A boa gestão do aspecto financeiro tem influência direta na sobrevivência de qualquer empresa ou pequeno negócio. E é para otimizar ainda mais o controle desse setor que diversos profissionais vêm investindo na automatização de atividades importantes, como o processo de conciliação bancária.
Quer saber mais sobre o assunto? Então conheça tudo sobre o software conciliação bancária e mais 5 motivos para adotá-lo!
O que é conciliação bancária?
A conciliação bancária nada mais é do que a comparação entre o saldo de uma conta específica e os extratos bancários. A aplicação desse processo possibilita às empresas analisarem todas as transações realizadas e, ainda, verificarem se há alguma inconsistência entre os valores declarados e o saldo bancário.
A prática da conciliação bancária é diferente de um simples orçamento porque elimina qualquer tipo de erro ou imprecisão. Ou seja, mais do que conferir a diferença entre os gastos e recebimentos, esse processo também compara todos os valores com aqueles informados pelo banco que atende à empresa.
O controle detalhado permite que profissionais tenham total conhecimento das movimentações financeiras ocorridas na conta, como cobrança de taxas extras, depósitos, erros de registro, entre outros. O resultado da conciliação bancária só traz benefícios que aumentam a segurança financeira da empresa.
Passos da conciliação bancária
A conciliação bancária deve ser aplicada com frequência para que nenhuma informação passe despercebida na empresa. Confira os 4 passos que compõem esse processo:
- Acompanhamento das transações bancárias: é importante conferir os dados de lançamentos bancários diariamente;
- Avaliação dos lançamentos: nessa etapa, os dados devem ser alinhados para verificar se os valores coincidem ou se desencontram;
- Detecção do problema: essa etapa serve para conferir a origem dos dados divergentes antes de definir uma solução;
- Solução do problema: resolver cada questão de acordo com a gravidade do caso.
Como exige extremo cuidado e dedicação, a conciliação bancária pode e deve ser otimizada com a ajuda da tecnologia. A boa notícia é que já existem softwares específicos para essa finalidade, que facilitam a aplicação de cada passo do processo.
Software de conciliação bancária: como funciona?
Os sistemas de gestão empresarial foram desenvolvidos para beneficiar qualquer tipo de negócio. Com tecnologia atualizada e variedade de ferramentas, um software de gestão financeira é capaz de automatizar atividades que são essenciais em uma organização.
Um bom exemplo de integração que os atuais sistemas oferecem é justamente a conciliação bancária. A funcionalidade possibilita a troca de informações entre o banco e a empresa de maneira automática, o que acelera o processo de comparação de dados e garante a entrega de um resultado mais preciso.
Interface com bancos
O sistema para conciliação bancária tem a função de importar extratos bancários em diversos formatos. No processo, todos os recebíveis em boletos, cartões, transferências e depósitos são conciliados automaticamente para facilitar a identificação de divergências.
Confira algumas atividades que podem ser otimizadas com o uso do software:
- Emissão de boletos: acontece pelo próprio sistema de gestão, que acaba por armazenar os dados da venda e do comprador;
- Baixa de boletos: baixa todas as duplicatas de uma vez por meio da troca de arquivos digitais entre o banco e o sistema;
- Conferência de saldos: pagamentos e recebimentos são realizados por troca de arquivos e não por meio de lançamento manual de dados. Essa funcionalidade reduz o tempo de conferência e fornece informações mais seguras para análise.
Tratamento de divergências
A interface de um software de conciliação bancária é bastante simples e amigável. Essa configuração facilita a identificação e tratamento das divergências para que a empresa tenha certeza de que todas as transações realizadas na conta corrente foram lançadas no sistema.
Fechamento de período
No momento em que o saldo do sistema bate com o saldo do extrato bancário, é possível fechar o período da conta. Desse modo, ninguém mais pode liquidar uma receita ou despesa com data retroativa à conciliação. Essa etapa traz mais segurança nos resultados dos processos realizados pelo departamento financeiro.
Por que investir em um software de conciliação bancária?
Os sistemas são capazes de fazer cálculos e projeções com mais agilidade do que qualquer pessoa da empresa. Isso faz com que as equipes economizem energia em operações e se dediquem somente ao trabalho de interpretar dados. Veja abaixo 5 motivos para você investir em um software de conciliação bancária:
1. Aumento da produtividade
O fornecedor de software para conciliação bancária garante total suporte e segurança no tráfego das informações. As empresas que desenvolvem essa solução internamente precisam recrutar uma grande equipe para administrar o trabalho, o que representa um alto desperdício de tempo e recursos.
Com o apoio de um software, pode-se agilizar diversos processos e ainda contar com as melhores práticas do mercado.
2. Melhor controle das movimentações
A automatização da conciliação bancária permite identificar lançamentos, controlar movimentações e prever resultados de maneira rápida e otimizada. Para qualquer empresa, isso significa uma melhora na gestão e, consequentemente, garantia de uma receita maior.
3. Autonomia para as equipes
A adoção de um software na conciliação bancária traz mais autonomia para o departamento de finanças da empresa. A padronização dos dados agiliza a gestão financeira e evita a necessidade do apoio das equipes de TI em atividades rotineiras.
4. Segurança financeira
O software também ajuda a melhorar e manter o planejamento financeiro da empresa, já que assegura lançamentos detalhados para o fluxo de caixa. Com o apoio da ferramenta, o controle e previsão da situação financeira se tornam mais eficientes e seguros.
5. Facilidade de uso
A manipulação de dados pelo software é simples e prática, viabilizando que os saldos sejam atualizados rapidamente. Nesse processo, divergências temporárias podem ser identificadas e reparadas em apenas alguns cliques.
Apesar de todos os benefícios oferecidos pelos sistemas de gestão, algumas empresas ainda fecham suas portas para esse tipo de ferramenta. Se você busca maior controle dos dados financeiros, não deixe de investir em um software conciliação bancária. A solução vai otimizar operações para que você foque nas atividades que são prioritárias.
Gostou das dicas? Acompanhe nosso blog para aprender tudo sobre gestão financeira!
