Seja qual for o segmento do seu negócio, é importante investir em uma gestão das compras. Isso porque o gerenciamento adequado dessa área proporciona economias consideráveis ao negócio e pode ampliar seu lucro final.
Por esse motivo, não é surpreendente que a compra seja um dos elementos mais relevantes na cadeia de suprimentos. Afinal, é a partir de uma aquisição correta que o produto chega ao consumidor final com um valor acessível, ou sua equipe tem material para trabalhar.
Quer entender como fazer uma gestão de compras eficaz na sua empresa? