Nem só de receitas vive uma loja ou franquia. Afinal, existem custos fixos e variáveis que marcam presença diária na rotina dos varejistas. Logo, para maximizar os ganhos, é necessário elaborar, analisar e monitorar os relatórios de despesas para reduzir gastos e elevar o lucro.
Não à toa, uma pesquisa em parceria do Compra Agora com o Instituto Locomotiva apontou que 98% dos varejistas de pequeno e médio portes, por exemplo, têm alguma dificuldade financeira. E a maior é justamente o controle das despesas (18%).
Porém, há como reverter a situação e garantir mais transparência e segurança na gestão de gastos operacionais. Para saber sobre o assunto, leia até o final e confira como fazer relatórios de despesas no varejo e quais os tipos mais usados.
Principais aprendizados deste artigo
- Os relatórios de despesas reúnem todos os gastos da loja. Servem para orientar decisões estratégicas, ajudar a identificar despesas excessivas e melhorar o desempenho financeiro do negócio.
- Existem diversos tipos de relatórios, como de despesas operacionais, por setor, fluxo de caixa, DRE e projeção orçamentária.
- Para fazer um relatório de despesas, defina objetivos e o período de análise, categorize os custos, colete dados financeiros, organize e analise resultados, e monte um documento claro com gráficos e recomendações estratégicas.
- Para otimizar seus custos, analise as despesas com fornecedores, estoque e operações para identificar oportunidades de redução de custos e estabelecer metas realistas para melhorar a eficiência financeira.
Qual a importância dos relatórios de despesas no varejo?
O relatório de despesas é um documento que reúne todos os gastos operacionais de uma loja ou franquia durante determinado período, como os custos com estrutura, operações, contas (água, luz, aluguel e internet), fornecedores, marketing, folha de pagamento, comissões de vendas e materiais de escritório.
As despesas se referem a todos os gastos associados à gestão e às atividades operacionais, isto é, tudo o que precisa para o negócio se manter em funcionamento.
Logo, sua principal função é orientar decisões estratégicas para redução de custos no varejo por meio da análise do comportamento de gastos e identificação das saídas financeiras da marca.
Em outras palavras, o relatório contribui para:
- identificar e monitorar as despesas e entender para onde o dinheiro vai a cada mês;
- descobrir gastos excessivos e desnecessários.
- entender quais operações, serviços e produtos custam mais caro;
- ajustar a precificação conforme os custos operacionais;
- fazer um planejamento orçamentário e definir metas;
- prestar contas aos sócios, ao franqueador e/ou em auditorias contábeis;
- melhorar a saúde financeira do negócio.
Principais tipos de relatórios de despesas no varejo
É possível criar vários tipos de relatórios de despesas e até mesmo um geral para acompanhar os custos fixos e variáveis de toda a loja. Confira a seguir.
Relatórios de despesas operacionais
Reúne todos os gastos fixos e variáveis, como salários dos colaboradores, aluguel, manutenção, fornecedores, contas e utilidades gerais.
Relatórios de despesas por setor
Para identificar o cumprimento do orçamento por área do negócio, você pode criar relatórios de despesas por setor, como:
- marketing: campanhas, promoções e eventos;
- estoque: aquisição de produtos, manutenção do espaço e armazenamento e perdas de mercadorias;
- vendas: comissões, incentivos e custos associados a viagens e reuniões, se houver;
- tecnologia: sistemas e softwares de gestão e manutenção de equipamentos e máquinas;
- administrativas: custos não ligados diretamente às operações, como taxas legais e administrativas, impostos e pagamento de consultorias;
Demonstrativo de fluxo de caixa
Documento que inclui todas as entradas e saídas de dinheiro da loja em determinado período para prever a liquidez do negócio.
Aprenda mais: Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC): elabore em 4 passos!
Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE)
O DRE resume as receitas, despesas e lucro ou prejuízo em um período específico. Logo, permite ao varejista ter uma visão clara da performance financeira da marca.
Balanço Patrimonial
Apesar de não listar todas as despesas da loja, o balanço patrimonial contribui para avaliar os ativos, os passivos e o patrimônio líquido. Portanto, colabora para identificar as dívidas a pagar.
Projeção orçamentária
Relatório que engloba uma previsão de receitas e despesas para os próximos períodos e ajuda a definir metas e orçamentos para cada setor com foco em aumentar o lucro e reduzir as despesas.
Leia também: Controle de custos: como realizar corretamente? 7 dicas!
Como fazer relatórios de despesas no varejo?
Para fazer relatórios de despesas no varejo, defina o objetivo do documento e o período analisado, colete os dados de todos os custos, crie categorias (como aluguel, salários, estoque, marketing), registre em planilhas ou softwares de gestão, analise mensalmente e compare com metas e orçamentos.
Veja o passo a passo para criar relatórios de análise de custos no varejo.
1 – Defina o objetivo e o período de avaliação
Determine o objetivo do relatório, como:
- fazer uma análise mensal, semestral ou anual;
- controlar os custos;
- planejar metas e orçamentos;
- verificar a saúde financeira (lucro ou prejuízo).
2 – Categorize as despesas
Para entender os gastos por setor e operações, é indispensável criar categorias e subcategorias de gastos, como:
- operacionais;
- estoque;
- marketing;
- vendas;
- tecnologia;
- fornecedores;
- administrativas e gerais.
