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A nota fiscal complementar é um assunto de extrema importância para empresários, especialmente os varejistas. Afinal, é a responsável por corrigir informações erradas no documento emitido anteriormente, evitando problemas com a Receita Federal.
Como já deve saber, a NF é um documento obrigatório por lei, que garante que a loja paga corretamente seus tributos e impostos e permite a fiscalização do governo sobre os valores recolhidos.
Além disso, é essencial para os clientes trocarem produtos ou receberem reembolso em caso de devoluções.
É possível cometer erros durante a emissão e, por isso, pode ser necessário corrigi-los. Para aprender, aproveite este texto e confira o que é nota fiscal complementar, o prazo para emiti-la e um passo a passo para criá-la.
Principais aprendizados deste artigo:
- A nota fiscal complementar é um documento que agrega informações a uma nota fiscal eletrônica. No geral, serve para corrigir informações do primeiro registro sem a necessidade de cancelá-lo.
- Você pode emitir uma nota fiscal complementar nos casos em que precisar adicionar ou corrigir os valores de um tributo, ajustar uma moeda à cotação (comum em transações internacionais) ou alterar a quantidade — ou preço — dos produtos.
- O prazo para emitir este documento costuma ser de três dias corridos (e não úteis) após a emissão da nota fiscal eletrônica original. A exceção ocorre na situação de alteração de quantidade de itens ou valores de impostos.
- Para emitir uma nota fiscal complementar, é necessário apresentar os dados do primeiro documento, informar que a nova emissão é um registro complementar e inserir as alterações.
- Contar com um sistema para emissão de notas fiscais facilita a criação e o controle deste tipo de documento, já que o software automatiza o preenchimento, o que ajuda a reduzir os erros.
O que é nota fiscal complementar?
A nota fiscal complementar é um documento que corrige informações da nota fiscal eletrônica original, ou seja, que foi emitida primeiro. Ela permite alterar dados de valores e produtos, e complementar impostos, sem precisar cancelar a nota anterior.
Para que serve a nota fiscal complementar?
Como o nome já indica, a nota fiscal complementar serve para adicionar informações à nota original, sendo assim, precisa estar conectada à primeira. Lembramos que não substitui o primeiro documento fiscal, apenas o complementa. Portanto, devem ser apresentadas juntas.
O que pode ser corrigido na nota complementar?
De modo geral, os itens que podem ser corrigidos ou adicionados na NF complementar são relacionados aos valores, à quantidade de produtos e ao cálculo de impostos.
De acordo com a legislação brasileira, é permitido emitir uma NF-e complementar em casos de:
- diferença no preço ou na quantidade de mercadorias;
- transações internacionais: o valor da moeda, como dólar ou euro, pode mudar no intervalo entre a emissão da nota e o recebimento do produto. Assim, é preciso ajustar a cotação no momento da entrega;
- adição ou correção de impostos: acontece quando o cálculo é feito errado ou a classificação fiscal está inadequada.
Leia também: Nota fiscal cancelada: quando esse evento pode acontecer?
Qual o prazo para emissão de uma nota fiscal complementar?
O prazo para emissão de uma nota fiscal complementar é de três dias corridos depois da emissão da NF original, em casos de ajustes de preços, como em exportações. Se for para alterar quantidade de produtos ou erros no cálculo de impostos, o tempo pode ser mais longo.
Na verdade, o prazo varia de acordo com o estado onde sua franquia está localizada. Por isso, é importante conhecer ou ter um contador que entenda as regras fiscais e tributárias da região.
Como emitir nota fiscal complementar?
Independentemente do meio usado para emitir a nota fiscal eletrônica, existem alguns passos obrigatórios para criar a NF complementar. Confira a seguir!
- Tenha em mãos os dados da nota fiscal original;
- Insira a mesma natureza da operação da NF original;
- Altere a finalidade da emissão como complementar;
- No espaço “Informação de Documentos Fiscais referenciados”, adicione o número da NF original e os dados da loja, assim como estão descritos na nota anterior;
- Use o mesmo código CST/CSOSN, CFOP e NCM da nota fiscal original. Acrescente apenas os produtos adicionados, se for nota complementar de quantidade;
- Se for alteração de valores, adicione apenas os que faltaram na NF original. Exemplo: eram 5 e foram emitidos 2, então, acrescente 3 no documento de complemento;
- Se for mudança de impostos, edite os campos correspondente ao tributo, como ICMS ou ISS;
- Escreva a causa da emissão da NF complementar, se é de valor, quantidade ou tributo;
- Os campos numéricos que não serão alterados, deixe com valor zero (0).
