Termo de quitação é um documento que comprova o cumprimento integral de uma obrigação financeira. No varejo, protege devedores e credores, garante segurança jurídica e evita futuras cobranças ou litígios relacionados à dívida quitada.
Um exemplo de quando usar esse documento é no encerramento de um contrato de fornecimento entre a loja e um distribuidor. Após a quitação da última fatura, a empresa distribuidora pode emitir o termo para atestar o pagamento correto dos valores e a inexistência de pendências financeiras entre as partes.
Esse tipo de comprovação reduz riscos jurídicos, fortalece as relações comerciais, demonstra profissionalismo na condução dos negócios e cria um ambiente mais transparente e confiável entre fornecedores, clientes e parceiros de negócios.
Ao longo deste artigo, você entenderá o que é o termo de quitação, as diferenças entre seus formatos, quando utilizar cada modelo, como elaborar corretamente e por quais motivos a gestão eficiente impacta a saúde financeira de empresas no varejo.
Principais aprendizados deste artigo:
- O termo de quitação comprova o pagamento integral de uma obrigação financeira e tem valor jurídico.
- Existem diferenças entre o termo de quitação de dívida, o termo de quitação de parcelas e a declaração de quitação.
- O uso do termo de quitação nem sempre é obrigatório, mas é recomendado por segurança jurídica e compliance.
- Emitir o documento exige atenção a dados essenciais, como valor, partes e forma de pagamento.
- Plataformas, como a F360, automatizam a emissão, organização e armazenamento desse documento.
O que é termo de quitação?
O termo de quitação é um comprovante definitivo de um pagamento ou do cumprimento integral de uma obrigação financeira, como quitação de dívidas. Ao registrar o encerramento dessa forma, esse documento oferece segurança jurídica às duas partes envolvidas, isto é, quem pagou e quem recebeu.
Além disso, esse tipo de termo representa uma medida preventiva eficaz em disputas judiciais, pois serve como prova de que o devedor cumpriu integralmente com suas obrigações.
Para o credor, garante o reconhecimento dos valores que recebeu, o que é fundamental para evitar inconsistências contábeis ou questionamentos administrativos de órgãos reguladores ou parceiros comerciais, por exemplo.
No varejo, o termo de quitação é útil em vários momentos, como o pagamento de parcelas de um contrato de fornecimento, das taxas de franquia, aluguéis comerciais ou serviços terceirizados. O documento evita discussões futuras, bloqueia tentativas de cobrança indevida e reforça a transparência nas relações comerciais.
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Qual a diferença entre termo de quitação de dívida e termo de quitação de parcelas?
A diferença entre termo de quitação de dívida e termo de quitação de parcelas está na camada da obrigação financeira que o documento cobre. O primeiro confirma o encerramento total do débito; o segundo atesta o pagamento de uma ou mais partes, sem encerrar a dívida como um todo.
O termo de quitação de dívida representa a finalização completa de um vínculo financeiro. Usa-se esse documento quando o devedor já efetuou todos os pagamentos previstos, o que atesta a finalização da sua obrigação.
É bastante comum em contratos de fornecimento, financiamento ou serviços com prazo determinado, como consultorias pontuais ou contratos de manutenção com tempo previamente definido.
Já o termo de quitação de parcelas comprova o pagamento de um determinado número de prestações. Porém, o compromisso do devedor ainda existe. Trata-se de um documento útil em negociações comerciais contínuas, como contratos com distribuidores ou franqueadores, pois permite registrar a adimplência parcial ao longo da parceria.
Ambos os documentos têm valor jurídico, mas um não substitui o outro, pois os objetivos são distintos.
Por esse motivo, usar o modelo de termo de quitação adequado em cada situação evita interpretações erradas, protege o fluxo de caixa e organiza o histórico de pagamentos da empresa.
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Declaração de quitação: quando usar esse formato mais simples?
A declaração de quitação é um documento mais simples que confirma o pagamento de uma obrigação financeira, mas sem a formalidade e a estrutura jurídica que o termo exige.
Comumente, empresas ou prestadores de serviço emitem para confirmar que o consumidor está em dia com os débitos que assumiu e que fez o pagamento no período acordado, como mensal ou anual.
