A padronização financeira é uma prática que pode ajudar a aumentar o controle e melhorar a gestão de muitas empresas. Isso porque permite não apenas ditar como deve ser a execução de cada tarefa, mas também estabelecer padrões de qualidade.
Assim, possibilita que o setor de finanças tenha mais consistência nas suas entregas. Como consequência, o negócio ganha registros mais precisos e fáceis de visualizar, o que é extremamente útil no planejamento financeiro e em auditorias.
Que tal aprender mais sobre o assunto? Nas próximas linhas, você aprende o que é padronização financeira, os principais benefícios da prática e ainda o passo a passo de como fazer na sua empresa. Vamos lá?
Principais aprendizados deste artigo
- A padronização financeira envolve a criação de regras para fazer com que os processos executados pelo setor mantenham sempre a mesma qualidade e consistência.
- Entre os principais benefícios da prática para as empresas, podemos citar a redução dos erros, o auxílio na tomada de decisões, o aumento da produtividade e do controle e a facilidade para realizar auditorias.
- O primeiro passo para padronizar as ações do setor financeiro é mapear os processos internos. A ideia é definir o fluxo de trabalho e identificar as oportunidades de melhoria.
- Em seguida, é necessário estabelecer o padrão de qualidade para as tarefas, separar os processos por categorias para facilitar o armazenamento dos registros e automatizar as atividades rotineiras.
- Um bom sistema de gestão financeira conta com recursos que ajudam a implementar a padronização e ainda monitorar os resultados.
O que é padronização financeira?
A padronização financeira refere-se à criação de normas para reger os procedimentos internos. A ideia é ter uma estrutura padrão (passo a passo) que sirva de guia para os gestores e colaboradores na execução de tarefas relacionadas às finanças do negócio, como registro de contas.
O principal objetivo da prática é garantir a consistência nas entregas. Em outras palavras, assegurar que todos os processos sejam executados da mesma maneira, não importa o dia ou a pessoa responsável.
Entre as tarefas financeiras que podem ser padronizadas, podemos citar:
- gestão de contas a pagar e a receber;
- controle de fluxo de caixa;
- conciliação bancária;
- gestão de faturamento;
- criação de relatórios;
- planejamento financeiro.
Compreendeu o conceito dessa prática? Porém, antes de aprender como fazer padronização financeira, que tal conferir os benefícios da prática? Veja os principais logo abaixo!
Quais os benefícios de padronizar os processos financeiros?
Investir na padronização financeira nas empresas pode ser bastante benéfico, pois proporciona:
- redução de erros;
- melhora da visão estratégica;
- aumento da produtividade;
- melhora do controle;
- auxílio na realização de auditorias.
Veja mais detalhes logo abaixo!
Redução de erros
Um dos principais prós de investir em padronização financeira é a redução dos erros, como inconsistências nos lançamentos e divergências nos relatórios devido ao risco de cada autor colocar as informações que achar mais relevantes para o momento.
Isso porque há regras sobre as informações indispensáveis e a ordem correta das tarefas. O resultado é uma redução do retrabalho (por causa dos erros) e dos custos, já que a prática também ajuda a evitar o desperdício de tempo e recursos.
Melhora da visão estratégica
Padronizar os processos financeiros também ajuda a ter registros mais consistentes e informações mais precisas. Desse modo, você, como gestor, tem uma visão mais completa sobre a situação da empresa.
Portanto, a prática facilita a tomada de decisões em relação a treinamentos, planejamento financeiro e orçamentário e investimentos em expansão.
Aumento da produtividade
Quer mais um motivo para investir na padronização financeira? Aqui vai: o aumento da produtividade. O motivo é bem simples: é possível executar as tarefas mais rápido e com mais precisão. Logo, a equipe consegue produzir mais.
Melhora do controle
Outro benefício de padronizar os processos financeiros é a melhora do controle sobre tudo relacionado ao setor, como gastos, recebíveis, receitas e resultados. Adicionalmente, você assegura a transparência, pois os registros se tornam mais acessíveis.
Auxílio na realização de auditorias
Para finalizar, a prática facilita bastante a realização de auditorias financeiras, já que permite criar documentos padronizados, o que ajuda na hora de buscar e conferir as informações.
Após ver esta lista de benefícios, percebeu que a padronização financeira pode ser a solução que faltava no seu negócio? Então, veja como implementá-la no tópico a seguir!
