipar o recolhimento dos impostos devidos pelo prestador de serviços ou vendedor de produtos para garantir o cumprimento das obrigações fiscais e contribuir para a arrecadação tributária do governo.
Nesse contexto, a retenção de impostos na NF tem alguns objetivos para o governo:
- reduzir a sonegação fiscal, já que o pagamento é retido na fonte;
- melhorar o recolhimento de impostos;
- manter a saúde financeira do estado e da União;
- facilitar o processo de controle e fiscalização;
- reinvestir os valores dos impostos em serviços para a população, como seguro-desemprego, auxílio-doença e assistência social.
Para as empresas, é essencial entender as regras específicas de retenção na fonte aplicáveis às suas operações, a fim de evitar penalidades por não conformidade fiscal, como multas caras.
Quais os impostos têm retenção na NF?
Os impostos que têm retenção na nota fiscal variam conforme o regime tributário escolhido, como o Simples Nacional, Lucro Real e Lucro Presumido.
No Simples Nacional, o recolhimento de tributos acontece em uma guia única, paga mensalmente e chamada de DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional). Já no Lucro Real e Presumido, a retenção ocorre diretamente no documento fiscal.
Descubra abaixo quais são os impostos mais comuns retidos na fonte!
IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte)
O Imposto de Renda Retido na Fonte é aplicável principalmente a serviços prestados por pessoas físicas e jurídicas, como administrativos, consultorias e técnicos. Sua alíquota varia conforme a natureza da operação e a legislação.
Exemplo: se a rede de franquias ou o franqueador contratar uma consultoria de marketing digital para desenvolver uma campanha, deve reter o IRRF conforme a taxa estabelecida por lei.
PIS/PASEP e COFINS
O PIS, sigla para Programa de Integração Social, é um imposto destinado a colaboradores de empresas privadas, contratados pelo regime CLT. Sua função é custear o seguro-desemprego e o abono salarial.
Esse tributo é retido na fonte em alguns tipos de serviços prestados por pessoas jurídicas.
Exemplo: se uma rede de supermercados contratar uma empresa de consultoria financeira, conforme for a natureza do serviço e das condições do contrato, pode haver incidência da alíquota do PIS.
Já o COFINS, sigla para Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social, é um imposto que incide sobre a receita bruta do negócio. Sua finalidade, como o nome indica, é financiar a seguridade social da população, como direitos à saúde, à previdência e à assistência social.
Exemplo: caso uma marca compre mercadorias de um fornecedor para revendê-las, pode haver recolhimento do COFINS na fonte sobre o valor pago.
CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido)
A Contribuição Social sobre o Lucro Líquido é um tributo nacional similar ao IRRF, usado também para serviços de seguridade social. A CSLL pode ser retida na fonte sobre serviços prestados por pessoas jurídicas, e seu desconto acontece no valor total da transação.
Exemplo: uma rede de franquia contratar uma empresa de consultoria jurídica e, sobre os honorários pagos, a franqueadora pode ser responsável por reter a CSLL na fonte no momento do pagamento e emissão de nota fiscal.
ISS (Imposto Sobre Serviços)
O ISS é um imposto municipal que empresas ou profissionais autônomos prestadores de serviços de qualquer natureza pagam. Em algumas situações, como contratos com órgãos públicos, o tomador do serviço pode recolher o material na fonte.
Sua alíquota, assim como de outros tributos, varia conforme o tipo de serviço prestado e a legislação de cada município.
Exemplo: ao contratar uma empresa de limpeza e manutenção para suas lojas, o varejista cumpre o papel de recolher esse imposto que incide sobre os pagamentos feitos.
INSS (Instituto Nacional do Seguro Social)
O INSS é um dos impostos mais conhecidos pela população e pelas empresas, afinal, diz respeito à contribuição previdenciária. Seu desconto acontece diretamente do salário do colaborador ou prestador de serviços e seu percentual muda conforme o valor recebido.
Serve também para os serviços de seguridade social para os brasileiros, e até negócios optantes pelo Simples Nacional que recolhem esse imposto.
Exemplo: ao pagar o salário de seus colaboradores, o varejista é responsável por reter o INSS na fonte, conforme as normas estabelecidas pela Previdência Social.
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Quem precisa reter impostos na nota fiscal?
Todas as empresas sob os regimes tributários de Lucro Real e Lucro Presumido, seja qual for seu segmento, devem, obrigatoriamente, reter impostos na nota fiscal.
Porém, existem regras para cada tipo de recolhimento, que variam conforme o regime adotado pelo negócio e o tipo de serviço. A retenção do PIS, COFINS, CSLL e IRRF, por exemplo, acontece quando o valor da nota for maior que R$ 215,05.
O ideal é consultar um contador para identificar quais são as obrigações da sua franquia.
Por outro lado, Microempreendedores Individuais (MEI), Microempresas (ME) e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional não têm retenção na nota, pois a cobrança dos impostos acontece na guia de pagamento mensal (DAS).
Como funciona a retenção na nota fiscal?
A retenção na nota fiscal funciona com o desconto do valor a ser pago ao prestador de serviços ou fornecedor de mercadorias diretamente na nota fiscal. Depois, há o repasse da quantia recolhida ao governo.
Veja o passo a passo e saiba como funciona a retenção na nota fiscal.
- Identifique os impostos e seus respectivos percentuais que a empresa precisa recolher conforme seu regime tributário e o tipo da compra de produtos ou contratação de serviços.
- Faça o cálculo de retenção de impostos segundo as alíquotas e condições determinadas pela lei vigente.
- A empresa tomadora do serviço recebe a nota fiscal do prestador ou fornecedor com o valor líquido a receber, já com o desconto dos impostos retidos na fonte. A NF deve descrever os tributos recolhidos e seus valores.
- O tomador de serviços ou comprador repassa os valores retidos aos cofres públicos, conforme os órgãos competentes, como a Receita Federal e as prefeituras dos municípios.
Exemplo: se uma rede de franquias contratar uma consultoria financeira no valor total de R$ 10 mil e tiver 15% de retenção de IRRF na transação, deve:
- receber a nota fiscal da consultoria no valor de R$ 10 mil;
- calcular o percentual de IRRF, que seria de R$ 1.500;
- pagar à consultoria o valor líquido de R$ 8.500;
- repassar os R$ 1.500 a determinado órgão do governo.
Como facilitar a emissão e o cálculo de retenção de impostos?
A melhor maneira de ganhar tempo, evitar erros e retrabalhos e gerenciar todas as notas fiscais recebidas e emitidas é com o uso de um software emissor que facilita todo o processo.
O F360 Emissor, por exemplo, é um sistema automatizado, com integração com a SEFAZ. E permite buscar notas emitidas por fornecedores para facilitar a conferência e identificar fraudes e equívocos.
Além disso, esse sistema possibilita emitir notas fiscais eletrônicas de produtos e serviços, conforme as regras determinadas por cada município e pelas leis federais.
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