Embora a declaração de quitação e o termo tenham a função de comprovar pagamentos realizados, as diferenças estão no nível de formalidade, na abrangência legal e na finalidade de uso.
Enquanto o termo de quitação segue um modelo mais completo, com cláusulas, identificação das partes e detalhamento da obrigação quitada, a declaração tende a ser mais objetiva e pontual, muitas vezes emitida em papel timbrado, sem a necessidade de testemunhas ou cláusulas contratuais.
Quando usar a declaração de quitação?
Estes são alguns exemplos de quando usar esse tipo de documento, e não o termo:
- quando a franqueadora deseja confirmar que o franqueado está em dia com o pagamento mensal de royalties ou taxas de marketing;
- ao atestar o pagamento de uma mensalidade de aluguel de ponto comercial, sem o encerramento do contrato de locação;
- para comprovar que o lojista quitou uma fatura de fornecimento pontual de mercadorias, sem tratar do encerramento do vínculo comercial;
- no envio de recibos mensais a clientes recorrentes, como em contratos de manutenção ou suporte técnico continuado;
- ao cumprir a exigência legal (Lei nº 12.007/2009 — Art. 1º) para disponibilizar, anualmente, uma declaração de quitação das faturas mensais, prática comum em concessionárias de energia, telefonia e serviços essenciais.
Quais são as limitações legais?
Apesar de ser válida como comprovação de pagamento, a declaração não substitui o termo de quitação em situações que envolvam encerramento de contratos, disputas judiciais ou valores elevados.
Também não serve como liquidação definitiva de dívidas complexas ou parceladas, pois não apresenta os elementos técnicos necessários para esse tipo de comprovação, como descrição detalhada da obrigação e forma de pagamento.
No varejo, a recomendação é usar a declaração de quitação em contextos simples e operacionais, como comprovantes mensais de pagamentos regulares entre franqueadora e franqueado e quitação de boletos pontuais de fornecedores, e optar pelo termo quando é preciso encerrar a relação contratual de forma clara, formal e juridicamente segura.
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Termo de quitação é obrigatório?
Não, o termo de quitação não é obrigatório em todos os casos. Sua exigência varia conforme o tipo de contrato e cláusulas presentes nesse documento, legislação, contexto jurídico, natureza do relacionamento comercial e o valor envolvido.
Quando previsto contratualmente, é obrigatório em algumas situações, como:
- relações de consumo: quando há encerramento de contratos contínuos, como fornecimento recorrente de produtos;
- contratos de prestação de serviços: especialmente quando envolvem valores relevantes ou cláusulas de pagamento escalonado, como consultorias, manutenção, transporte ou logística;
- rescisões contratuais: em encerramentos de contratos de franquia, locação comercial, fornecimento ou parceria, o termo de quitação formaliza a inexistência de pendências entre as partes;
- acordos extrajudiciais: quando uma negociação informal envolve perdão de dívida ou encerramento de obrigação, o termo protege juridicamente tanto credor quanto devedor;
- contratos com cláusulas de adimplemento: se o contrato prevê emissão de termo após a quitação, o documento passa a ser parte obrigatória do cumprimento contratual.
Porém, tenha em mente que mesmo quando não há exigência legal, o uso desse tipo de termo é uma boa prática de governança, compliance e gestão financeira.
Emiti-lo fortalece a transparência nas relações comerciais e reduz riscos de passivos ocultos, cobranças indevidas de valores já pagos, pendências não registradas em sistemas financeiros, questionamentos de auditorias internas ou disputas judiciais sobre obrigações que já foram cumpridas.
No segmento de varejo e franquias, utilizar o termo de quitação demonstra organização, responsabilidade contratual e respeito às normas de integridade corporativa, especialmente em redes com múltiplas unidades ou contratos descentralizados.
Como solicitar o termo de quitação corretamente?
