Um dos principais objetivos de todo gestor de franchising é reduzir os custos em franquias, o qual pode ser conquistado por meio de uma gestão financeira eficiente e melhor visão do negócio.
Para tanto, é vital seguir o orçamento estipulado e fazer uma redução de despesas que não impacte a qualidade do produto ou serviço vendido.
Para entender o que fazer, neste post, vamos abordar as atitudes que levam a reduzir os gastos empresariais. Para isso, detalharemos os seguintes tópicos:
- O que é a gestão de custos e despesas?
- Qual a importância de conhecer as despesas do negócio?
- Quais são os custos de uma franquia?
- O que eleva os custos em uma franquia?
- Qual o primeiro passo para a redução de custos em franquias?
- Quais custos são diferentes entre franquias e negócios próprios?
- Como reduzir custos na empresa?
- 10 estratégias para redução de custos na empresa
Saiba mais para aproveitar melhor o dinheiro que entra no caixa da sua empresa. Acompanhe!
O que é a gestão de custos e despesas?
As organizações têm custos e despesas que precisam ser bem-gerenciados para que o negócio sobreviva no mercado. O primeiro passo para isso é entender que os custos estão relacionados à produção e compra de mercadorias e as despesas se referem à administração empresarial, por exemplo, marketing e financeiro.
É nesse cenário que surge a gestão de custos. Essa medida ajuda a empresa a manter o lucro e a alcançar a estabilidade por meio do bom gerenciamento dos investimentos realizados para executar as atividades.
Entre os custos, estão matéria-prima, insumos, equipamentos e mão de obra. Perceba que, sem esses gastos, é impossível continuar as operações e vender.
Por isso, sua apuração é essencial para fazer uma gestão eficaz e formar o preço de venda, que depende dos gastos relacionados à produção ou comercialização do produto e à prestação do serviço.
A gestão de custos necessita de informações do fluxo de caixa, entre elas:
- registro de lançamentos;
- plano de contas;
- contas a pagar e a receber;
- Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE).
Qual a importância de conhecer as despesas do negócio?
Conhecer (e monitorar) os custos e as despesas do negócio é vital para estimular um crescimento sustentável. Isso porque, ao identificar os gastos corporativos, é possível reduzir os riscos, precificar produtos e serviços de maneira mais adequada e aumentar a competitividade no mercado, além de possibilitar uma gestão financeira eficiente.
Veja, em detalhes, as principais vantagens da gestão de custos empresariais.
Redução dos riscos do negócio
A empresa pode falir por desconhecer os custos incidentes. Essa situação faz com que a lucratividade diminua, porque os preços dos produtos e serviços são baseados em “achismos”.
Manter os registros de custos em dia diminui as incertezas e os riscos. Além disso, permite compreender a realidade financeira do empreendimento, já que o faturamento não deve ser o único fator para saber se as finanças estão saudáveis.
Precificação de produtos e serviços mais adequada
Os fatores que interferem no preço de produtos e serviços são bastante variados. Relacionam-se principalmente às boas ofertas e ao mercado consumidor. A gestão de custos ajuda a escolher o método ideal de precificação, o que evita problemas futuros.
Tenha em mente que essa questão vale apenas para negócios próprios, já que as franquias devem seguir o preço determinado pela marca. Porém, isso não impede de acompanhar os valores aplicados na região e repassar as informações à rede. Afinal, há diversas variáveis que mudam conforme o local da unidade.
Aumento da competitividade
A empresa precisa se destacar diante da concorrência e adotar estratégias para aumentar sua vantagem competitiva.
Com a diminuição de custos, é possível ter esse diferencial, já que o preço dos produtos e serviços pode ser reduzido, o que aumenta a margem de lucro do negócio. Esse benefício também é conquistado ao manter o preço da franqueadora e encolher os gastos.
Observe que o controle de custos é uma medida eficaz para a saúde organizacional. Quando executado erroneamente, impacta de forma negativa os resultados e implica a queda da produtividade e, por consequência, do faturamento e do lucro.
Portanto, é preciso ter disciplina para realizar análises frequentes e adotar os procedimentos necessários para ajustes. Assim, os pontos que merecem atenção na redução de custos em franquias ficam mais evidentes.
Quais são os custos de uma franquia?
Os custos de uma franquia são divididos em: fixos, que são os gastos como salário de colaboradores e pagamento de contas e de fornecedores; e variáveis, referentes aos recursos usados na fabricação de produtos e realização de serviços, como impostos, comissões dos vendedores e outras cobranças e taxas.
Custos fixos
São os gastos rotineiros, como é o caso do pagamento de contas, fornecedores e colaboradores. Esses custos são necessários para a quitação das despesas mensais necessárias para a empresa funcionar, independentemente de as vendas serem realizadas.
Também se enquadram como custos fixos:
- material de escritório;
- pagamento de aluguel;
- recepcionistas;
- taxa do IPTU;
- telefone;
- água.
Por suas características, esses gastos também podem ser entendidos como despesas e devem ser acrescentados ao valor final do produto.
Custos variáveis
Essa categoria se refere aos custos dos materiais e insumos, ou seja, gastos utilizados na fabricação de um produto ou prestação de um serviço. Por isso, dependem da variação da venda ou produção.
Encaixam-se nessa classificação:
- impostos;
- comissão dos vendedores;
- outras cobranças e taxas sobre cada produto ou serviço.
É importante destacar que os custos devem ser levantados e devidamente categorizados. Desse modo, consegue-se identificar os investimentos desnecessários e aqueles que merecem mais atenção, bem como saber os que podem ser eliminados ou reduzidos.
Essa questão é ainda mais importante para os custos fixos, porque independem das vendas. É aí que você consegue elevar sua margem de lucro.
Por exemplo: trocar copos plásticos por canecas ajuda a diminuir os custos. Trocar o telefone fixo por um plano de celular por meio do qual as ligações locais são grátis pode ser outra boa ideia.
Aprenda mais: Gastos fixos x gastos variáveis
O que eleva os custos em uma franquia?
Entre os custos fixos e variáveis, há diversos deles que variam conforme o segmento da empresa. Porém, há alguns que estão sempre presentes e que podem ser gerenciados (e barateados), como: admissão de colaboradores, compra de materiais e insumos, aluguel e condomínio e equipamentos e serviços.
Conheça quais são os custos de uma franquia mais comuns e descubra como gerenciá-los de forma eficiente.
Admissão de colaboradores
As empresas brasileiras têm uma cultura muito forte de demissões, porque esse, muitas vezes, parece ser o caminho mais fácil. No entanto, é preciso quebrar esse paradigma e observar os possíveis desperdícios gerados durante a execução dos processos.
Perceba que a demissão é um custo, devido ao pagamento de FGTS e a outros gastos, como aqueles relacionados ao treinamento do novo colaborador. Portanto, é importante motivar os funcionários que podem levar o negócio ao sucesso.
Franqueadores e franqueados devem focar em ações de retenção de talentos e em um processo seletivo de alta qualidade que atraia os candidatos certos, com o mesmo fit cultural da marca.
Compra de materiais
Os principais gastos rotineiros são relativos a estoques de produtos e matérias-primas, utensílios de escritório e móveis. As mercadorias devem ser apuradas com precisão, porque a falta ou o excesso podem ocasionar diversos prejuízos, como a depreciação dos itens e impactos negativos nas vendas.
Alguns problemas são a impressão de documentos pessoais e uso de celulares corporativos para chamadas particulares. Essas situações geram gastos adicionais e mais altos que o esperado. Por isso, a orientação de colaboradores é fundamental.
Aluguel e condomínio
O empreendedor precisa pensar se o espaço que deseja para sua empresa é viável e pode ser bem-aproveitado. Afinal, os gastos com aluguel e condomínio podem representar um peso muito grande no orçamento mensal.
Perceba que o valor economizado com o espaço pode representar a contratação de um profissional ou um anúncio para atrair mais clientes.
As franquias podem aproveitar essa condição, mas é preciso ter alguns cuidados. O primeiro é seguir as diretrizes da franqueadora. Dentro disso, o franqueado pode aproveitar o ambiente para fazer com que a sua loja tenha bons resultados.
Entenda melhor: Franquias home office: conheça a tendência
Equipamentos e serviços
Os custos devido ao funcionamento de equipamentos e sistemas de gestão (como energia elétrica e água) estão relacionados à produção de bens ou prestação de serviços. Por isso, eles devem entrar no custo final do item.
Telefone, internet e outros serviços gerais também costumam ser recorrentes e precisam ser adquiridos conforme o que for preciso. Por exemplo: você tem 10 colaboradores, sendo que 5 são vendedores. Então é desnecessário investir em uma velocidade de 80 Gb.
Qual o primeiro passo para a redução de custos em franquias?
O primeiro passo é classificar corretamente o que é custo, despesa, investimento, desperdício ou perda. Esses conceitos podem parecer similares, mas têm modalidades diferentes nos balanços empresariais. Cada um deles é essencial para identificar falhas e gargalos operacionais que impactam o resultado.
Além disso, a classificação desses gastos pode fornecer outros insights, como descobrir colaboradores insatisfeitos ou ociosos, que produzem com menos qualidade e podem estar mal-aproveitados.
Tenha em mente que o gerenciamento de uma franquia é responsabilidade do gestor, bem como a contabilidade e outras questões relativas a custos. Em razão disso, é fundamental compreender cada categoria para separar seus gastos corretamente.
Entenda sobre cada uma delas a seguir.
Gastos
São amplos, porque podem se referir à aquisição de matérias-primas, insumos e mão de obra, e também à quantia direcionada para completar um custo ou despesa. Por sua natureza imprevisível, o gasto representa um prejuízo para a empresa.
Despesas
São os valores gastos para manter a estrutura mínima e o funcionamento das atividades. De modo geral, são as quantias empregadas em operações comerciais. Por isso, impactam o aumento das receitas.
Custos
São os valores empregados no momento de produção ou venda das mercadorias ou oferta de serviços. Representam o capital aplicado nos fatores de produção exigidos para o core business.
Investimentos
São os valores desembolsados com o objetivo de elevar os ganhos. Por exemplo: em uma franquia, a aquisição de um equipamento que dobre a entrega de cafés aos clientes em determinado período de tempo. A ideia é que, apesar dos custos iniciais, o montante seja revertido no futuro.
Perdas
São as quantias gastas em eventos inesperados e ocasionais, que não trarão retorno para a empresa. Geralmente, é impossível prevê-las, mas sim preveni-las. Alguns exemplos são incêndios e enchentes.
Desperdícios
São recursos que não agregam valor ao produto ou serviço e, consequentemente, para o cliente. É o caso de tempo ou materiais empregados desnecessariamente e que elevam os gastos da empresa.
Continue aprendendo: Gestão financeira para franquias: como ela contribui para os negócios
Controle o estoque
Os produtos armazenados de baixo giro devem ter sua atenção máxima, porque podem ficar obsoletos, o que ocasiona a perda do dinheiro. O ideal é fazer um planejamento — especialmente para as aquisições de produtos de muita saída — sem deixar de comprar as novidades oferecidas pela franqueadora.
Quais custos são diferentes entre franquias e negócios próprios?
As franquias têm algumas diferenças em relação a empresas que começam do zero. Por exemplo: os custos nunca estão relacionados à produção, já que os itens são repassados pela franqueadora. Eles são relativos somente às vendas. No entanto, a maioria desses desembolsos ocorrem, de uma maneira ou de outra.
Isso significa que os custos são os investimentos empregados para o core business. Por exemplo, se a sua franquia vende sorvetes, os custos podem se referir ao gasto com energia elétrica para fazer as máquinas funcionarem.
Compreender e analisar essa questão permite atingir melhores resultados, assim como possibilita que você domine diferentes aspectos relativos ao seu negócio e, devido a esse conhecimento, tome decisões mais precisas e acertadas.
Perceba que, para alcançar esse objetivo, é necessário registrar todas as operações, como prazos, entradas, saídas e precificação.
Além disso, é imprescindível analisar alguns indicadores financeiros, como rentabilidade e lucratividade. É assim que sua empresa pode se destacar, inclusive no ramo de franchising.
