Fazer periodicamente o relatório de fluxo de caixa é indispensável na gestão de qualquer loja ou franquia. Afinal, para controlar as contas, o varejista deve gerenciar as entradas e saídas de dinheiro durante determinado período, seja diário, semanal ou mensal.
Porém, além de exibir as receitas e despesas, o documento serve como base para tomadas de decisão financeira e criação de estratégias, como de expansão e investimentos.
Afinal, como planejar o futuro do negócio se você não sabe quanto entra e sai de capital? Como assumir novos pagamentos se não conhece a capacidade da empresa de lidar com as despesas?
Para ter uma visão completa da saúde financeira da marca, continue a leitura e saiba como fazer um relatório de fluxo de caixa e as melhores ferramentas para facilitar sua análise!
Principais aprendizados deste artigo
- O fluxo de caixa permite controlar as movimentações financeiras da loja e auxiliar o planejamento anual, as estratégias de redução de custos e a antecipação de problemas.
- O relatório de fluxo de caixa inclui recebimentos, despesas fixas e variáveis, previsão de caixa e o saldo inicial e final para ter uma visão clara do negócio.
- Para criar o relatório, verifique o saldo atual da loja, mapeie receitas e despesas, faça a conciliação de pagamentos (bancária, de cartões e/ou de vouchers), atualize o fluxo de caixa todos os dias e analise periodicamente os resultados.
- Sistemas tecnológicos, como o F360 Finanças, facilitam a gestão porque integram dados e automatizam processos como conciliação bancária, de cartões e registros do fluxo de caixa.
Qual a importância do fluxo de caixa?
O fluxo de caixa é uma prática que registra e analisa todas as movimentações financeiras do negócio, isto é, as receitas e despesas. Logo, fazer um relatório de forma regular permite avaliar o cenário atual e planejar os próximos passos para aumentar o lucro e reduzir os custos.
A importância do fluxo de caixa acontece devido a variados fatores, como servir de base para:
- planejar as finanças e o orçamento;
- antecipar-se a problemas;
- reduzir despesas;
- melhorar o giro de estoque;
- fazer investimentos;
- descobrir sazonalidades;
- negociar prazos e condições de pagamento com fornecedores;
- solicitar empréstimos ou financiamentos;
- prever orçamentos futuros;
- ajustar os preços e a margem de lucro;
- criar descontos e promoções.
O que incluir no relatório de fluxo de caixa?
Para realizar uma análise de fluxo de caixa completa, você precisa incluir determinados dados no relatório para ter uma visão integral dos seus ganhos e custos.
Apesar de existirem diferentes tipos de fluxo de caixa, como operacional, livre, descontado, direto e indireto, é necessário incluir no documento informações, como:
- recebimentos: provenientes de vendas e rendimento de aplicações;
- despesas fixas e variáveis: do setor de compras, custos bancários, impostos, taxas, contas, pagamento a fornecedores, salários, comissões de vendas, empréstimos e juros;
- previsão de fluxo de caixa: como custos fixos, receitas pelas vendas e parcelas a receber;
- saldo de caixa inicial e final: analisar o lucro ou prejuízo em determinado período.
Leia também: Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC): elabore em 4 passos!
Como fazer um relatório de fluxo de caixa?
Para fazer um relatório de fluxo de caixa, você deve verificar o saldo atual da loja, mapear e descrever as receitas e despesas, fazer a conciliação bancária e de cartões, atualizar constantemente os registros das movimentações financeiras, analisar periodicamente os resultados e gerar insights para tomar decisões mais certeiras.
Entretanto, já adiantamos que sistemas de gestão financeira empresarial automatizam todo esse processo, o que agiliza a criação e análise do relatório. E o melhor: de maneira personalizada para seu modelo de negócio.
Caso você ainda não use um software automatizado, confira o passo a passo para criar um relatório de fluxo de caixa manualmente.
Verifique o saldo atual da empresa
A ideia do fluxo de caixa é acompanhar o saldo inicial e final da loja, logo, o primeiro passo é saber quanto de dinheiro tem disponível na conta corporativa.
Mapeie todas as receitas e despesas
Identifique todas as entradas e saídas de capital, sem se esquecer de listar os custos fixos e variáveis (mesmo os valores baixos) e incluir a origem e a categoria de cada movimentação.
Realize a conciliação de pagamentos
Para saber se tudo o que está no fluxo de caixa e no sistema da loja, a próxima etapa é fazer a conciliação bancária e de cartões.
Esses processos são vitais para o varejista verificar se todos os recebimentos caíram na conta e se os pagamentos estão corretos, como as taxas cobradas pelas adquirentes.
