Imagine não precisar mais correr atrás de boletos, organizar pagamentos ou se preocupar com prazos vencidos? Com a automação de contas a pagar, é exatamente esse resultado que você conquista: mais eficiência e menos preocupações.
Seja para uma loja ou franquia, adotar um sistema de gestão financeira automatizada é a chave para garantir mais precisão e ganhar tempo para focar no que realmente importa: o crescimento do seu negócio.
Descubra como essa tecnologia pode transformar sua gestão e dar um passo à frente no setor do varejo!
Principais aprendizado deste artigo:
- A automação de contas a pagar envolve tecnologia que automatiza processos financeiros, como cadastro de faturas e aprovação de pagamentos, e ajuda a tornar a gestão de despesas mais eficiente.
- Os benefícios da automação de contas a pagar para o varejo são: redução de erros, economia de tempo, controle centralizado de despesas e melhor cumprimento de prazos de pagamento.
- As principais funcionalidades de um software de automação incluem centralização de dados financeiros, cadastro de fornecedores, automação de pagamentos e alertas automáticos para cumprir os prazos.
- Para implementar a automação de contas a pagar, você deve avaliar as necessidades da loja, escolher o software adequado, configurar o sistema e integrar contas fixas e fornecedores para uma gestão automatizada eficiente.
O que é automação de contas a pagar?
A automação de contas a pagar prevê o uso de tecnologias para agilizar e gerenciar as despesas de uma empresa de forma automática.
Em vez de lidar manualmente com pagamentos de fornecedores, aluguéis, salários e outras contas, o sistema automatizado realiza processos como cadastro de faturas, aprovação de pagamentos, registro contábil e emissão de notas. Tudo em um só lugar.
Exemplos de automação de contas a pagar para o varejo
No setor varejista, a automação significa simplificar o processo de pagamento e ter menos erros com as contas mensais, como:
- pagamentos automáticos para fornecedores recorrentes de mercadorias;
- atualizações em tempo real para calcular o caixa necessário para cobrir despesas;
- programação de pagamento de contas fixas, como aluguel e internet para evitar imprevistos.
Com isso, lojas e franquias garantem um controle financeiro mais robusto e economizam tempo, além de reduzirem a margem de erro.
Benefícios da automação de pagamentos no varejo
Para lojas e franquias, a automação facilita o controle de contas a pagar de diversas maneiras, como:
- integração com fornecedores: simplifica e padroniza o recebimento de faturas e notas fiscais, além de evitar pagamentos duplicados ou atrasados;
- controle de prazos: notificações automáticas ajudam a cumprir prazos de pagamento, o que reduz multas e juros;
- centralização de informações: todos os dados de despesas se concentram em apenas uma plataforma, e, assim, o varejista pode acompanhar e analisar as despesas de forma regular e confiável.
Saiba mais: Entenda a importância da gestão de contas a pagar e receber e aprenda as melhores práticas
Como automatizar contas a pagar?
Para automatizar contas a pagar no varejo, você precisa seguir alguns passos, como avaliar as necessidades da loja; escolher um sistema de automação; configurar e fazer a parametrização do sistema; integrar fornecedores e despesas fixas; automatizar aprovações e pagamentos; monitorar os dados e implementar alertas e notificações.
Veja como executar cada etapa.
1 – Avalie as necessidades da sua loja
Identifique as necessidades específicas da sua loja ou franquia, como volume de transações, tipos de fornecedores e outros detalhes financeiros e fiscais.
2 – Escolha um sistema de automação de contas a pagar
Em seguida, selecione um software de automação de contas a pagar compatível com o setor varejista, que ofereça funcionalidades essenciais, como integração com sistemas de gestão e segurança de dados. Falaremos sobre os recursos essenciais de um bom sistema ao longo do texto.
3 – Configure e faça a parametrização do sistema
Agora, chegou a hora de personalizar os parâmetros do sistema de automação de contas a pagar e incluir categorias de despesas, tipos de pagamento e regras para aprovação.
O varejista pode definir as diretrizes para cadastrar fornecedores e emitir faturas para manter os processos conforme as políticas da loja.
4 – Integre fornecedores e contas fixas
Você precisa fazer a integração do sistema com os principais fornecedores da loja ou franquia, além de contas de aluguel e serviços essenciais, como internet.
Uma dica é programar pagamentos para fornecedores recorrentes e os lembretes para quitar as contas fixas. Afinal, a tecnologia está aí para ajudar e contribuir para a loja garantir a regularidade de suas obrigações.
5 – Automatize aprovações e pagamentos
Defina um fluxo de aprovação automática para permitir que o sistema autorize pagamentos em certos parâmetros.
Para faturas que exigem aprovação manual, o software direciona as solicitações aos responsáveis, que podem autorizar os pagamentos rapidamente, conforme as condições.
6 – Monitore e analise os dados
Centralizam-se todas as informações financeiras em uma plataforma unificada, o que permite o acompanhamento das despesas e o controle do fluxo de caixa.
Além disso, o sistema emite relatórios para análise regular dos gastos, o que ajuda a tomar decisões mais informadas.
