A complexidade de múltiplos documentos e de várias naturezas é um desafio em muitas lojas e franquias. Para manter a conformidade legal e fiscal e seguir as possíveis mudanças regulatórias, você deve investir em uma gestão de contratos no varejo de alto nível.
Além de cumprir os termos acordados, é de vital importância adotar técnicas para identificar e mitigar riscos associados a cláusulas de rescisão e penalidades, por exemplo.
Apesar de ser uma tarefa trabalhosa, é uma prática essencial para aumentar a competitividade do negócio e otimizar os processos administrativos, com foco em cortar custos e faturar mais.
Se o gerenciamento de contratos com fornecedores e parceiros é uma dificuldade na sua loja, acompanhe a leitura e explore esse assunto.
Conheça as principais etapas e entenda como fazer a gestão de contratos no varejo de maneira eficiente e rentável!
Principais aprendizados deste artigo:
- A gestão de contratos no varejo envolve práticas e ferramentas para gerenciar os acordos legais entre a marca e seus parceiros comerciais e assegurar o cumprimento dos termos e a construção de relações sólidas e transparentes.
- Esse processo evita prejuízos financeiros e operacionais ao garantir conformidade regulatória e otimizar a colaboração entre setores, além de melhorar a qualidade dos processos internos e o relacionamento com fornecedores.
- Suas sete etapas incluem planejamento, elaboração, negociação, aprovação, efetivação, revisão e encerramento.
- Para fazer uma boa gestão de contratos, use tecnologia para armazenar, classificar e monitorar documentos de forma eficiente, bem como acompanhar resultados financeiros para garantir aumento de produtividade e redução de despesas.
O que é gestão de contratos no varejo?
A gestão de contratos no varejo se refere à organização, ao gerenciamento e à análise dos acordos legais estabelecidos entre a marca e seus parceiros comerciais, como fornecedores e clientes. O processo envolve a criação, o monitoramento e a execução desses documentos para assegurar o cumprimento dos termos e condições.
Logo, participa ativamente de todo ciclo de vida do contrato: proposta, cronograma de avaliação e entregas, condições de pagamento e prazos de validade, normas para renovação e possíveis penalidades e multas em caso de descumprimento de cláusulas.
O objetivo é construir uma relação sólida e transparente com fornecedores e outros stakeholders para mitigar o risco financeiro de cada transação.
Funções da gestão de contratos no varejo
Para entender a importância da gestão de contratos no varejo, confira suas principais funções:
- desenvolver documentos e suas cláusulas para proteger os interesses da marca e garantir uma relação comercial justa e transparente;
- negociar as cláusulas de direitos e responsabilidades;
- identificar os riscos e criar medidas para mitigá-los;
- verificar a conformidade dos contratos com as leis do governo e as diretrizes internas;
- proteger os dados adicionados aos documentos;
- organizar, armazenar e monitorar os contratos e o cumprimento das obrigações;
- analisar possíveis mudanças durante ou após o período de vigência para refletir alterações nas condições de mercado ou necessidade da empresa.
Qual a importância da gestão de contratos no varejo?
O controle de contratos é a peça-chave para evitar prejuízos financeiros e operacionais devido ao descumprimento das leis ou dos acordos estabelecidos. Além disso, ao garantir a conformidade regulatória, o varejista reduz os possíveis riscos associados a documentos mal-executados e administrados.
Cabe destacar que gerenciar os acordos com fornecedores e parceiros impacta diretamente a qualidade dos processos internos, ao diminuir erros, retrabalhos e otimizar a colaboração entre os setores do negócio.
Acrescentamos outros benefícios da gestão de contrato em franquias, como a melhora do relacionamento com fornecedores por promover boa comunicação e a garantia de segurança financeira e vantagem competitiva à marca.
Quais as etapas da gestão de contratos?
Para administrar os documentos com eficiência e não se perder em detalhes, conheça as etapas da gestão de contratos.
1 – Planejamento
Todo processo empresarial precisa de um bom planejamento para dar certo. E, no caso do controle de contratos em franquias, não é diferente.
Analise o parceiro comercial, como o fornecedor, e defina os termos do documento, com direitos, deveres e prazos.
2 – Elaboração
A elaboração diz respeito ao ato de redigir o contrato, ou seja, colocar no papel os termos e condições definidos.
