Um sistema de automação comercial é uma solução tecnológica que automatiza diferentes atividades de um negócio. Uma ferramenta desse tipo pode incluir processos relacionados à venda, relacionamento com o cliente, gestão de estoque, emissão de notas fiscais e vários outros.
Ao usar um software de automação comercial, as tarefas realizadas manualmente passam a ser feitas por soluções próprias para isso. Como você deve estar imaginando agora, essa dinâmica otimiza o tempo gasto para finalizar cada uma dessas atividades.
Sem precisar estar ali, presente em cada atribuição, você e seu time podem se dedicar a questões mais estratégicas da sua franquia, aquelas nas quais a atenção e dedicação humana são insubstituíveis, a exemplo de interagir com os clientes e criar laços com eles.
Quer aumentar a eficiência operacional, melhorar a precisão dos processos e impulsionar o crescimento do seu negócio? Então, veja agora como escolher um sistema de automação comercial para a sua franquia.
O que é automação comercial?
A automação comercial é o uso da tecnologia por meio de sistemas, métodos e ferramentas para automatizar tarefas e processos em uma empresa. Os principais objetivos com essa prática são otimizar a realização de diversas atividades, reduzir erros e aumentar a produtividade dos profissionais.
Para esse conceito ficar mais claro, liste mentalmente tudo o que é preciso fazer para a sua franquia funcionar todos os dias. Aqui, estamos falando de, por exemplo:
- processo de vendas e cada atividade que isso envolve, como análise de crédito e emissão de nota fiscal;
- gerenciamento de estoque;
- controle de contas a pagar e a receber, e várias outras.
É muito a ser feito, não é mesmo? E por mais que tenha um bom time de colaboradores, todas essas atividades demandam tempo, atenção e dedicação para evitar erros que podem comprometer o funcionamento da sua loja.
Agora, imagine uma plataforma de automação comercial que realize tudo isso automaticamente, com poucos cliques e interação humana. Bem melhor, concorda?
E é justamente isso que a automatização de processos faz: melhora a rotina do seu negócio ao eliminar a necessidade de realização manual de tarefas e processos.
O resultado, como já comentamos, é mais tempo livre para você e seus funcionários se dedicarem a atividades estratégicas que não podem ser substituídas por máquinas, a exemplo de resolver reclamações de clientes, ou mesmo montar uma vitrine mais atrativa.
Dica de leitura: “Clusterização no varejo: por que você deve adotar essa estratégia?“
Qual a importância da automação comercial?
Existem diversos motivos que explicam por que automatizar os processos da sua loja é importante. O primeiro deles é que, ao fazer isso, sua franquia se moderniza, se torna mais eficiente e alinhada com a transformação digital que se expande a cada dia e engloba variados setores.
Além disso, usar um bom software de automação comercial é interessante e indicado porque contribuiu para:
- padronizar tarefas: garantindo que tudo seja realizado da mesma forma, independentemente de quem esteja responsável para execução, característica que é essencial em franquias;
- evitar erros: que levam à necessidade de retrabalho e tendem a gerar aumento de custos;
- melhorar o gerenciamento de tempo: ao reduzir a sua carga de trabalho e a dos seus funcionários;
- aumentar a qualidade dos produtos e/ou serviços oferecidos: por haver menos falhas e pelo fato de as tarefas serem finalizadas mais rapidamente.
Temos outro artigo interessante para você: “Automação financeira: por que investir nessa estratégia?“
7 vantagens do sistema de automação comercial
E já que falamos como esse tipo de tecnologia pode ajudar no dia a dia da sua franquia, aproveitaremos para apresentar os principais benefícios que soluções desse tipo costumam trazer para um negócio, que são:
- aumento da produtividade;
- redução de custos;
- melhora da experiência do cliente;
- diferencial competitivo;
- gestão mais eficiente;
- integração de setores;
- geração de dados.
Vamos aos detalhes de cada uma?
1. Aumento da produtividade
A automatização melhora a produtividade dos profissionais, porque as tarefas passam a ser realizadas em poucos cliques e com muito mais precisão.
Quanto tempo é preciso para, por exemplo, realizar a conciliação de boletos manualmente? E o controle de estoque? Muito, não é mesmo? Por outro lado, um sistema de automação comercial faz tudo isso, e mais, em poucos minutos, aprimorando rotinas e deixando os funcionários muito mais produtivos.
2. Redução de custos
Também é possível diminuir custos com mão de obra porque softwares desse tipo promovem escalabilidade. Na prática, isso significa realizar mais atividades mesmo com um time pequeno.
E considerando que o índice de erros e falhas também reduz, há menos gastos com retrabalho, como pagar hora extra para resolver a questão, ou arcar com prejuízos financeiros decorrentes de falhas humanas.
3. Melhora da experiência do cliente
Lembra que comentamos que a automação comercial ajuda a melhorar a qualidade dos produtos/serviços? Esse resultado reflete diretamente no que é entregue aos consumidores.
Além disso, atividades finalizadas em menos tempo elevam o nível de satisfação dos clientes, que não precisam esperar por uma resposta, entrega ou atendimento.
4. Diferencial competitivo
Essa vantagem que acabamos de citar leva à outra, que é a conquista de um importante diferencial competitivo para a sua franquia. Afinal, se seus clientes são atendidos mais rápido, de maneira mais precisa e livre de erros, isso destaca a sua loja dos concorrentes.
Consequentemente, também ajuda a aumentar as taxas de atração, de fidelização, o volume de vendas e o faturamento.
5. Gestão mais eficiente
Mais um importante benefício gerado por um sistema de automação comercial é o aprimoramento do gerenciamento da franquia.
Como os softwares usados para essa finalidade englobam vários processos e tarefas, é possível ter uma visão geral e mais precisa do funcionamento e resultados do negócio.
Dessa forma, se surgir um imprevisto, fica mais fácil resolver a questão.
Temos um artigo que complementa que acabamos de falar. Confira: “Ferramentas de gestão para franquias: como escolher a melhor?“
6. Integração de setores
Seguindo essa linha de pensamento, dependendo do software de automação comercial utilizado, é possível reunir diferentes setores e facilitar a comunicação entre essas áreas.
Um bom exemplo é a integração entre marketing e vendas. O lançamento de campanhas publicitárias afeta diretamente o trabalho dos vendedores. Logo, se um setor souber o que o outro está fazendo, fica mais fácil se preparar para atender o aumento de procura dos clientes.
7. Geração de dados
Assim como várias outras soluções tecnológicas, o sistema de automação comercial gera milhares de dados todos os dias.
Usá-lo estrategicamente ajuda a, por exemplo, acompanhar e entender mudanças na jornada e na preferência dos consumidores. Dessa forma, você alinha as ofertas da sua franquia às que os clientes querem receber.
Somado a isso, os dados fazem toda diferença nas tomadas de decisão, pois eliminam achismo e suposições e dão bases concretas para as escolhas gerenciais.
O que um sistema de automação deve ter?
É certo que cada plataforma de automação comercial oferece um grupo de funcionalidades. Além disso, é preciso considerar também quais funções e automações são interessantes para a sua franquia e quais não fazem parte da rotina do seu negócio.
Porém, em linhas gerais, um sistema de automação deve oferecer recursos voltados para:
- gestão de estoque;
- controle de vendas;
- gerenciamento de relacionamento com clientes;
- emissão automática de notas fiscais;
- geração de diversos tipos de relatórios administrativos;
- ferramentas de gestão financeira;
- administração de tarefas;
- diferentes camadas de proteção e segurança de dados.
Aproveite e leia também: “Sistema financeiro multiempresas: como ele muda a gestão de franquias?”
Diferenças entre ERP e sistema de automação
Em um primeiro momento, essa lista com o que um software desse tipo precisa ter pode lembrar as funcionalidades de um ERP, não é mesmo? Porém, é importante destacarmos que são soluções diferentes.
O ERP — Enterprise Resource Planning, ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial — é uma ferramenta que centraliza processos e informações de diversos setores de um negócio.
Esse recurso dá uma visão geral de áreas como vendas, estoque, finanças, cadeia de suprimentos, gestão de pessoas, entre outras. O objetivo é facilitar a comunicação entre as áreas e a colaboração mútua.
Já o sistema de automação comercial transforma tarefas manuais em automáticas, reduzindo o tempo de execução e aumentando a produtividade dos times.
Usar ambas as soluções tecnológicas na sua franquia ajuda a otimizar a rotina, aprimorar a gestão, facilitar a atuação dos profissionais, melhorar a experiência dos clientes e, consequentemente, alcançar mais e melhores resultados.
Como escolher um sistema de automação comercial?
Após descobrir todas as vantagens e quais recursos esse tipo de plataforma pode ter, é bem provável que esteja considerando contratar um para a sua franquia, acertamos?
A primeira informação que precisa ter para seguir com essa ideia é que, geralmente, um sistema de automação comercial é uma solução no formato SaaS — sigla para Software as a Service, que em português significa software como serviço.
Consiste na contratação de uma solução tecnológica em sistema de assinatura, que pode ser mensal, trimestral, semestral, anual ou em outra frequência.
Esse formato dispensa a instalação em computadores, tem armazenamento de dados em nuvem, e permite acesso de qualquer lugar, facilitando a rotina e o gerenciamento da sua franquia.
Agora sim, com isso em mente, veja o que analisar na hora de escolher um sistema de automação comercial:
- custos: alinhando valores de assinatura ao orçamento disponível, pois, uma vez que o pagamento é suspenso, o acesso à ferramenta também é;
- possibilidade de integração com outros sistemas: considerando que nem sempre é possível encontrar todas as funcionalidades em uma única solução. Além disso, a integração permite aproveitar dados e informações de softwares que já são usados na sua loja;
- suporte ao usuário: avaliando quais são os canais de atendimento, horários de funcionamento e facilidade de contato;
- escalabilidade: para garantir a contratação de um software que acompanhe o ritmo de crescimento da sua franquia;
- opinião de outros clientes: como comentários em redes sociais, apresentação de casos de sucesso no site da empresa que fornece a ferramenta, e até mesmo pesquisa em plataformas digitais de reclamação;
- alinhamento às funcionalidades ao que sua franquia precisa: a fim de garantir que não pagará por recursos que não precisa, o que gera um gasto desnecessário para o seu negócio;
- facilidade de uso: afinal, de nada adianta um sistema de automação comercial que atenda todos esses critérios, mas que não seja prático de utilizar no dia a dia.
Melhores práticas de implementação de sistema de automação comercial
Escolheu o software que automatiza as atividades e processos da sua franquia? Ótimo! Então, veja agora o que fazer para não errar durante a implementação desse sistema:
- deixe claro para os funcionários os motivos pelos quais as tarefas estão sendo automatizadas, destacando que o objetivo não é substituir ninguém, mas, sim, facilitar o trabalho;
- treine corretamente os profissionais para saber operar o sistema e tirar o máximo possível das funcionalidades oferecidas;
- acompanhe de perto performance do software e do time, a fim de garantir que os resultados entregues estão conforme o esperado e gerando um bom retorno sobre o investimento no produto;
- avalie como está a experiência dos clientes e o que mudou, tanto para melhor quanto para pior, após a implementação do sistema de automação comercial.
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