O passo a passo de como solicitar o termo de quitação corretamente inclui:
- verificar se há pendências: confirme o cumprimento de todas as obrigações financeiras por meio de extratos, comprovantes de pagamento e validação com o setor financeiro ou responsável pela cobrança;
- identificar a parte responsável: descubra quem deve emitir o termo, por exemplo, a sua empresa, o fornecedor ou a instituição financeira. Para tal, consulte o contrato original ou verifique cláusulas sobre quitação;
- formalizar o pedido: envie um e-mail ou documento físico com a solicitação da emissão do termo já com dados, como CNPJ, número do contrato e comprovantes de pagamento, para otimizar a atividade;
- mencionar o período ou valor quitado: especifique se a quitação é total ou parcial, para evitar erros no documento;
- acompanhar o prazo de resposta: aguarde a emissão e, se necessário, reforce o pedido com base no histórico contratual;
- guardar o termo emitido: arquive o documento junto aos comprovantes, contratos ou registros contábeis. Esse cuidado facilita a gestão, fiscalizações e auditorias.
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Como fazer um termo de quitação? Estrutura básica e cuidados
Para fazer um termo de quitação, é necessário incluir alguns elementos obrigatórios que garantem validade jurídica, principalmente:
- identificação das partes envolvidas: nome, CPF ou CNPJ, endereço e, se aplicável, razão social;
- valor quitado e forma de pagamento: especificar o montante pago e o meio, como transferência bancária, boleto e Pix;
- data da quitação: informar o dia em que houve o cumprimento integral da obrigação;
- cláusula de quitação total ou parcial: deixar claro se o pagamento encerra toda a dívida ou apenas parte dela;
- assinaturas: incluir a assinatura de ambas as partes e, se necessário, de duas testemunhas para reforçar a validade.
No que se refere aos cuidados para evitar erros que invalidam o documento, o ideal é:
- evitar termos vagos ou genéricos: descreva claramente o objeto da quitação;
- cheque se todos os dados estão corretos: digitação errada do valor, datas ou nomes anulam o documento e geram retrabalho;
- inclua o número do contrato relacionado, se houver: importante para evitar dúvidas futuras;
- mantenha o tom formal e objetivo: a linguagem deve seguir padrão jurídico-comercial;
- digitalize e arquive o documento: guarde cópias físicas e digitais para consultas e auditorias.
Modelo de termo de quitação
Este modelo de termo de quitação ajudará você a visualizar os tópicos anteriores. Veja!
TERMO DE QUITAÇÃO
1. Identificação das partes Credor: [Nome completo ou razão social], inscrito no CPF/CNPJ sob o nº [____], com sede/endereço em [____]. Devedor: [Nome completo ou razão social], inscrito no CPF/CNPJ sob o nº [____], com sede/endereço em [____].
2. Objeto da quitação: O presente documento reconhece a quitação da obrigação financeira prevista no contrato nº [____], firmado em [data], referente a [descrição do serviço, produto ou relação contratual].
3. Valor quitado e forma de pagamento: Valor total: R$ [____], quitado em [data], por meio de [tipo de pagamento].
4. Cláusula de quitação: As partes declaram que o pagamento mencionado atinge a totalidade [quando for termo de quitação de dívida] ou parte da obrigação financeira descrita [quando for termo de quitação de parcelas], sem pendências adicionais relativas a este vínculo contratual até a presente data.
5. Declaração de ciência e responsabilidade: Ambas as partes reconhecem o cumprimento da obrigação e declaram que este termo reflete a realidade dos fatos.
6. Assinaturas: [Nome e assinatura do credor] [Nome e assinatura do devedor]
7. Testemunhas (se necessário): Nome: [____] — CPF: [____] — Assinatura: [____] Nome: [____] — CPF: [____] — Assinatura: [____]
É válido imprimir ou assinar o termo de quitação digitalmente (exceto em casos de litígio), desde que não haja alteração na sua autenticidade e integridade. Em redes varejistas ou franquias, o ideal é centralizar a emissão em plataformas seguras para padronizar os registros e facilitar o controle.
Aprimore essa prática com as dicas deste artigo: “Documentos contábeis: o que são e quais os mais importantes?”
Quando usar termo de quitação e termo de homologação?
Saber quando usar o termo de quitação e termo de homologação é importante para evitar equívocos jurídicos, garantir validade documental e aplicar o formato correto conforme o tipo de relação contratual.
Apesar de semelhantes à primeira vista, os dois documentos têm finalidades, contextos e níveis de formalidade distintos. Entenda!