O desconhecimento (ou a falta de controle) gera interpretações errôneas dos números, o que pode fazer você acreditar que tem um lucro maior do que o real. Essa situação tende a comprometer a gestão dos meses seguintes devido à necessidade de mais capital de giro para que os gastos sejam pagos no prazo determinado.
Como reduzir custos na empresa?
Para alcançar uma redução de custos em franquias realmente significativa, é preciso focar nas três finalidades do gerenciamento de gastos: planejá-los com uma estrutura fixa; implantar e mapear a gestão por processos; e realizar um planejamento de margens por produto, preços e unidades de negócio.
Observe que, se você tem uma franquia, esse contexto é um pouco diferenciado. Afinal, o preço e a margem de lucro por produto, bem como as unidades de negócio, não são sua preocupação, mas da franqueadora. Então, o que vale, nesse caso, são os dois primeiros objetivos.
Em qualquer dos casos, só há como reduzir custos na empresa com muita disciplina e acompanhamento constante das finanças.
Tenha em mente que o valor que entra em caixa deve ser suficiente para quitar todas as contas, inclusive as taxas que são pagas à franqueadora. Assim, a capacidade de converter vendas em receita precisa ser assegurada por uma gestão de custos adequada, que surtirá efeito a médio e longo prazo.
Ainda é necessário fazer análises constantes para encontrar os pontos que merecem sua atenção. Essa medida pode ser facilitada por um software de gestão financeira, que consegue reunir todos os dados empresariais em um só local e possibilita fazer uma avaliação mais apropriada da situação das finanças.
10 estratégias para redução de custos na empresa
Existem diversas estratégias para redução de custos na empresa, como fazer a análise SWOT; definir metas; envolver a equipe no planejamento; focar na gestão financeira; ficar atento à DRE; cuidar dos impostos; negociar com os fornecedores; terceirizar serviços; controlar o estoque; e usar um sistemas de gestão de finanças.
Explicamos sobre cada estratégia de redução de custos em franquias a seguir. Continue a leitura e veja, na prática, como as despesas e os gastos podem ser diminuídos e até eliminados de alguns processos operacionais!
1- Faça a análise SWOT
O gestor de franquias pode complementar a análise da situação atual da empresa e do mercado com ferramentas, como a análise SWOT, que avalia:
- strengths (forças);
- weaknesses (fraquezas);
- opportunities (oportunidades);
- threats (ameaças).
O objetivo dessa técnica é conferir os pontos fortes e fracos do seu negócio. E, a partir das fraquezas e ameaças, avaliar melhor o contexto em que ele está inserido e traçar estratégias para seguir um caminho mais adequado, que leve a resultados mais consistentes.
2- Defina metas
O cenário da empresa já está levantado. Agora é o momento de definir metas alcançáveis, realistas e mensuráveis.
Essa ação visa a educação da equipe e o direcionamento de estratégias para redução de custos na empresa.
Lembre-se de estabelecer metas de curto, médio e longo prazos, já que nem todas as ações são atingidas de uma vez.
3- Envolva a equipe
Os colaboradores precisam estar conscientes e comprometidos com as medidas que serão adotadas a fim de que elas se tornem um ponto importante da rotina de trabalho. Converse com a equipe sobre as ações e demonstre a relevância delas.
Em uma franquia, por exemplo, é possível evidenciar aos funcionários que o corte nos gastos com telefone ajuda a pagar a taxa de franchising.
Aproveite para abrir espaço a ideias e contar com a colaboração dos integrantes da equipe para que todos se sintam responsáveis pelo alcance das metas.
Além disso, no caso da franquia, é importante considerar que a redução de colaboradores só pode ser realizada mediante a manutenção da qualidade e do atendimento oferecido pela marca.
Por isso, engajar, treinar e motivar a equipe é uma ótima maneira de acabar com o turnover (ou seja, a rotatividade de funcionários) e com os custos desnecessários, como demissão, admissão e processo de recrutamento.
4- Foque na gestão financeira
Esse é um dos pilares de qualquer negócio — inclusive das franquias. O objetivo é executar uma administração mais adequada de custos com telefonia, aluguel e energia elétrica para alcançar mais eficiência nas operações.
Tenha em mente que gastos desnecessários podem comprometer o resultado da empresa e até fazê-la fechar as portas.
