O balancete contábil é um demonstrativo interno que revela como está a saúde financeira de um negócio. Nesse documento, devem ser detalhados todos os direitos, bens, obrigações e patrimônio líquido da empresa, e sua interpretação ajuda a melhorar o gerenciamento monetário, controle de contas e as tomadas de decisão.
Isso significa que, ao elaborá-lo, você terá uma listagem de tudo o que a sua loja tem de valor financeiro, por exemplo, estoque e dinheiro em caixa. Também saberá quanto deve a terceiros, como para fornecedores, e quanto está valendo a sua franquia.
Se tiver um investidor interessado, este documento ajudará, e muito, a comprovar que seu negócio vale o investimento. Já imaginou que ótimo para a expansão da franquia?
Porém, não é somente para isso que esse documento serve! Siga a leitura e entenda melhor o que é um balancete contábil, a importância, como fazer e analisar esse documento, e quanto contribui para melhorar a gestão financeira da sua loja.
O que é um balancete contábil?
O balancete contábil, também chamado de balancete de verificação, é um demonstrativo financeiro não obrigatório e de uso interno que aponta a situação financeira de um negócio a partir do levantamento e análise das contas da empresa de um determinado período.
Um dos objetivos desse documento é confirmar se débitos e créditos estão equilibrados e de acordo com as transações financeiras registradas no livro contábil, que é um relatório resumido de todas as movimentações de valores de uma empresa.
Exemplo prático!
Para entender melhor, imagine o seguinte: você precisa avaliar como estava a situação financeira da sua loja entre 1° de janeiro e 28 de fevereiro deste ano, pois precisa confirmar o que foi maior nesse período, se os ganhos ou os gastos.
Uma das melhores maneiras de fazer isso é por meio do balancete de verificação, porque nele serão listadas todas as contas da sua empresa, devidamente separadas entre:
- ativos: todos os bens e recursos monetários;
- passivos: todas as despesas e obrigações financeiras;
- patrimônio líquido: diferença entre ativo e passivo.
Com todos esses elementos centralizados em um único documento, fica muito mais fácil e prático descobrir o que você precisa — que, neste exemplo, é se houve mais faturamento ou mais despesas.
Aqui, já dá para ter uma ideia de quanto esse balancete pode ajudar não só nessa tarefa, mas também em outras, não é mesmo?
Se o resultado desta análise for abaixo do esperado, você tem a chance de encontrar as falhas, adotar medidas necessárias para resolvê-las e garantir o equilíbrio financeiro do seu negócio. Muito bom, não?
Aproveite e leia também: “Controle orçamentário: veja como usar de maneira eficiente“
Quais tipos de balancete existem?
Existem quatro tipos de balancete:
- balancete sintético: tem como base os números finais das principais contas patrimoniais de uma empresa;
- balancete analítico: documento mais extenso e detalhado que abrange o máximo de dados financeiros possíveis;
- balancete de verificação inicial: se baseia nas primeiras apurações monetárias, e é composto por duas contas, as patrimoniais (detalhamento de ativos, passivos e patrimônio líquido) e resultados (dados de receitas e despesas);
- balancete de verificação final: considera apenas as contas patrimoniais, desconsiderando os resultados (informações de receitas e despesas).
Qual dessas opções é a melhor para o seu negócio? Isso depende do que você pretende analisar, pois, como pôde ver, cada um desses tipos de balancete considera informações distintas para mostrar como está a saúde financeira da sua loja.
Entretanto, todos entregam a mesma visão:
- se os gastos estão maiores que a receita;
- se os compromissos financeiros estão superiores aos bens e direitos;
- quanto há de contas a pagar em curto prazo e receitas a receber.
A principal diferença entre esses balancetes é que uns são mais complexos e requerem mais dados, e outros são mais simples e resumidos.
Dica de leitura: “Como a agenda de recebíveis ajuda o varejista a obter crédito?“
Qual a importância do balancete contábil para a sua loja?
Quando você abriu o seu negócio, certamente, queria uma boa lucratividade, não é mesmo? Porém, já deve ter percebido que, para alcançar esse objetivo, não basta vender bem, é fundamental fazer uma boa gestão financeira, e isso inclui acompanhar de perto os ganhos e gastos, a fim de encontrar um equilíbrio entre esses dois pontos.
