Os sistemas de gestão financeira são ferramentas que ajudam bastante no controle do dinheiro que entra e sai do caixa dos negócios. Por isso, é importante aprender como migrar das planilhas para os softwares financeiros da maneira correta.
Afinal, as plataformas, quando bem usadas, fornecem dados que facilitam o planejamento orçamentário, reduzem os erros humanos (geralmente, cometidos por falta de atenção) e ainda aumentam a sua produtividade.
Quer aprender o passo a passo desse processo? Continue a leitura, pois nas próximas linhas explicamos o que você precisa fazer para uma boa migração. E ainda:
- quais os benefícios dos softwares financeiros no varejo;
- como escolher a melhor plataforma para o seu negócio.
Preparado? Então, vamos começar!
Principais aprendizados deste artigo:
- A migração de dados das planilhas para um software financeiro ajuda na redução dos erros humanos, facilita o acesso aos dados, mantém a empresa em conformidade com as regulamentações fiscais e ainda melhora a gestão do fluxo de caixa.
- As ferramentas também contam com recursos para automatizar os processos de registro financeiros e geração de relatórios, o que aumenta a produtividade das equipes.
- Ao se preparar para migrar de uma planilha para um software financeiro, certifique-se de escolher uma plataforma adequada às suas necessidades, separar os dados para transferência, treinar os colaboradores para usá-la e executar o processo de maneira gradual.
- Para adotar o melhor sistema financeiro, verifique se a plataforma tem um bom custo-benefício, os recursos necessários para a sua rotina, facilidade de uso e integração com outras ferramentas.
Quais os benefícios dos softwares financeiros no varejo?
A transição de planilhas para um software de gestão financeira pode ser um processo bastante vantajoso para o comércio varejista. Para você ter uma pequena ideia do valor dessa mudança, saiba que seus principais benefícios são:
- redução dos erros causados pela falta de atenção dos agentes humanos;
- facilidade para compartilhar dados (e relatórios) entre as equipes;
- acesso integrado e centralizado às informações;
- criação de relatórios financeiros em tempo real com mais precisão;
- ajuda para se manter em conformidade com as normas fiscais;
- melhoria da gestão do fluxo de caixa.
Outro ponto interessante é que os softwares promovem a automação financeira no varejo. Na prática, você consegue programar a ferramenta para executar determinadas tarefas sem intervenção humana.
Esse recurso, por sua vez, aumenta a produtividade da sua equipe, que fica “livre” para atender demandas mais urgentes e/ou estratégicas.
Como migrar das planilhas para softwares financeiros?
O passo a passo de como migrar das planilhas para softwares financeiros envolve:
- escolher o melhor software (na verdade, aquele que atende às suas necessidades);
- preparar os dados para migração;
- fazer uma transição gradual para não perder nenhuma informação;
- envolver e capacitar sua equipe.
Entenda melhor.
1- Escolher o melhor software
Para fazer uma transição de planilhas para um software de gestão fluida, você deve começar pela escolha de uma boa plataforma.
Tenha em mente que o melhor não é o mais caro do mercado. Na verdade, é aquele que conta com os recursos certos para atender às suas necessidades diárias.
No próximo tópico, nós ensinamos como você pode identificar o software financeiro ideal para usar no dia a dia do seu negócio. Mas, antes, vamos ao segundo passo para uma migração correta: a preparação dos dados!
2- Preparar os dados para migração
No segundo passo, você deve juntar todas as informações que devem passar para o software. E, muitas vezes, esses dados podem constar em diversas planilhas diferentes. Por isso, tome bastante cuidado nesta etapa.
O ideal é tirar um tempo para analisar com calma o que migrar — por exemplo, demonstrativos financeiros dos cinco anos anteriores, entradas e saídas do caixa e os dados das contas bancárias.
3- Fazer uma transição gradual
Outro passo para entender como migrar das planilhas para um software financeiro é pensar de maneira gradual. Não tente enviar todos os dados de uma vez, por conta dos riscos de perder alguma informação no meio do caminho.
Fazer a transição aos poucos também facilita a adaptação ao novo sistema, porque ajuda a criar uma rotina centrada na plataforma.
4 – Envolver e capacitar sua equipe
Por último, envolva toda a sua equipe no processo. Deixe-a ciente, com antecedência, da mudança e informe sobre cada passo. Também ofereça treinamentos para que o time aprenda como usar a plataforma.
Desse modo, você garante a adesão e o engajamento dos colaboradores.
Como escolher o melhor software financeiro para o seu negócio?
Prometemos e agora vamos cumprir. Confira a seguir algumas dicas de como escolher um software para sair das planilhas e entrar na era da gestão financeira digital!
1- Entenda quais são suas necessidades
Comece pela avaliação das suas necessidades. Ou seja, entenda do que sua empresa precisa. Por exemplo, uma plataforma que conte com conciliação de cartões e acompanhamento de fluxo de caixa.
2- Avalie o custo-benefício
A segunda dica é avaliar o custo-benefício. Como falamos, nem sempre a solução mais cara é a melhor para o seu caso, já que pode oferecer recursos que você nem vai usar.
Por isso, veja se os recursos disponíveis são o suficiente para suas demandas e analise o possível retorno sobre o investimento. Por exemplo, o aumento da produtividade alavanca o faturamento, o que faz com que o software “se pague” em longo prazo.
3- Verifique se a plataforma é fácil de usar
Outro ponto de atenção é a facilidade de uso. Adotar um sistema que, à primeira vista, parece ter um bom custo-benefício, mas que é muito complexo ou demora para carregar, por exemplo, pode ser prejudicial.
Portanto, busque por softwares com design intuitivo — qualquer pessoa pode entender — e, principalmente, personalizável. Assim, você consegue adaptá-lo com facilidade para a rotina do seu negócio.
4 – Confira se tem integração com outras ferramentas
Para finalizar, verifique a possibilidade de integração. Isto é, do sistema se conectar (e trocar dados) com outras ferramentas, como de adquirentes e aplicações para controle de pontos de venda (PDVs).
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FAQ
Por que migrar das planilhas para softwares financeiros?
Ao migrar das planilhas para um software financeiro você compartilha dados com mais facilidade, reduz a incidência de erros nos registros, acessa relatórios mais precisos, melhora a gestão do fluxo de caixa e se adequa às normas fiscais com mais rapidez.
Como migrar das planilhas para um software financeiro?
Para migrar das planilhas para um software de financeiro, siga este passo:
- escolha um bom software;
- prepare os dados para transferência;
- planeje uma transição gradual;
- treine sua equipe para usar a nova ferramenta.
Qual a importância de um bom software financeiro?
Um software robusto é importante, pois oferece todos os recursos necessários para uma boa gestão financeira. Assim, você centraliza seus processos em uma única plataforma, o que facilita o acompanhamento diário e aumenta a produtividade.
Como escolher um software financeiro para a sua empresa?
Ao escolher um software financeiro para adotar, avalie se a solução atende às suas necessidades atuais, tem um bom custo-benefício, é fácil de usar (e personalizável) e se conta com integração com outras plataformas de gestão.
