O controle de despesas empresariais é uma atividade que reúne diversas práticas com o objetivo de monitorar, analisar e otimizar todos os gastos de um negócio. A meta é garantir a boa saúde financeira da empresa, identificar e evitar desperdícios, melhorar a lucratividade, entre outros resultados semelhantes.
Esse gerenciamento é essencial para o sucesso e crescimento de qualquer negócio. Afinal, por ele é possível saber para onde está indo o dinheiro vindo das vendas. Se estiver sendo usado para cobrir gastos desnecessários, por exemplo, o gestor pode reverter a situação e, assim, aumentar a lucratividade.
Sobre isso, é importante você entender que ter uma loja lucrativa é diferente de ter uma rentável.
Isso porque a lucratividade se refere a quanto sobra no seu caixa após o pagamento de todas as despesas. Já a rentabilidade significa quanto sua franquia está trazendo de retorno financeiro para você após todos os investimentos feitos.
Logo, se tiver muitos gastos e custos para cobrir, ela não será rentável, entende? E é justamente por isso que você precisa saber como fazer o controle de despesas da sua loja.
Qual a importância do controle de despesas empresariais?
Todas as pessoas, quando abrem um negócio, têm um objetivo em comum: ter um bom retorno financeiro, concorda? Afinal, ninguém quer investir e perder dinheiro, mas, sim, multiplicá-lo.
As franquias têm a vantagem de serem modelos de negócio já testados e aprovados, e isso facilita bastante na hora de atrair clientes e conseguir fechar boas vendas.
Porém, ainda assim, se o franqueado não fizer um controle de despesas empresariais eficiente, corre um sério risco de não chegar ao resultado esperado e, até mesmo, de falir a unidade que administra.
Somente essa explicação já dá uma boa ideia da importância desse gerenciamento, não é mesmo? Para deixar essa percepção mais clara para você, veja tudo o que pode ser alcançado por meio desse tipo de gestão.
Vantagens do controle de gastos
- aumento dos lucros e da rentabilidade: ao ter menos custos, a sobra de dinheiro é maior;
- diminuição de riscos financeiros: a exemplo dos decorrentes de endividamento;
- melhora na precificação: visto que haverá menos despesas a serem cobertas;
- aumento da competitividade: como resultado de oportunidade de trabalhar com preços menores;
- crescimento do nível de satisfação dos clientes: também por poder vender produtos/serviços a valores mais baixos;
- planejamento mais assertivo do futuro do negócio: pois o controle financeiro empresarial também abre caminho para se antecipar a possíveis problemas, como o aumento do índice de inadimplência dos clientes;
- gestão tributária eficiente: ao garantir que o caixa terá a quantia necessária para pagamento de todos os impostos.
Dica de leitura: “Cálculo de imposto de nota fiscal: veja a melhor forma de fazer!“
Como controlar despesas empresariais? 7 dicas
As melhores dicas para você controlar de maneira eficiente as despesas da sua loja são:
- identifique todos os gastos;
- monte um planejamento financeiro estratégico;
- renegocie com credores e fornecedores;
- conscientize seus funcionários;
- melhore a gestão de estoque;
- use indicadores financeiros;
- escolha uma boa ferramenta de gerenciamento.
Veja abaixo detalhes de cada uma.
1. Identifique todos os gastos
Um bom controle de despesas empresariais deve começar com a identificação de todos os gastos que seu negócio tem. Afinal, se você não sabe para onde o dinheiro da sua loja está indo, como administrá-lo?
Para isso, liste todas as contas a pagar. Em seguida, para facilitar a visualização, separe-as por categoria, por exemplo:
- fornecedores;
- folha de pagamento;
- impostos;
- aluguel;
- contas de consumo;
- entre outras.
O objetivo é identificar o que precisa ser mantido para o funcionamento do seu negócio, e o que pode ser cortado, ou ao menos ter o custo reduzido, sem comprometer suas operações.
2. Monte um planejamento financeiro estratégico
A análise anterior dará a você as informações necessárias para montar um planejamento financeiro. Porém, o ideal é que ele seja estratégico.
O que isso quer dizer? Bem, que ele não será criado apenas para direcionar as suas ações, mas, principalmente, para aprimorar o uso do dinheiro da sua loja, pensando em médio e longo prazo.
Por meio de um planejamento financeiro estratégico é possível definir uma espécie de “roteiro para o futuro”, pois esse plano é montado considerando diferentes cenários.
Essa variação, por sua vez, dá a você uma perspectiva mais ampla de como agir em diferentes situações, diminuindo os riscos monetários para a sua loja.
3. Renegocie com credores e fornecedores
Lembra que falamos sobre cortar gastos ou, pelo menos, reduzi-los? Pois não há outra forma de fazer isso do que renegociando com seus fornecedores e credores.
A partir da identificação de todas as despesas da sua loja, veja quais podem ser melhoradas e entre em contato com os responsáveis pelas cobranças.
É possível, por exemplo, mudar planos de internet, rever contratos de prestação de serviços, tentar baixar gastos relacionados a abastecimento, entre outras abordagens relacionadas.
4. Conscientize seus funcionários
E atenção! De nada adianta adotar diferentes práticas de controle de despesas empresariais se os seus funcionários não colaborarem com essa estratégia.
Em um primeiro momento, pode não parecer, mas se você parar para pensar, pequenos gastos no dia a dia podem resultar em custos financeiros significativos em médio e longo prazo.
Uso inadequado de materiais de escritório ou de limpeza, manuseio incorreto de equipamentos que geram desgaste e levam à necessidade de manutenções não programadas, tudo isso são exemplos de gastos que podem ser evitados.
Aqui, o ideal é conscientizar os funcionários, destacando quanto suas ações e comportamentos afetam a saúde financeira da loja. Uma das melhores formas de fazer isso é dando bons treinamentos.
5. Melhore a gestão de estoque
Repor as mercadorias é essencial para garantir que nenhuma venda seja perdida. Porém, a gestão de estoque também pode aumentar as despesas da sua franquia se não for feita corretamente.
Antes de enviar os pedidos aos fornecedores, é fundamental conferir se o item em questão precisa mesmo ser reposto.
Se você não tomar esse cuidado, pode comprar produtos desnecessariamente e perder dinheiro, assim como ter prejuízos financeiros quando eles passam da validade ou são avariados por ficarem muito tempo armazenados.
6. Use indicadores financeiros
Outro ponto que não pode faltar no processo de controle de despesas empresariais é o uso de indicadores financeiros, pois eles ajudam a mensurar os resultados, apontando se suas estratégias estão dando certo ou não.
Alguns exemplos dos que podem ser usados para o gerenciamento de gastos são:
- custos fixos;
- custos variáveis;
- nível de endividamento;
- retorno sobre o investimento
- rentabilidade;
- lucratividade.
7. Escolha uma boa ferramenta de gerenciamento
A tecnologia é uma importante aliada para a realização de, praticamente, todas as dicas que demos.
Ao utilizar um bom software de controle de despesas, você otimiza o tempo de identificação e análise das contas, evita erros nos lançamentos, tem uma visão completa e realista do dinheiro que entra e sai da sua loja, e muito mais.
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