Continue aprendendo:
- Como emitir nota fiscal de produto? 5 passos principais!
- Nota fiscal de serviço eletrônica: será que você precisa emitir?
Qual é o CFOP de uma nota complementar?
O CFOP, Código Fiscal de Operações e Prestações, é um código numérico usado na nota fiscal que representa a classificação das operações fiscais feitas pelos negócios no país. Em outras palavras, define a natureza da operação ou da prestação de serviço, determinando a carga tributária sobre a transação.
Sendo assim, é fundamental manter o mesmo CFOP da nota original na complementar. Se esse código estiver errado na primeira, é necessário corrigi-lo antes de emitir a nota de complemento.
Além da nota fiscal eletrônica, é usado em outros documentos fiscais, como guias de recolhimento de impostos.
Boas práticas para acertar na emissão de notas fiscais
É claro que ninguém quer errar valores, quantidades ou impostos na emissão das notas fiscais de seus produtos ou serviços. Para que tudo dê certo, é preciso seguir algumas boas práticas, como ter um controle financeiro e contábil eficiente e fazer a revisão de documentos fiscais periodicamente para identificar possíveis falhas.
Além disso, os colaboradores envolvidos, assim como o dono da franquia, devem ser capacitados e ter conhecimento sobre tributação do seu setor de atuação.
Para facilitar o trabalho, o ideal é implementar um sistema automatizado de emissão de notas fiscais, como o F360 Emissor. E vamos explicar o porquê!
Como a tecnologia ajuda a emitir notas fiscais sem erros?
O sistema de emissão de notas fiscais agiliza muito o trabalho do varejista. Isso porque, de modo automatizado, ajuda a preencher as NFs com base nos dados das vendas, evitando erros de digitação e até mesmo no cálculo dos impostos.
O F360 Emissor permite:
- cadastrar templates tributários para padronizar a operação e evitar erros de preenchimento;
- emitir notas fiscais para produtos no modelo 55: venda, devolução, transferência, trocas, brindes, doação, entre outros;
- emitir notas fiscais de serviços: gestão de NFs em mais de 1.700 cidades brasileiras, seguindo as regras específicas de cada município;
- buscar notas emitidas por fornecedores: com a integração com o SEFAZ, é possível conferir NFs, identificar erros e fraudes;
- gerenciar notas fiscais de diversas lojas, marcas e canais de venda.
- exportar NFs no formato XML (versão digital da NF-e) ou Excel.
Percebeu como o F360 Emissor é um aliado poderoso para a gestão da sua franquia? Se quiser saber como funciona e todos os recursos oferecidos, agende uma demonstração gratuita e veja como é simples e completo!
FAQ – Perguntas frequentes sobre nota fiscal complementar
O que é uma nota fiscal complementar e quando ela deve ser emitida?
Uma nota fiscal complementar é um documento que retifica as informações de uma nota fiscal eletrônica e, por isso, sempre é conectado ao primeiro. A emissão do registro costuma acontecer quando há alterações nos valores, quantidades de mercadorias ou em casos de cálculo errado de impostos.
Qual a diferença entre nota fiscal complementar e nota fiscal de ajuste?
A principal diferença é que a nota fiscal corrige dados relacionados aos valores da operação. Ou seja, ligados à venda de mercadorias. Já a nota fiscal de ajuste conserta informações na escrituração do registro, a fim de deixar os dados mais precisos.
Como emitir uma nota fiscal complementar?
Ao emitir uma nota fiscal complementar, certifique-se de:
- ter o documento original em mãos;
- informar a natureza da nota, que deve ser a mesma que a original, e alterar a finalidade para “complementar”;
- adicionar o número e os códigos da NF original;
- fazer as alterações necessárias;
- informar o motivo da emissão do documento.
Quais são os impostos que devem ser incluídos na nota fiscal complementar?
Os impostos incluídos na nota fiscal complementar são os mesmos do documento original, como ICMS, PIS e COFINS. Só se certifique de corrigir as informações, caso haja alguma alteração nos valores.
Quando é necessário emitir uma nota fiscal complementar por quantidade ou valor?
Você deve emitir uma nota fiscal complementar por quantidade ou valor sempre que houver divergências nos números relacionados à quantia de itens vendidos, ou nos impostos devidos.