7 – Implemente alertas e notificações
Por fim, ative os alertas automáticos para prazos de pagamento e saldo de caixa. Esses lembretes reduzem a probabilidade de multas e juros, além de colaborar para um planejamento financeiro mais eficiente.
Sistemas de automação de contas a pagar: funcionalidades
Para contar com um bom sistema de automação de contas a pagar, você deve verificar se atende às necessidades da sua loja e oferece recursos essenciais para a gestão.
Dentre todas as funcionalidades, destacamos as mais relevantes a seguir.
Centralização de dados e integração multicanal
O sistema deve reunir informações financeiras de todas as lojas, marcas e canais de venda em um único ambiente digital para possibilitar uma visão unificada.
Essa centralização facilita a análise de despesas e o controle de pagamentos, além de eliminar a necessidade de acessar diferentes sistemas para consultar dados.
No varejo, essa funcionalidade é fundamental para franqueadores que gerenciam múltiplas unidades, pois garante consistência e visibilidade em tempo real das obrigações financeiras de cada ponto de venda.
Cadastro e organização de fornecedores
O software precisa permitir cadastrar e organizar fornecedores com dados detalhados, como informações de contato, condições de pagamento e histórico de transações.
Esse recurso padroniza o relacionamento com fornecedores e otimiza o fluxo de pagamento, já que o sistema guarda todas as informações relevantes para facilitar o processo de quitação e registro de despesas.
Aprenda também: Tudo sobre negociação com fornecedores no varejo: como obter descontos?
Automação de processos de pagamento
Essa funcionalidade oferece a opção de agendar e automatizar pagamentos recorrentes, como aluguel, contas de internet e fornecedores regulares.
Para o varejo, é muito vantajosa, porque evita atrasos e minimiza o risco de multas e juros que podem pesar no saldo final do caixa.
A automação assegura pagar as contas nos prazos, sem a necessidade de acompanhamento manual constante, o que ajuda a manter o fluxo de caixa estável.
Controle de aprovações e fluxo de autorização
Já esse recurso estabelece um fluxo de aprovação para pagamentos, que você pode personalizar conforme as políticas da empresa.
No setor varejista, onde múltiplas unidades demandam pagamentos diferentes, o controle de aprovações permite apenas o processamento de transações autorizadas. Essa prática oferece mais segurança e transparência no uso de recursos financeiros.
Notificações e lembretes automáticos
É importante que o sistema de automação disponibilize lembretes automáticos para pagamentos pendentes e alertas de saldo de caixa.
Esse recurso é essencial para lojas e franquias manterem um controle rigoroso sobre prazos de pagamento para evitar custos adicionais. Os lembretes automáticos garantem que nenhuma conta passe despercebida e ajudam a organização financeira.
Relatórios e análises financeiras
Para otimizar sua gestão, o sistema precisa oferecer relatórios periódicos com informações detalhadas sobre pagamentos realizados, despesas e fornecedores.
Essa funcionalidade permite que o varejista acompanhe o histórico de pagamentos e analise padrões de despesa, o que apoia a tomada de decisões. Com dados organizados em relatórios, é possível identificar oportunidades de economia e otimizar a alocação de recursos financeiros.
Gestão financeira automatizada: conheça o F360 Finanças
Para aproveitar essas funcionalidades em suas lojas ou franquias, conte com o sistema de contas a pagar F360 Finanças e garanta controle automatizado de pagamentos.
Afinal, o software disponibiliza outros recursos automatizados essenciais para uma boa gestão financeira no varejo, como contas a receber, fluxo de caixa, emissão de notas fiscais, relatórios e demonstrativos e conciliação bancária, de cartões e de vouchers.
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FAQ
O que é automação de contas a pagar?
Automação de contas a pagar é o uso de tecnologia para gerenciar e processar pagamentos de forma automática. Esse sistema cadastra faturas, realiza aprovações, emite notas e organiza dados financeiros em um só lugar e, assim, torna o processo mais rápido e preciso para a loja.
Quais os benefícios da automação de contas a pagar?
Entre os principais benefícios, a automação de contas a pagar reduz erros, economiza tempo e melhora o controle financeiro. E também facilita o pagamento de despesas recorrentes e permite centralizar dados para proporcionar uma gestão mais eficiente e sem prejuízos desnecessários, como multas e juros.
Como funciona um sistema de automação de contas a pagar?
Um sistema de automação de contas a pagar integra todos os processos em uma única plataforma. Seus recursos envolvem o cadastro, a aprovação e a realização de pagamentos de forma automática. E, como resultado, elimina a necessidade de tarefas manuais e repetitivas, além de reduzir a margem de erro.
Como implementar a automação de contas a pagar na minha empresa?
Para implementar a automação de contas a pagar, escolha um software especializado que integre seus processos financeiros. Depois, configure-o com seus parâmetros, cadastre fornecedores e programe pagamentos, de forma que o sistema controle tudo automaticamente e libere a equipe de atividades repetitivas.
A automação de contas a pagar é indicada para empresas de qualquer porte?
Sim, empresas de todos os tamanhos podem se beneficiar da automação de contas a pagar. Essa tecnologia simplifica a gestão financeira e proporciona mais controle e segurança nos pagamentos, tanto para pequenas lojas quanto para multifranqueados com diversas franquias e canais de venda, com operações mais complexas.
