O software de fluxo de caixa é mais que um sistema para monitorar o que entra e sai dos cofres do negócio. Na prática, esse tipo de plataforma é de extrema utilidade para a gestão financeira, já que possibilita o acesso fácil a informações poderosas sobre o desempenho da empresa.
Por exemplo, um bom sistema ajuda a prever a situação do caixa com base em dados dos períodos anteriores. Desse modo, você faz um planejamento mais preciso a respeito do futuro da organização.
Quer ver todo o potencial desse tipo de inovação tecnológica? Então, confira o guia completo com tudo o que você precisa saber sobre o assunto (inclusive, um passo a passo para implementar) a seguir!
Principais aprendizados deste artigo:
- O fluxo de caixa é uma ferramenta financeira que permite acompanhar as entradas e saídas de dinheiro de um negócio, e pode ser manual ou automático, com o apoio de ferramentas tecnológicas integradas aos sistemas de gestão.
- A adoção de softwares para controle de fluxo de caixa traz mais precisão para o processo, o que aumenta a eficiência operacional do negócio ao proporcionar a diminuição dos erros.
- O ideal é que a plataforma conte com certos recursos para facilitar a gestão do fluxo de caixa, como integração com outros sistemas, alertas personalizados e geração automática de relatórios financeiros.
- Para garantir uma implementação mais fluida do seu software de fluxo de caixa, se certifique de definir a estrutura da ferramenta, configurar os recursos corretamente e oferecer treinamentos para melhorar o nível de engajamento da equipe na adoção.
Para relembrar, o que é fluxo de caixa?
O fluxo de caixa é uma ferramenta de extrema utilidade para o setor contábil de qualquer empresa. Serve para acompanhar as movimentações financeiras do estabelecimento a partir do registro de entrada e saída de recursos dos seus cofres em determinado período.
O propósito é monitorar o dinheiro disponível para arcar com as obrigações, como tributos e despesas, e investir na expansão do negócio. Posto isto, é essencial fazer o controle do fluxo de caixa a fim de manter o registro sempre atualizado.
Dessa maneira, fica mais fácil fazer a gestão de liquidez empresarial (capacidade do empreendimento de fazer dinheiro e se manter), pois visualiza quaisquer mudanças em tempo real.
Você pode gerenciar a ferramenta por meio de planilhas do Excel. Contudo, o ideal atualmente é contar com um software de fluxo de caixa para promover a automação financeira da sua loja. Veja como esse tipo de sistema funciona!
O que é e como funciona um software para controle de fluxo de caixa?
Um software de fluxo de caixa é uma ferramenta que automatiza o controle da ferramenta. O sistema funciona por meio da integração completa dos registros de entrada e saída de recursos em tempo real, o que facilita a gestão e o planejamento financeiro do negócio.
Adicionalmente, uma boa plataforma gera relatórios com um resumo das movimentações de determinado período. Desse modo, oferece insights que orientam a criação de um orçamento empresarial mais preciso.
Por falar em orçamento, temos um artigo que explica as diferenças entre os métodos estático e flexível. Que tal conferir antes de seguir a leitura?
Quais os benefícios de um software para fluxo de caixa?
Entenda por que vale a pena adotar um software para fluxo de caixa no seu negócio ao conferir os principais benefícios desse tipo de ferramenta!
1 – Automatiza os processos
Um dos principais benefícios do software de fluxo de caixa para as empresas é a automação dos processos. Neste caso, a ferramenta automatiza o monitoramento (e a conferência para garantir a integridade dos dados) dos registros financeiros.
Dessa forma, em vez de anotar as entradas e saídas individualmente (o que toma bastante tempo) o próprio sistema executa essa tarefa por conta própria. O seu trabalho é apenas conferir os relatórios.
2 – Reduz os erros
Ainda entre os benefícios de um software de gestão financeira para controle de fluxo de caixa, temos a redução dos erros. O motivo é simples: a automação dos registros é um processo mais preciso.
Isso porque a tecnologia não se afeta pelos mesmos fatores externos que os humanos (como cansaço). Os sistemas seguem sua programação. Por isso, as chances de errar ao registrar uma despesa são quase nulas.
3 – Gera relatórios mais precisos
O aumento da precisão no controle do fluxo de caixa também gera relatórios mais precisos sobre a saúde financeira do seu negócio, com informações que refletem a realidade da empresa.
Como esses documentos apresentam um resumo da situação orçamentária, são úteis na criação do planejamento para o futuro. Por isso, se certifique de usá-los com sabedoria.