3 – Reúna os dados financeiros
Acesse sua planilha ou sistema de gestão financeira para coletar todas as despesas em determinado período. Busque em extratos bancários, fluxo de caixa, notas fiscais de fornecedores, relatórios de vendas e documentos contábeis, por exemplo.
4 – Organize os dados
Além de agrupar as despesas, uma dica é organizá-las por período, como pagamento mensal, trimestral, semestral e anual. Fique atento a componentes, como:
- descrição detalhada de cada despesa;
- valor e data dos gastos;
- responsáveis por cada custo;
- categorias e subcategorias de despesas;
- comparativo com as despesas e o orçamento determinado.
5 – Analise os resultados
A melhor forma de analisar as despesas de sua loja é usar um sistema de gestão que automatize relatórios e integre todos os custos fixos e variáveis no tempo que deseja avaliar.
Para fazer uma análise completa dos resultados de despesas, responda a perguntas, como:
- Onde estão os maiores gastos?
- Existem despesas inesperadas? Quais?
- Como as despesas impactam a lucratividade?
- Onde dá para cortar gastos excessivos ou desnecessários?
- Quais fornecedores cobram mais caro?
- Os custos seguiram o previsto no planejamento orçamentário?
Uma excelente forma de analisar os resultados é por meio de gráficos para entender a distribuição percentual dos gastos, comparar categorias e mensurar cortes.
6 – Monte o relatório final
Com os dados em mãos e insights devidamente apurados, é hora de montar o relatório de despesas.
Estruture um documento claro e objetivo com resumo executivo, período analisado, resultados financeiros dos gastos por categorias, soma geral das despesas, tabelas, gráficos, análises e recomendações para economizar.
Cabe destacar a importância de revisar constantemente os relatórios de despesas para atualizar as informações e, claro, acompanhar de perto a evolução das metas.
Exemplos de análise de custos no varejo
Além de aprender como fazer relatórios de despesas, a gente te ajuda a analisar possíveis melhorias, ou seja, como aplicar as estratégias para reduzir custos sem comprometer a qualidade e a eficiência operacional. Veja exemplos!
- Diminuir despesas com fornecedores: se perceber que paga caro por determinados produtos e insumos, negocie valores e condições de pagamento com os fornecedores. Ou, se puder, pesquise novos parceiros com preços mais em conta.
- Otimizar o estoque: analise despesas de armazenamento, o giro de estoque e os produtos que mais saem para evitar excessos, que podem sofrer danos, perder a validade ou aumentar os custos; e a falta de mercadorias que resulta em perda de vendas e clientes.
- Reduzir custos operacionais: calcule valores como aluguel e contas de energia, água e gás, por exemplo, além de materiais de escritório, manutenção de equipamentos e sistemas de gestão.
Após analisar os detalhes, veja o que pode reduzir e estabeleça metas.
Para reduzir os custos operacionais, por exemplo, você pode determinar 25% de diminuição de gastos em seis meses. E as ações podem ser trocar todas as lâmpadas por LEDs, colocar sensores de luz ou substituir equipamentos por outros mais econômicos.
Ferramentas para relatórios financeiros no varejo
A boa notícia é que, com o avanço da tecnologia, existem ferramentas para relatórios financeiros no varejo que automatizam operações e tarefas manuais, se integram a outros sistemas e geram demonstrativos completos.
Portanto, você não analisa apenas as despesas, mas também receitas e outras movimentações financeiras e contábeis.
O F360 Finanças oferece recursos automatizados para coletar e monitorar dados essenciais para uma boa gestão da sua franquia, como:
- fluxo de caixa;
- contas a pagar/receber;
- planejamento orçamentário;
- criação de demonstrativos, como o DRE;
- conciliação bancária e de cartões;
- emissão de notas fiscais;
- integração com mais de 500 PDVs e 150 adquirentes.
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FAQ
O que é um relatório de despesas?
O relatório de despesas reúne todos os gastos de uma loja ou franquia, como os custos fixos e variáveis. Esse documento orienta decisões estratégicas ao monitorar o fluxo de caixa, identificar despesas excessivas e ajudar a gestão financeira, com o objetivo de reduzir o orçamento e aumentar o lucro.
Quais são as despesas de uma franquia?
As despesas de uma franquia incluem aluguel, folha de pagamento, contas operacionais, comissões, fornecedores, marketing e custos administrativos. Esses gastos são essenciais para manter a operação e você precisa monitorá-los de perto para garantir a saúde financeira e melhorar o desempenho do negócio.
Qual a diferença entre DRE e DRO?
O DRE (Demonstrativo de Resultado do Exercício) detalha receitas, despesas e lucro ou prejuízo, além de oferecer uma visão geral do desempenho financeiro. Já o DRO foca nas operações, sem considerar receitas extraordinárias ou impostos, para avaliar a eficiência operacional específica do negócio.
Como fazer um relatório de despesas?
Para fazer um relatório de despesas, defina o objetivo e o período analisado, categorize os custos, colete dados financeiros e organize-os em planilhas ou softwares de gestão. Análise mensal e ajuste de metas ajudam a identificar oportunidades de redução de custos e a aperfeiçoar o gerenciamento da loja.
Qual a melhor ferramenta para relatórios de despesas?
Softwares de gestão financeira, como o F360 Finanças, são ideais para gerar relatórios de despesas, pois automatizam tarefas, centralizam dados e se integram a outros sistemas, como de bancos e meios de pagamento. Essas ferramentas permitem análise detalhada, acompanhamento em tempo real e suporte na tomada de decisões estratégicas.