É de extrema importância ser detalhista ao escrever o documento e seguir padrões rigorosos de clareza e objetividade para evitar erros e más interpretações.
3 – Negociação
É comum que, após a leitura do contrato, a outra parte negocie determinadas cláusulas.
Assim, o varejista deve ser altamente estratégico nessa etapa: não ser rigoroso demais e saber ceder a alguns pedidos do parceiro, e nem tão flexível ao ponto de prejudicar as necessidades do negócio.
Leia também: Tudo sobre negociação com fornecedores no varejo: como obter descontos?
4 – Aprovação
Com as devidas alterações contratuais, o documento é aprovado pelos envolvidos e segue para validação jurídica.
5 – Efetivação
Após as assinaturas, o contrato já começa a valer. A partir daí, a gestão deve assegurar a execução de todos os acordos e seus respectivos prazos.
6 – Revisão e ajustes
Com o dinamismo do mercado, é possível realizar ajustes ao longo da vigência dos contratos. Porém, adaptar as cláusulas às necessidades atuais da franquia requer um monitoramento regular do varejista ou gestor.
Ao identificar riscos financeiros e operacionais ao negócio, negocie com o parceiro e faça aditivos e alterações.
7 – Encerramento
Ao terminar a vigência do contrato, analise se as partes cumpriram rigorosamente os termos e condições e veja as possibilidades de renovação e mudanças contratuais para o novo período.
Como fazer a gestão de contratos no varejo?
Além de seguir todas as etapas, a última dica de como fazer a gestão de contratos no varejo é: use a tecnologia para tornar os fluxos de trabalho mais fluidos, seguros e eficientes.
Sistemas especializados permitem armazenar e classificar os documentos por sua natureza e/ou parceiro comercial, e monitorar cada transação de forma prática com apenas alguns cliques.
Para ir além e ter uma gestão de alto nível, acompanhe os resultados financeiros e operacionais para entender se as ações de controle de contratos geram lucro, aumento de produtividade e redução de despesas.
Conte com o F360 Finanças, sistema de gestão financeiro completo, com integração a outras plataformas e automatização do controle de fluxo de caixa, notas fiscais, contas a pagar/receber, demonstrativos e muito mais.
Agende sua demonstração gratuita e veja como elevar a qualidade da sua gestão no varejo!
FAQ – Perguntas frequentes sobre gestão de contratos no varejo
O que é gestão de contratos no varejo?
A gestão de contratos no varejo é o processo de administrar e controlar os acordos firmados entre a empresa e seus parceiros, fornecedores ou clientes.
Seu principal objetivo é assegurar que todas as partes cumpram suas obrigações e respeitem os termos para evitar conflitos e garantir eficiência operacional.
Quais são os principais elementos de um contrato no varejo?
Os principais elementos de um contrato no varejo incluem os dados sobre as partes envolvidas; o objeto do contrato (detalhes sobre produtos ou serviços prestados); termos e condições (prazos, preços e condições de entrega e pagamento); obrigações e responsabilidades; e cláusulas de rescisão com procedimentos para finalizar o acordo.
Quais ferramentas são recomendadas para a gestão de contratos no varejo?
Além do sistema de gestão financeira para franquias, invista em ferramentas como softwares especializados na gestão de contratos e de compliance para monitorar os termos e identificar possíveis riscos associados à operação.
Uma dica é ter uma agenda com envio de alertas para lembrar prazos e revisões regulares.
Quais são as melhores práticas para a gestão de contratos no varejo?
As melhores práticas para gestão de contratos no varejo incluem garantir o bom planejamento, a redação e execução dos documentos; centralizá-los em um sistema para facilitar o acesso e o controle; treinar a equipe para apresentar regulamentações e diretrizes do negócio; e fazer revisões periódicas para ajustar cláusulas, caso necessário.
Como a gestão de contratos impacta a operação e a rentabilidade do negócio?
A gestão de contratos impacta a operação e a rentabilidade da franquia ao garantir o cumprimento dos termos acordados para evitar conflitos e multas.
Contratos bem administrados asseguram o respeito às obrigações e aos direitos, melhoram a eficiência operacional e reduzem custos inesperados e desnecessários.