Quanto a isso, o balancete de verificação se torna uma excelente ferramenta de apoio, pois ajuda a:
- detectar precocemente problemas financeiros;
- deixar demonstrações financeiras mais precisas;
- facilitar o controle e o planejamento dos recursos financeiros;
- monitorar continuamente a saúde financeira do negócio;
- basear tomadas de decisão, deixando-as mais estratégicas;
- preparar a empresa para auditorias e comprovação de conformidade fiscal;
- gerar dados para a elaboração de outros relatórios, como o DRE, Demonstrativo do Resultado do Exercício.
E é justamente por benefícios como esses que esse documento é tão importante para o crescimento de qualquer negócio.
Como se faz um balancete contábil? 7 passos!
Quer essas vantagens na sua franquia e facilitar sua gestão financeira? Então, veja o passo a passo de como fazer um balancete contábil!
1. Escolha o período
Geralmente, esse documento é elaborado ao final de cada período contábil, que pode ser de um mês ou até mesmo de um ano.
Como não se trata do atendimento de uma exigência legal, cada gestor pode escolher o período de análise que preferir, definindo-o de acordo com as respostas que busca.
2. Entenda os componentes
Já mencionamos algumas vezes ao longo deste artigo, mas vale a pena explicarmos um pouco melhor. O balancete de verificação é formado pelos seguintes componentes:
- livro contábil: local de registro das informações contábeis e financeiras de um negócio de elaboração, emissão e entrega obrigatória;
- ativos: todos os bens e direitos de uma empresa, tais como contas a receber, estoques, saldos em contas correntes, itens móveis e imóveis em nome do negócio, entre outros;
- passivos: todas as obrigações financeiras de uma empresa, por exemplo, impostos, taxas, pagamento de fornecedores, salário de funcionários, entre outras contas a pagar;
- receitas: referem-se aos ganhos do negócio;
- custos: valores necessários para manter a empresa funcionando;
- despesas: valores diretamente relacionados à atividade-fim;
- resultados: relação de todas as receitas, despesas e custos.
Entender cada um é essencial para saber de onde tirar os dados para a elaboração desse documento.
3. Levante os dados e separe tudo por categoria
Por falar nisso, o passo seguinte consiste em levantar esses números, o que pode ser feito a partir de diversas fontes. Alguns exemplos são:
- extratos bancários;
- inventário de estoques;
- notas fiscais;
- relatórios gerados em sistemas de gestão financeira;
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4. Calcule os saldos
Nesta etapa, é preciso somar o saldo relativo às contas devedoras e subtrair pela soma saldo das contas credoras. Assim, terá o valor do saldo líquido de cada uma das categorias, isto é, ativos, passivos e patrimônio líquido.
5. Verifique a igualdade e corrija erros
A fórmula contábil base é: ativos = passivos + patrimônio líquido.
Então, é preciso verificar se a soma dos ativos está igual ao resultado da soma entre os passivos e o patrimônio líquido.
Caso não esteja, é preciso descobrir qual ponto está errado — por exemplo, pode ser que alguma conta a receber não foi paga, ou foi em um dia fora do período escolhido para o balanço de verificação.
Uma vez identificado o erro, é fundamental corrigi-lo para manter o equilíbrio e a saúde financeira do negócio.
6. Documente tudo
Agora, é preciso colocar tudo isso no papel, ou melhor, na tela do computador. Escolha uma ferramenta para a elaboração desse documento, a exemplo do Excel para montar uma planilha, ou um software de gestão contábil.
A melhor forma de estruturar o balanço de verificação é separar as contas por categoria, isto é, ativos, passivos e patrimônio líquido, inserindo linhas e colunas a serem preenchidas com os dados. E para facilitar os cálculos, crie fórmulas para gerar os resultados automaticamente.
7. Analise os resultados
Não vai fazer tudo isso e, simplesmente, guardar, certo? Para você extrair o melhor desse documento, veja como analisar um balancete contábil.
No caso, é necessário verificar:
- se a soma das contas do ativo está positivas ou negativas;
- se a soma das contas do passivo estão menores que as do ativo;
- confirmar se as contas do resultado estão com saldo positivo;
- constatar se as despesas e custos são menores que a receita.
Ficou claro o que é, como fazer e a importância do balancete contábil para o seu negócio? Além disso, tenha sempre em mente que acompanhar de perto as movimentações de valores é fundamental para um crescimento saudável da sua franquia.
Nessa hora, contar com boas ferramentas para coletar dados, e automatizar processos, faz toda a diferença.
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- conciliação de cartões;
- fluxo de caixa;
- contas a pagar e a receber;
- DRE;
- planejamento orçamentário;
- conciliação com vouchers;
- integração com PDV e adquirentes;
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