No caso de uma franquia, ainda é necessário prestar atenção aos custos indiretos, que parecem detalhes, mas podem impactar significativamente as finanças.
Dica: os custos indiretos são aqueles que não se relacionam com os itens comercializados, como é o caso da mão de obra indireta e prestação de serviços (por exemplo: manutenção de equipamentos, limpeza, vigilância etc.). Os materiais empregados nessas atividades e a depreciação de bens também se enquadram nessa categoria.
5- Fique atento à DRE
A análise constante do fluxo de caixa e do Demonstrativo do Resultado do Exercício (DRE) é essencial para comparar o orçamento realizado e o projetado a fim de identificar no que o dinheiro está empregado.
Observe que essa é uma maneira de fazer um planejamento por período e acompanhar as metas atingidas.
6- Cuide dos impostos
Os tributos pagos podem impactar muito as finanças da empresa. Por isso, é necessário fazer um planejamento adequado e escolher o regime que traga mais benefícios.
Essa é uma questão que também deve ser observada pelos franqueados, já que o pagamento de impostos é responsabilidade de cada unidade.
O mais comum é adotar o Simples Nacional, que oferece mais vantagens que outros regimes, como o Lucro Real e o Presumido. No entanto, é importante consultar um contador para ter certeza da escolha e se o faturamento do negócio se encaixa nos requisitos.
7- Negocie com os fornecedores
Essa é uma opção inviável para uma franquia, mas é necessário estar atento aos acordos feitos pela rede, porque quanto maior ela for, maior é o poder de negociação.
Além disso, é necessário cuidar do contrato feito por serviços próprios da unidade, como bancários, água, telefonia e manutenção.
8-Terceirize alguns serviços
A terceirização de atividades-meio e o foco no core business são fundamentais para alcançar melhores resultados. Essa é uma maneira de reduzir custos em franquias, como os de limpeza, segurança, contabilidade, entre outros.
Essa é uma decisão que oferece ainda mais benefícios para os serviços que exigem qualificação não encontrada internamente.
Porém, antes de decidir, é imprescindível entrar em contato com a franqueadora para verificar possíveis regras estabelecidas sobre o assunto.
9-Controle o estoque
Os produtos armazenados de baixo giro devem ter sua atenção máxima, porque podem ficar obsoletos, o que ocasiona a perda de dinheiro.
O ideal é fazer um planejamento — especialmente para as aquisições de produtos de muita saída — sem deixar de comprar as novidades oferecidas pela franqueadora.
Aprenda também: 5 vantagens da curva ABC para gestão de estoques
10-Conte com um software de gestão financeira
As plataformas de gestão financeira são ideais para fazer um bom gerenciamento de custos, com informações imediatas e cálculos precisos. A automação desse processo evita retrabalhos e erros, que podem levar seu negócio a ter prejuízos.
Além disso, esses sistemas de gestão armazenam os dados do seu negócio de forma segura e garantem uma visão ampla de todos os resultados alcançados e processos executados. Com isso, é possível saber se você segue na direção certa ou se há obstáculos pelo caminho, que devem ser ultrapassados.
Um exemplo de software de gestão financeira é o F360 Finanças, que é voltado especificamente para redes de varejo, inclusive franquias. Entre seus benefícios, estão:
- conciliação bancária automática de vendas com cartão de crédito e outras formas de pagamento;
- facilidade e automação nas contas a pagar;
- geração de relatórios e gráficos relativos ao DRE e ao fluxo de caixa.
A partir desses benefícios, você consegue executar processos mais ágeis e enxutos, que direcionam a eliminação de custos desnecessários e promovem um melhor uso do dinheiro.
Como melhorar a gestão de custos de uma franquia?
A melhor forma de potencializar a gestão de custos de uma franquia é buscar soluções inovadoras com 100% de foco em otimizar os resultados.
E é exatamente isso que a F360 oferece: soluções completas, que, além de organizarem as finanças, contribuem para uma análise mais efetiva do negócio a fim de reduzir custos e elevar o lucro.
Agende uma demonstração gratuita e coloque na prática nossas dicas para diminuir despesas desnecessárias e alavancar o crescimento da sua empresa!