4 – Traz mais segurança
Para finalizar a lista de motivos para adotar um software de fluxo de caixa, precisamos falar sobre a segurança de dados. Isso porque bons desenvolvedores seguem as normas de proteção de informação e usam tecnologia de ponta para impedir que pessoas de fora acessem o sistema.
Graças a esse cuidado, você pode usar a plataforma para monitorar o financeiro do seu empreendimento sem medo de perder qualquer dado sensível, como contatos de fornecedores ou documentos fiscais.
Compreendeu os benefícios de um software de gestão financeira para fluxo de caixa? Agora, chegou o momento de aprender quais funcionalidades procurar em uma ferramenta!
Quais as funcionalidades essenciais de um bom software para fluxo de caixa?
Um bom software para controle de fluxo de caixa conta com recursos que facilitam a gestão dessa ferramenta e vão além do simples registro de entradas e saídas. Veja quais são os mais importantes a seguir!
1 – Integração bancária
Um software de fluxo de caixa robusto conta com integração bancária. Na prática, esse recurso permite que a plataforma se conecte com sistemas externos (como bancos e outros tipos de instituições financeiras).
A intenção é promover o acesso centralizado às informações para facilitar o acompanhamento das movimentações financeiras e assegurar a integridade dos registros.
2 – Previsão financeira
Outra funcionalidade indispensável é a previsão (ou projeção) de fluxo de caixa. O sistema deve analisar os dados que coleta diariamente em busca de padrões e usá-los para criar cenários sobre o futuro da saúde financeira do empreendimento.
Por exemplo, para prever um período em que o caixa ficará no vermelho porque uma situação semelhante aconteceu no ano anterior. Ficou claro?
3 – Relatórios personalizados
O terceiro recurso que vale muito a pena procurar é a emissão de relatórios personalizados. Sabe os dados que citamos no tópico anterior? Pois bem, seu software deve resumi-los em um documento fácil de entender que permita visualizar o desempenho financeiro da organização.
Assim, você não dispensa horas para interpretar todas as informações. No lugar, acessa um registro que já fala tudo o que você precisa saber para tomar decisões mais conscientes.
4 – Alerta de saldos
Também é importante que seu sistema para controle de fluxo de caixa conte com a funcionalidade de envio de alerta, principalmente de saldos. Pode ser um aviso sempre que um rendimento entrar na conta ou se acontecer algum atraso.
Você pode programar lembretes com os prazos de pagamento das suas despesas ou alertas para movimentações suspeitas (que não estavam planejadas).
Como escolher um software de fluxo de caixa?
Além de checar as funcionalidades disponíveis, ao escolher um software de fluxo de caixa para adotar na sua empresa, se certifique de que a plataforma:
- seja escalável;
- seja fácil de usar;
- ofereça um bom suporte técnico;
- tenha um bom custo-benefício.
Veja os motivos para estes requisitos a seguir!
1 – É escalável
Quando falamos que a plataforma deve ser escalável, significa que o sistema deve aguentar o aumento das operações sem travar ou parar de funcionar completamente. O máximo de trabalho para você, neste caso, é o de contratar um plano de serviços maior.
Situações que demandam esse tipo de suporte podem acontecer em períodos de alta nas vendas ou durante um processo de expansão — e você precisa estar preparado para isso. Caso contrário, pode “ficar na mão” no momento em que mais necessita de um software.
2 – É fácil de usar
Outro ponto que pesa no momento da escolha de um software de fluxo de caixa é a facilidade de uso. O ideal é que a plataforma seja intuitiva, simples e personalizável.
Essas características facilitam sua adoção, já que os colaboradores não se sentem intimidados ao ver uma interface com dezenas de campos e difícil de entender.
3 – Oferece um bom suporte técnico
O desenvolvedor do software para controle de fluxo de caixa pode ser extremamente responsável, mas sempre há chances de ocorrer algum problema que necessite de apoio especializado.
Por esse motivo, verifique o setor de suporte técnico da empresa. Assim, você recebe orientações caso um recurso pare de funcionar após uma atualização (normal nos primeiros dias) ou tenha dificuldade para se adequar a um novo recurso.
4 – Tem um bom custo-benefício
O quarto e último ponto é o custo-benefício. Tenha em mente que não queremos dizer que você deve escolher a opção mais barata ou que a mais cara é sempre melhor. Na verdade, é importante analisar o que se encaixa no seu orçamento e oferece tudo o que você precisa.
Portanto, analise os recursos disponíveis e os demais pontos que apresentamos neste artigo a fim de encontrar o software que atenda às suas necessidades e cujo retorno justifique o investimento.
Como implementar um software para controle de fluxo de caixa? Passo a passo!
Você já sabe como escolher um software de fluxo de caixa. Agora, precisa aprender como implementar a plataforma no seu negócio. Para conseguir sem dores de cabeça, basta seguir o passo a passo que preparamos a seguir!
1 – Defina a estrutura do seu fluxo de caixa
O primeiro passo é definir a estrutura do seu fluxo de caixa, que pode ser:
- projetado;
- operacional;
- direto;
- indireto;
- livre.
Você pode aprender os detalhes sobre cada um destes tipos de fluxo de caixa no nosso blog para escolher, conscientemente, o mais adequado para a realidade da sua empresa!
2 – Configure os recursos
Após definir a estrutura do seu fluxo de caixa, configure os recursos na ferramenta que escolheu. Lembre-se de programar as funcionalidades que realmente importam para os seus objetivos de gestão.
Assim, você garante o acesso às informações essenciais para o controle financeiro e não fica sobrecarregado com dados supérfluos.
3 – Capacite sua equipe
Uma parte vital da implementação do software de fluxo de caixa é garantir que sua equipe esteja preparada para usar a tecnologia no seu dia a dia. Por esse motivo, invista em capacitações a fim de mantê-la atualizada.
A boa notícia é que muitos desenvolvedores de sistemas oferecem treinamentos internos bem completos e inseridos no pacote de serviços, o que facilita (e barateia) essa etapa. Converse com o seu fornecedor sobre a possibilidade.
Ao mesmo tempo, mantenha um canal de comunicação entre você e seu time sempre aberto. Vá além, incentive o feedback sobre a inovação e promova o engajamento dos colaboradores nas capacitações.
4- Monitore a ferramenta e faça ajustes (quando necessário)
O último passo é monitorar o desempenho da ferramenta. Acompanhe seus resultados financeiros de perto para ver se a adoção oferece um bom retorno sobre o investimento (ROI).
Essa ação também permite ajustar qualquer ponto a fim de resolver gargalos, caso perceba oportunidades de melhoria nos processos internos.
Extra: boas práticas durante o uso do software para fluxo de caixa!
Para finalizar este guia sobre softwares de fluxo de caixa, temos algumas dicas de boas práticas para maximizar seus resultados. A primeira é personalizar os relatórios. Inclusive, uma boa plataforma já oferece esta opção automaticamente.
Além disso, use os painéis de controle para acompanhar as movimentações diariamente e se certificar do seu bom funcionamento. Não se esqueça de integrá-la com outras ferramentas, como de ponto de venda, conciliação bancária e de cartões e de adquirentes.
Esse último ponto facilita ainda mais sua gestão, pois centraliza o acompanhamento financeiro em uma única interface.
Quer saber de um software para controle de fluxo de caixa que conta com todos esses recursos? Então, aproveite para conhecer o F360 Finanças.
Solicite uma demonstração gratuita e veja tudo o que a plataforma pode fazer pelo seu negócio!
FAQ:
O que é um software de fluxo de caixa?
Um software de fluxo de caixa é uma ferramenta tecnológica que registra automaticamente as movimentações financeiras de uma empresa. Com o sistema, é possível acompanhar, em tempo real, as entradas e saídas de recursos e ainda acessar relatórios sobre o desempenho financeiro do negócio.
Quais as funcionalidades de um bom software para fluxo de caixa?
Entre as diversas funcionalidades de um bom sistema de software para controle de fluxo de caixa, as mais importantes são:
- registros de entrada e saída;
- alertas;
- projeção financeira;
- integração com outros sistemas;
- criação de relatórios personalizados.
Por que usar um software para controle de fluxo de caixa?
Adotar um software de fluxo de caixa pode ser benéfico para as empresas por proporcionar a automação dos processos internos, a redução dos erros operacionais, o acesso a relatórios mais precisos e o aumento da segurança de dados.
Como escolher o software de fluxo de caixa ideal para você?
Ao escolher um software para o seu negócio, é importante se certificar de que a plataforma seja fácil de usar e escalável. Adicionalmente, é interessante o sistema oferecer um bom suporte técnico e custo-benefício.
Como implementar um software para fluxo de caixa do zero?
Para implementar um software de fluxo de caixa, determine a estrutura que pretende seguir no seu empreendimento, programe a plataforma, capacite a sua equipe de colaboradores e monitore os resultados a fim de garantir o melhor desempenho possível!
