A melhoria contínua de processos é uma estratégia interminável. Afinal, como o nome já diz, deve ser constante, a fim de garantir que a empresa se mantenha sempre atualizada e com fluxos de trabalho ágeis e precisos.
Porém, não dá para negar que é vantajosa para negócios de todos os tamanhos e setores de atuação. Aliás, entre as vantagens de adotá-la, podemos citar a redução dos custos operacionais e o aumento da produtividade.
Quer descobrir como levar esses benefícios para a sua empresa? Então, continue a leitura, pois, no artigo a seguir, explicamos como funciona o ciclo de melhoria contínua. Vamos lá?
Principais aprendizados deste artigo
- Melhoria contínua de processos é a adoção de estratégias e ferramentas para encontrar gargalos nos procedimentos internos e, em seguida, otimizá-los.
- O ciclo de melhoria contínua, ou PDCA, é um dos métodos mais usados e envolve ações como planejar as mudanças, fazer pequenos ajustes, monitorar o desempenho e agir para implementar as mudanças em larga escala.
- Entre os exemplos de otimização que é possível atingir, podemos citar a melhora do fluxo de caixa ou do processo de conciliação financeira.
- Adotar o método ajuda não apenas a aumentar a eficiência operacional do negócio, mas também a reduzir as falhas e os erros, aumentar a produtividade e diminuir os custos.
- A lista de ferramentas que ajudam a melhorar de forma contínua os processos inclui softwares de Business Intelligence (BI), para facilitar a análise de dados, e sistemas de gestão financeira, que centralizam e permitem acompanhar os indicadores de desempenho.
O que é melhoria contínua de processos?
Melhoria contínua de processos significa investir ativamente no aperfeiçoamento da empresa. Logo, envolve um conjunto de estratégias e ferramentas cujo principal objetivo é identificar oportunidades de melhoria e definir o melhor caminho para otimizar o ecossistema organizacional.
A prática é regida por 3 pilares:
- Continuidade, já que a ideia é que não seja uma prática isolada, mas frequente;
- Benefício para todos, desde a gestão até os colaboradores devem estar envolvidos e ter suas rotinas otimizadas com as melhorias;
- Mudança na cultura organizacional para que a busca por processos melhores e mais ágeis se torne parte da identidade do negócio.
No mais, investir em melhoria contínua nas empresas é uma maneira eficiente de eliminar desperdícios — tanto de tempo quanto de dinheiro —, elevar a qualidade dos produtos ou serviços e melhorar a experiência dos clientes.
Aliás, dados da McKinsey & Company mostram que empresas que investem na melhoria contínua podem triplicar as suas chances de sucesso.
Para finalizar a explicação do que é melhoria contínua de processos, ressaltamos que a prática não se restringe a empresas de grande porte. Na verdade, os micro e pequenos negócios não só podem, como devem adotá-la para otimizar sua rotina.
Como funciona o ciclo de melhoria contínua?
O ciclo de melhoria contínua também é conhecido como PDCA, sigla para Plan, Do, Check, e Act. O método funciona a partir da criação de um fluxo de trabalho que implementa as otimizações na empresa de forma gradual, uma etapa por vez.
Para entender melhor:
- plan (planejar): analisar os procedimentos internos em busca de inconsistências ou ineficiências e pensar em maneiras de resolver estes problemas;
- do (fazer): implementar as melhorias a começar por pequenos ajustes nos procedimentos;
- check (conferir): monitorar o desempenho para verificar se as mudanças deram os resultados previstos;
- act (agir): agir para implementá-las em larga escala ou fazer correções e repetir o tópico anterior.
Uma curiosidade: o fato de este método ser um ciclo quer dizer que não há fim. Quando acaba um processo, você já deve começar outro, e assim sucessivamente.
Deu para entender? Então, continue a leitura, pois no próximo tópico apresentamos exemplos de melhoria contínua para ver a aplicação prática desse método nas empresas.
Exemplos de melhoria contínua de processos nas empresas
Um bom exemplo de melhoria contínua é a otimização do processo de conciliação financeira a fim de deixá-lo mais ágil e preciso, e pode envolver a adoção de sistemas que automatizam as tarefas.
Na prática, pode acontecer a partir do diagnóstico da situação do setor de conciliação que identifica que, por exemplo, os processos manuais são muito demorados e apresentam uma alta taxa de erros que podem ser resolvidos com automação. Aqui, acontece o Plan.
Em seguida, temos o Do, que envolve adotar um sistema de conciliação automática. O terceiro passo, o Check, é acompanhar os indicadores de desempenho, como taxa de erros e valores recuperados após a adoção da ferramenta.
O quarto passo, Act, pode ser replicar a automação em outros setores da empresa, como auditoria e planejamento, para aproveitar os benefícios nas demais áreas do negócio.
De qualquer forma, a prática é benéfica para as empresas. Veja a seguir quais são as principais vantagens de adotá-la!
Quais as vantagens de investir na melhoria contínua de processos em franquias?
Investir na melhoria contínua de processos em franquias pode ser bastante vantajoso, porque:
- Reduz as falhas;
- Aumenta a produtividade;
- Aumenta a eficiência;
- Diminui os custos.
Veja mais detalhes logo abaixo!
1. Reduz as falhas nos processos
Uma das vantagens da melhoria contínua de processos em franquias (e também em outros modelos de negócio) é a redução das falhas.
Por exemplo, erros operacionais que exigem retrabalho ou procedimentos muito demorados e complexos que comprometem o prazo das entregas.
2. Aumenta a produtividade
Outra vantagem é o aumento da produtividade, já que um dos resultados de melhorar continuamente os processos internos é torná-los mais ágeis e precisos. Assim, além de permitir a finalização das tarefas em menos tempo, a equipe não precisa se preocupar com o retrabalho.
Aliás, temos mais dicas de como aumentar a produtividade da sua empresa no nosso blog. Aproveite para conferir!
3. Aumenta a eficiência
A melhoria contínua de processos também serve para aumentar a eficiência operacional. Afinal, o negócio tem menos falhas e maior produção de resultados, o que o torna mais eficiente em longo prazo.
4. Diminui os custos
Por fim, é importante lembrar que processos cada vez mais eficientes tendem a ser mais baratos, uma vez que usam menos recursos (mão de obra e capacidade de processamento das ferramentas) e dão mais resultados.
Quais ferramentas facilitam o processo de melhoria contínua nas empresas?
Além do ciclo PDCA, outras ferramentas facilitam a implementação do processo de melhoria contínua nas empresas. Entre as principais, podemos citar:
- softwares de Business Intelligence (BI) para analisar os dados;
- dashboards personalizados para monitorar os indicadores de desempenho;
- sistemas de gestão de projetos para controlar as tarefas.
Por falar em ferramentas, também vale a pena investir em uma boa plataforma de gestão financeira, como o F360 Finanças.
Isso porque o sistema oferece recursos como controle de contas, monitoramento de fluxo de caixa, criação de relatórios, acompanhamento de indicadores e automatização de tarefas.
Dessa maneira, você tem acesso, de forma centralizada, a todas as informações de que você precisa para implementar a melhoria contínua de processos e transformar a rotina da sua empresa.
Quer um exemplo de como as soluções da F360 podem ajudar a sua empresa? Então, saiba que o Grupo Polachini otimizou todos os processos financeiros das suas franquias ao automatizar e centralizar os dados. Confira o vídeo completo:
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FAQ: Principais perguntas sobre melhoria contínua de processos
O que é melhoria contínua de processos?
Melhoria contínua de processos é uma estratégia que visa otimizar, de forma constante, a rotina de uma empresa e envolve a adoção de táticas e ferramentas para identificar oportunidades de melhoria nos procedimentos, implementar as mudanças e monitorar seus efeitos.
Como funciona o ciclo de melhoria contínua (PDCA)?
O ciclo de melhoria contínua, também conhecido como PDCA, funciona a partir da criação de um fluxo de trabalho e inclui as tarefas de planejar as mudanças (plan), fazer os ajustes (do), conferir os resultados (check) e agir para que a otimização seja aplicada em larga escala (act).
Quais são os principais exemplos de melhoria contínua?
Os melhores exemplos da aplicação de melhoria contínua nas empresas incluem a otimização do processo de conciliação financeira a partir da automatização da tarefa ou da gestão de fluxo de caixa com a adoção de ferramentas que centralizam o controle.
Quais ferramentas podem ser usadas para melhorar processos?
A lista de ferramentas que podem ser usadas para melhorar os processos de negócios inclui software de Business Intelligence (BI) para coletar e analisar dados em busca de gargalos, sistemas de gestão de tarefas para acompanhar o planejamento e dashboards para monitorar indicadores de desempenho.
Como aplicar a melhoria contínua em redes de franquia?
Para aplicar a melhoria contínua em uma rede de franquia, é necessário definir os objetivos de negócios e analisar os processos a fim de identificar gargalos nas operações. Em seguida, é preciso começar a implementação das mudanças e monitorar os resultados.