Termo de quitação
- uso extrajudicial, entre partes privadas;
- comprova que uma obrigação foi parcial ou totalmente cumprida;
- não exige validação judicial, mas tem valor legal;
- é comum em relações comerciais, contratos de fornecimento, prestação de serviços ou encerramentos de vínculos privados no varejo e em franquias;
- fortalece a governança e protege juridicamente em auditorias e fiscalizações.
Termo de homologação
- utilizado em contextos judiciais ou extrajudiciais com mediação judicial;
- confirma a validação de um acordo, rescisão ou composição, por um juiz ou autoridade competente;
- é obrigatório em acordos trabalhistas, dissoluções societárias e disputas que requerem resolução judicial;
- oferece segurança jurídica reforçada, pois têm valor para sentença judicial.
Em resumo, use o termo de quitação para comprovar pagamentos e encerramento de obrigações privadas, e o termo de homologação quando o acordo depender de determinação legal, como nas rescisões trabalhistas ou acordos judiciais.
Como a F360 automatiza a gestão de documentos como termos de quitação?
A plataforma F360 simplifica e fortalece a gestão de documentos, como o termo de quitação, por meio de automação, armazenamento seguro e governança integrada, a partir de recursos, como:
- geração automática de títulos e cobranças: a plataforma cria lançamentos financeiros a partir de notas fiscais eletrônicas, o que reduz erros manuais que podem comprometer a elaboração correta do termo;
- controle de contas a pagar e receber automatizado: centraliza informações de pagamentos, assim, facilita a emissão de termos com dados precisos, como valor, data e forma de quitação;
- visão consolidada para franquias: o F360 Painel oferece controle unificado das emissões de termos em múltiplas unidades, facilita a padronização e compliance na rede.
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FAQ
O que é um termo de quitação?
O termo de quitação é um documento formal que comprova o pagamento total (quando se trata de dívidas) ou parcial (quando se trata de parcelas) de uma obrigação financeira. Protege juridicamente tanto quem paga quanto quem recebe, evita cobranças indevidas e serve como prova legal de que o compromisso financeiro foi devidamente cumprido.
Qual a diferença entre termo de quitação e declaração de quitação?
A principal diferença entre termo de quitação e declaração de quitação é a abrangência. O primeiro é mais completo e indicado para contratos, encerramentos de vínculos ou valores expressivos, pois contém cláusulas detalhadas e serve como instrumento jurídico mais robusto e seguro. O segundo documento é mais simples, válido para comprovar pagamentos rotineiros, como faturas mensais.
O termo de quitação é obrigatório por lei?
Não, o termo de quitação não é obrigatório em todas as situações. No entanto, pode ser exigido em rescisões contratuais, contratos de prestação de serviços ou relações de consumo específicas. Mesmo quando a lei não exige, é uma prática recomendada por compliance e segurança jurídica.
Como posso solicitar um termo de quitação de parcelas?
Você pode solicitar o termo diretamente à empresa, credor ou instituição com quem mantém o contrato. O ideal é formalizar o pedido por e-mail ou canal oficial, indicar os dados da dívida, valor pago, número de parcelas quitadas e datas em que realizou os pagamentos.
Termo de quitação precisa de testemunhas?
O termo de quitação não exige testemunhas, mas incluí-las é recomendado em contratos mais complexos ou de valores altos. Essa prática reforça a validade jurídica do documento e pode ser útil em disputas judiciais ou auditorias empresariais.
Posso usar um modelo padrão de termo de quitação?
Sim, você pode usar um modelo padrão de termo de quitação, desde que contenha os elementos essenciais, como identificação das partes, valor quitado, data, forma de pagamento e cláusula de quitação. No entanto, recomenda-se adaptar o documento ao contexto do contrato ou à natureza da transação.
Quando devo usar um termo de homologação?
Use o termo de homologação quando o acordo exigir validação judicial, como em rescisões trabalhistas ou acordos judiciais. Esse modelo tem força legal e oferece mais segurança jurídica, pois ao contrário do termo de quitação, sempre passa por autenticação de autoridade competente, juiz do trabalho, promotor ou conciliador homologador.