Como fazer a padronização financeira?
O passo a passo para fazer a padronização financeira na sua empresa envolve as seguintes tarefas:
- Mapear os processos financeiros;
- Estabelecer regras e padrões;
- Criar categorias;
- Automatizar tarefas de rotina;
- Escolher uma ferramenta de gestão financeira.
Entenda melhor nos próximos tópicos!
1. Mapear os processos financeiros
O primeiro passo é o mapeamento de processos, que consiste em criar uma representação visual do fluxo de trabalho. Essa etapa ajuda a identificar as tarefas essenciais, as dispensáveis e as oportunidades de melhoria. Portanto, não pule!
2. Estabelecer regras e padrões
Desenhou o fluxo de atividades financeiras? Agora, se certifique de criar padrões de qualidade e estabelecer as regras para execução de cada uma, como sempre informar as datas de vencimento das contas a pagar e o nome dos fornecedores.
Também vale a pena já definir responsáveis e prazos para as tarefas, para não ter confusão na hora de executá-las.
3. Criar categorias
Não basta ter um manual para cada tarefa se não há locais específicos na nuvem para armazenar os resultados conforme o “tema”.
Por esse motivo, é importante criar categorias, como centro de custos (para controlar despesas), de vendas (para monitorar o faturamento) e assim por diante. Desse modo, sempre que precisar de um documento, é só ir à pasta correspondente.
4. Automatizar tarefas de rotina
A automação de processos financeiros é outro passo indispensável na hora de padronizar as tarefas.
Isso porque permite programar os softwares para executar tarefas de baixa complexidade, como emitir notas fiscais ou conciliar os recebíveis, conforme o padrão exigido automaticamente.
Aproveite também para conferir o nosso artigo que explica quais são as vantagens de investir em automação financeira!
5. Escolher uma ferramenta de gestão financeira
Por último, você precisa contar com uma ferramenta de gestão financeira para automatizar e padronizar os processos.
Vale destacar que o sistema deve ser robusto, escalável e personalizável, além de oferecer todas as funcionalidades que a sua empresa usa no dia a dia, como conciliação financeira e gestão de contas.
Para facilitar a sua vida, nós temos uma dica de solução do tipo: o F360 Finanças!
Com a plataforma, você faz a gestão financeira de forma centralizada, automatizada e padronizada e ainda tem acesso a recursos essenciais, como:
- planejamento financeiro;
- geração de relatórios;
- conciliação bancária, de cartões e de vouchers;
- fluxo de caixa;
- integração com outros sistemas;
- dashboard com os indicadores financeiros mais importantes.
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FAQ: Principais perguntas sobre padronização financeira
O que é padronização financeira e para que serve?
Padronização financeira envolve estabelecer normas para garantir a consistência dos processos executados pelo setor de finanças de uma empresa. A prática serve para assegurar a qualidade das entregas ao criar um padrão de qualidade a ser seguido.
Como fazer a padronização financeira na minha empresa?
O passo a passo para padronizar os procedimentos financeiros da sua empresa envolve as seguintes etapas:
- mapeamento dos processos;
- estabelecimento de regras e padrões de qualidade;
- criação de categorias para facilitar o armazenamento dos dados;
- automatização das tarefas;
- uso de uma boa ferramenta de gestão financeira.
Quais os benefícios da padronização para o planejamento financeiro?
Padronizar processos pode ser benéfico para o planejamento financeiro por ajudar a reduzir os erros, dar insights que melhoram a visão estratégica da empresa, aumentar o controle sobre as operações e facilitar a realização de auditorias.
A padronização ajuda na conciliação bancária?
Sim, a padronização financeira ajuda na conciliação bancária. Isso porque facilita a conferência dos registros, uma vez que estabelece um padrão de qualidade para as entradas. Adicionalmente, a prática reduz a incidência de erros normalmente encontrados apenas na conciliação, o que diminui o tempo gasto no processo.
Vale a pena investir em ferramentas de automação financeira?
Vale a pena investir em ferramentas de automação financeira, porque plataformas do tipo possibilitam automatizar os processos do departamento e criar padrões a serem seguidos por todos os colaboradores. Adicionalmente, os sistemas contam com recursos de integração com outros sistemas a fim de facilitar a troca de dados.
