Gerenciar um negócio é uma tarefa nada fácil. Afinal, envolve diversas ações de departamentos diferentes e acompanhar tudo no dia a dia pode ser bem complicado. Por isso, é interessante investir no controle de atividades em franquias.
Para resumir, essa é uma ferramenta de gestão que foca no monitoramento das tarefas de uma empresa. A intenção é padronizar os processos a fim de aumentar a produtividade da equipe e melhorar os resultados.
Quer aprender como adotar? Basta seguir a leitura, pois no artigo a seguir explicamos a importância dessa prática e apresentamos um passo a passo simples, com dicas das melhores ferramentas para gestão de franquias. Vamos lá?
Principais aprendizados deste artigo:
- O controle de atividades consiste em acompanhar a execução das tarefas de rotina de uma empresa. Essa ferramenta de gestão é bastante útil para os negócios, já que promove a padronização dos processos e o aumento da produtividade.
- Adotar o controle de atividades proporciona mais eficiência operacional, o que impacta a qualidade dos serviços e resulta na melhora do relacionamento com os clientes.
- Para alcançar esse resultado, você pode usar diversos tipos de ferramentas, como planilhas, checklists, softwares de gestão empresarial e sistemas para gerenciamento de projetos.
- Para implementar a ferramenta, você deve mapear suas atividades atuais e, em seguida, identificar os processos mais importantes para a empresa. Em seguida, adote as ferramentas mais alinhadas aos seus objetivos de negócios.
O que é controle de atividades e por que é importante para franquias?
O controle de atividades é uma ferramenta de gestão operacional de franquias que envolve o acompanhamento do dia a dia dos colaboradores a fim de garantir que todos cumpram com suas demandas, assim como o planejamento e a implementação de ações que tornam esse resultado possível.
Vale ressaltar que não é apenas ficar “de olho” na sua equipe por meio do monitoramento de tarefas. Pelo contrário, também envolve saber quais ações cada membro executa e entender o impacto individual (e em conjunto) nos resultados.
A prática ainda engloba a criação de procedimentos e guias de trabalho para todos os departamentos. O principal objetivo é melhorar a organização e padronizar os processos internos da organização.
A partir daí, você consegue não apenas melhorar a eficiência operacional (pois sua equipe consegue executar as tarefas diárias com mais precisão e agilidade), mas também aumenta a produtividade geral.
Tenha em mente que o controle de atividades pode ainda impactar a experiência dos seus clientes.Afinal, a prática permite entregar um serviço de mais qualidade, o que aumenta a satisfação e fideliza o público da sua franquia.
Quais os principais desafios do controle de atividades em lojas físicas?
Um dos principais obstáculos para controlar as tarefas no comércio varejista (e em franquias) é a falta de padronização dos processos. O que acontece é que muitas lojas não contam com protocolos com um passo a passo definido.
Como resultado, cada pessoa (ou departamento) executa suas demandas de uma maneira, o que dificulta o controle, pois você (como gestor) não sabe nem como começar a monitorar o trabalho.
Outros desafios do controle de atividades em lojas físicas envolvem a integração e a comunicação entre diferentes departamentos. Na prática, muitos empreendimentos ainda trabalham com a separação total entre os setores, o que impede a criação de um guia de ação padronizado.
Por último, temos a resistência a mudanças, que afeta a todos os tipos de equipe. Afinal, pode ser difícil aprender a fazer uma tarefa de forma diferente, concorda?
Mas calma, que você pode superar esses desafios ao aprender como controlar as atividades em franquias adequadamente com as dicas que trouxemos a seguir. Confira!
Como controlar as atividades em franquias?
Para controlar as atividades da sua unidade de franquia, é necessário seguir estes três passos:
- mapear todas as tarefas;
- definir os processos;
- adotar ferramentas de gestão.
Veja mais detalhes logo abaixo!
1- Mapear todas as tarefas
O primeiro passo para controlar as atividades da sua franquia é executar o mapeamento dos processos. Isto é, documentar em detalhes todas as tarefas que seu negócio realiza durante o dia para se manter em funcionamento.
A prática envolve a descrição das ações, os responsáveis por cada uma, as etapas necessárias e o prazo para conclusão. Para facilitar o entendimento, indicamos criar um fluxo de trabalho que mostre visualmente como cada atividade se liga a outra.
O objetivo desse processo é identificar como a sua loja funciona e encontrar pontos de melhoria ou divergências. Por isso, não o ignore!
2- Definir os processos
O segundo passo é definir seus processos essenciais. Pegue as informações que coletou na etapa anterior para criar fluxos de trabalho mais eficientes e padronizados. Certifique-se ainda de “cortar” qualquer interferência que não agregue valor aos procedimentos e apenas atrase sua execução.
Também não se esqueça de estabelecer os prazos-limite para finalizar cada tarefa, os responsáveis pelos projetos e os objetivos de cada ação.
Compile todas essas informações em guias (ou monte treinamentos separados por setores) a fim de assegurar que toda a sua equipe tenha acesso ao manual da empresa.
3- Adotar ferramentas de gestão
A terceira e última etapa é adotar ferramentas para gestão de franquias a fim de facilitar a execução das atividades de rotina. E existem diversas opções, e as principais são:
- planilhas de Excel;
- checklists para facilitar a divisão das tarefas;
- softwares de gestão de projetos;
- plataformas de comunicação empresarial;
- aplicativos de monitoramento de atividades.
Por fim, também vale a pena adotar um sistema de gestão financeira, como o F360 Finanças. Desse modo, você controla as atividades relacionadas ao setor de maneira centralizada, por meio de uma plataforma completa.
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FAQ:
Por que o controle de atividades é importante em franquias?
O controle de atividades em franquias é importante, pois permite acompanhar a execução de todas as tarefas do seu negócio de forma centralizada, o que garante a padronização e a melhora da eficiência da organização.
Quais ferramentas ajudam no controle de atividades?
Ferramentas como softwares de gestão de projetos, planilhas do Excel, plataformas de comunicação empresarial e checklists podem ajudar no controle de atividades, porque centralizam e facilitam o compartilhamento de dados.
Como implementar um sistema de controle de atividades em uma franquia?
Para implementar um sistema de controle de atividades em uma franquia, você precisa mapear suas tarefas para identificar as ações indispensáveis e os pontos de melhoria. Em seguida, deve criar um fluxo de trabalho otimizado e analisar quais ferramentas se alinham aos seus objetivos de negócios.
Quais são os principais desafios no controle de atividades em franquias?
Os principais desafios no controle de atividades envolvem a falta de padronização nas empresas e problemas de comunicação interna. Outro ponto que atrapalha a adoção desse tipo de ferramenta de gestão é a resistência dos colaboradores às mudanças propostas pela liderança.
Como o controle de atividades impacta o desempenho da franquia?
O controle de atividades impacta o desempenho da franquia por garantir a execução das tarefas com mais agilidade e precisão. Graças a esse resultado, você aumenta a produtividade do seu negócio e entrega serviços de mais qualidade para os seus clientes.
