Um sistema de gestão de compras é uma ferramenta que as empresas usam para tornar todo o processo de aquisição de bens e serviços mais ágil, seguro e eficiente. O intuito é usar a tecnologia para automatizar, otimizar e centralizar as etapas.
Obter os suprimentos necessários para garantir a continuidade das operações da empresa envolve fazer as aquisições na hora certa, pelos melhores preços e com os fornecedores mais confiáveis. E investir neste tipo de software simplifica este desafio.
Quer entender melhor como uma ferramenta para gestão de compras pode te ajudar? Então, continue a leitura.
Neste post, exploramos os principais benefícios deste tipo de sistema e te ensinamos um passo a passo para escolher a melhor opção para o seu negócio.
Principais aprendizados deste artigo
- Um sistema de gestão de compras é uma solução tecnológica que permite a automatização das etapas do processo de aquisições de bens e serviços de uma empresa.
- As principais funcionalidades envolvem criar pedidos, controlar permissões de acesso, gerir fornecedores, gerenciar prazos de entrega, monitorar prazos, estabelecer fluxos de aprovação e gerir contratos.
- Entre os principais benefícios dessa solução, está a redução de atividades manuais e custos.
- Para escolher um sistema de gestão de compras, é necessário avaliar as necessidades para a gestão da sua empresa e fazer testes.
- Inteligência artificial e uso de dados são tendências para a gestão de compras.
O que é um sistema de gestão de compras?
Este tipo de solução tecnológica possibilita a automação do processo de compras. Isto significa digitalizar todas as etapas que envolvem a aquisição de bens ou serviços para atingir os objetivos da empresa.
O software permite mais controle de aquisições e da relação com os fornecedores. Entre os principais benefícios, está a redução de atividades manuais e custos.
Implementar uma boa ferramenta para automação do processo de compras contribui ainda para o compartilhamento de informações entre as equipes. Daremos mais detalhes sobre as principais vantagens deste tipo de software nos próximos parágrafos.
Entenda as principais funcionalidades do sistema de gestão de compras
A ideia é que as áreas envolvidas estruturem e acompanhem eletronicamente todos os procedimentos. Assim, as principais funcionalidades de um sistema de gestão de compras são:
- criação de requisições e ordens de compra padronizadas;
- controle de permissões de acesso e solicitações, de acordo com o cargo do solicitante;
- gestão de fornecedores e possibilidade de comparação dos preços estabelecidos;
- monitoramento de prazos de entrega e gestão dos pagamentos;
- fluxo de aprovação, que permite a revisão do pedido e formalização da autorização para a compra;
- gestão dos contratos e armazenamento do histórico de pedidos.
Ou seja: é possível centralizar todos os dados em um só ambiente. Assim, a empresa evita perda de informações e retrabalhos ao longo do caminho.
5 benefícios do sistema de gestão de compras
Adotar uma plataforma para realizar a gestão deste processo traz várias vantagens. Listamos as cinco principais:
- redução de custos;
- aumento da eficiência operacional;
- melhor controle de estoque;
- transparência;
- tomada de decisões sustentadas por dados.
Vamos entender melhor cada um destes benefícios do sistema de gestão de compras?
1 – Redução de custos
Ter um banco de dados confiável facilita as negociações com fornecedores. A empresa consegue aproveitar oportunidades e propor condições mais vantajosas baseadas em promoções ou volume do pedido, por exemplo.
2 – Aumento da eficiência operacional
A automação do processo de compras elimina tarefas manuais, tais como acompanhar o fluxo de aprovações ou preencher formulários.
Assim, os procedimentos ficam mais rápidos, o que, além de contribuir com a produtividade do time interno, garante o estoque abastecido na hora certa.
3 – Melhor controle de estoque
É possível prever as necessidades futuras da empresa com base nos relatórios do sistema de gestão de compras. Fica muito mais fácil evitar pedidos excessivos de material ou a falta de itens fundamentais ao negócio.
4 – Transparência
O sistema de gestão de compras armazena o histórico de todas as operações. Ou seja, há uma rastreabilidade efetiva e reforço no controle de compras e fornecedores.
Além de ser útil para que os gestores e responsáveis pelas aquisições acompanhem as demandas, reúne evidências sobre a segurança das transações, em caso de auditorias.
5 – Tomada de decisões baseadas por dados
A otimização de compras inclui a geração automática de relatórios. As métricas são apresentadas de forma clara, segundo as definições e necessidades da empresa. Estes dados organizados sustentam decisões estratégicas e o bom uso do orçamento.
Saiba como escolher um sistema de gestão de compras
A essa altura, você já percebeu que adotar este recurso é uma tomada de decisão acertada para acelerar seu negócio, certo? É possível aplicar este tipo de software em diversos mercados. Mas, escolher a melhor ferramenta deve seguir alguns critérios.
Recomendamos que você atente aos seguintes pontos ao tomar essa decisão:
- faça uma análise inicial sobre as necessidades do processo de compras da sua empresa;
- pesquise opções no mercado e verifique a opinião de outros usuários;
- avalie quais são as funcionalidades importantes para a sua rotina;
- faça um período de teste.
É importante, ainda, garantir que haverá suporte e treinamento para o seu time no momento da transição. Todos os interessados precisam estar cientes sobre as mudanças para usufruírem dos benefícios ao máximo.
Tendências para a gestão de compras
Adotar uma ferramenta que faça a gestão de toda a cadeia de compras da sua empresa é só o primeiro passo.
A cada dia, surgem possibilidades para o uso da tecnologia no setor de aquisições de suprimentos das empresas.
Vamos comentar 3 importantes tendências para a gestão de compras!
- Inteligência artificial: a inteligência artificial é um fator decisivo que promete aprimorar a experiência dos times. Por meio da IA, as ferramentas já são capazes de gerar novos pedidos somente a partir da leitura de controle do estoque, sem a intervenção de um colaborador. Ou seja, o fornecedor recebe o pedido no tempo adequado.
- Integração de tecnologias: outra demanda é prezar pela integração entre todos os softwares utilizados em uma organização, inclusive o sistema de gestão de compras.
- Uso de dados: prever qual é o momento exato em que a empresa precisará de determinado material, quem é o fornecedor mais bem-avaliado para a entrega e quantos dias antes é necessário fazer o pedido são somente algumas das perguntas que uma análise de dados adequada consegue responder.
Viu só? Existe um universo de opções que um sistema de gestão de compras pode entregar para o seu negócio.
Esperamos que as informações trazidas aqui tenham sido úteis para que você possa compreender os impactos positivos deste tipo de recurso para os seus resultados.
E, para te ajudar a reunir todas as movimentações financeiras da sua empresa no mesmo ambiente, conte com o F360 Finanças. A plataforma disponibiliza uma série de recursos que tornam a gestão financeira mais simples e ágil.
Com o F360 Finanças, é possível realizar:
- conciliação de cartões;
- fluxo de caixa;
- contas a pagar e a receber;
- DRE;
- planejamento orçamentário;
- conciliação com vouchers;
- integração com PDV e adquirentes;
- conciliação bancária.
Agende agora uma demonstração gratuita e conheça todas as vantagens deste sistema para a sua loja.
FAQ – Perguntas frequentes sobre sistema de gestão de compras
O que é um sistema de gestão de compras?
O sistema de gestão de compras é um tipo de solução que auxilia na digitalização de todas as etapas da aquisição de bens ou serviços de uma empresa.
Este tipo de ferramenta centraliza informações como ordens de compra, avaliação de fornecedores, prazos de entrega e fluxos de aprovação, entre outros. Assim, é possível reduzir atividades manuais e otimizar o orçamento.
Quais as principais funcionalidades de um sistema de gestão de compras?
As principais funcionalidades de um sistema de gestão de compras são:
- criação de requisições e ordens de compra padronizadas;
- controle de permissões de acesso e solicitações, de acordo com o cargo do solicitante;
- gestão de fornecedores e possibilidade de comparação dos preços estabelecidos;
- monitoramento de prazos de entrega e gestão dos pagamentos;
- fluxo de aprovação, que permite a revisão do pedido e formalização da autorização para a compra;
- gestão dos contratos e armazenamento do histórico de pedidos.
Como um sistema de gestão de compras reduz custos?
A digitalização do processo de aquisição de bens ou serviços contribui para minimizar as atividades manuais e melhorar a eficiência operacional — o que gera redução de custos.
O sistema de gestão de compras armazena todas as informações e histórico de preços e pedidos no mesmo espaço. Este banco de dados facilita a escolha e negociação com fornecedores.
Além disso, a empresa consegue identificar oportunidades para propor condições de pagamento mais vantajosas ou aproveitar promoções.
O que considerar ao escolher um sistema de gestão de compras?
Para escolher um sistema de gestão de compras, verifique se, primeiramente, a ferramenta está alinhada aos objetivos e necessidades do seu negócio. Faça um levantamento dos itens essenciais para a sua empresa e vá ao mercado para analisar as opções existentes.
Também é recomendável pesquisar quais são as soluções mais comuns entre empresas do mesmo ramo e solicitar um período de teste.
Quais são as tendências em sistemas de gestão de compras?
As principais tendências em sistemas de gestão de comprar são a IA, a automação e a integração de softwares.
A inteligência artificial permite aprimorar a experiência dos times. Já existem ferramentas que geram novos pedidos de forma automática, a partir da leitura do histórico das compras.
Já a integração da ferramenta aos demais softwares da organização faz com que todos os recursos “conversem” entre si, o que é essencial para reforçar a confiabilidade dos dados.