Atualize o fluxo de caixa
No varejo, a recomendação é atualizar o fluxo de caixa diariamente para evitar prejuízos financeiros, como desequilíbrio entre receitas e despesas, falta de liquidez para cobrir obrigações imediatas (a curto prazo) e problemas com inadimplência a fornecedores ou de clientes.
Análise o relatório de fluxo de caixa
Agora é hora de confirmar se o saldo final foi positivo ou negativo durante determinado período e, assim, desenvolver insights para melhorar a situação financeira da marca.
O objetivo é descobrir despesas excessivas e cobranças indevidas para diminuir os custos da loja e as melhores fontes de receita para criar estratégias para lucrar mais.
Para entender melhor, continue a leitura e veja como analisar o fluxo de caixa no varejo!
Como e quando analisar o fluxo de caixa?
Cada modelo de negócio tem necessidades diferentes e, por isso, saber quando analisar o fluxo de caixa varia conforme a marca. Porém, é fundamental manter a periodicidade para tomar decisões embasadas conforme a realidade do negócio.
A análise dos registros de entradas e saídas pode ser diária, semanal, quinzenal ou mensal, por exemplo. Não se esqueça de incluir anotações e opiniões sobre os resultados do período, como promoções que deram certo ou errado e despesa variável atípica.
Afinal, não basta avaliar os números, você precisa entendê-los.
Veja um exemplo para compreender como funciona a análise do relatório de fluxo de caixa:
- saldo positivo: pode-se investir na divulgação dos produtos com mais vendas, em aplicações financeiras para receber juros e em estratégias para aumentar as fontes de renda, como criar um e-commerce ou expandir a loja;
- saldo negativo: deve-se descobrir as causas do prejuízo, como queda nas vendas, inadimplência elevada, gastos desnecessários, prazo de recebimento muito longo ou de pagamento muito curto, e desenvolver ações para reduzir custos e elevar as receitas, como ajustar a precificação.
O ideal é criar também uma projeção de fluxo de caixa com base nos últimos resultados para entender os valores de suas despesas e receitas e saber o que fazer para ter resultados cada vez melhores.
Lembramos que fluxos de caixa negativos podem não necessariamente representar um problema. Em casos temporários, como de abertura de filiais ou franquias e reforma na loja, por exemplo, espera-se aumento nos gastos naturalmente.
Melhores ferramentas para gestão de fluxo de caixa
Como dissemos, se você desejar facilitar o controle do fluxo de caixa, conte com a automatização e a integração de dados de tecnologias.
Uma ferramenta para gestão de fluxo de caixa simples e completa é o sistema F360 Finanças. Isso porque oferece recursos que transformam a maneira como você gerencia seu dinheiro.
A integração com mais de 500 PDVs, 150 adquirentes e sistemas de estoque e do governo (como a Secretaria da Fazenda da sua região), contribui para centralizar todos os dados de receitas e despesas em um só local.
O melhor é que você pode personalizar o fluxo de caixa conforme as necessidades e os objetivos do negócio e, assim, ter um controle efetivo sobre as finanças. E ainda automatizar a conciliação bancária e de cartões para agilizar sua conferência.
Está pronto para transformar a gestão financeira da sua loja? Agende sua demonstração gratuita do F360 Finanças e conheça seus principais recursos!
FAQ
O que é relatório de fluxo de caixa?
O relatório de fluxo de caixa é um documento que monitora todas as entradas e saídas financeiras de uma loja ou franquia. Esse acompanhamento permite ter uma visão precisa da saúde financeira do negócio e auxilia na tomada de decisões estratégicas para crescimento e expansão.
Qual é o principal objetivo do fluxo de caixa?
O principal objetivo do fluxo de caixa é ajudar a controlar as movimentações financeiras, como receitas e despesas, e garantir equilíbrio nas contas. Esse processo permite identificar oportunidades e desafios, planejar investimentos e prever necessidades financeiras para manter o negócio saudável e lucrativo.
O que incluir no relatório de fluxo de caixa?
Inclua receitas, despesas fixas e variáveis, previsão de caixa e saldo inicial e final. Essas informações oferecem uma visão completa do desempenho financeiro, possibilitam identificar despesas excessivas e as principais fontes de receita para criar estratégias e aumentar a rentabilidade.
Como fazer análise de fluxo de caixa?
Para fazer a análise, verifique os resultados financeiros, identifique um saldo positivo ou negativo e avalie os detalhes que influenciaram o desempenho. Assim, você ajusta estratégias e entende a viabilidade de investimentos, corte de custos e expansão da operação com mais segurança.
Qual ferramenta é indicada para gestão de fluxo de caixa?
O F360 Finanças é uma ferramenta completa para a gestão de fluxo de caixa, pois automatiza a conciliação de dados financeiros, integra sistemas e centraliza informações. Com o software, é possível personalizar o processo e agilizar a análise com foco em aumentar a precisão e a eficiência no gerenciamento.
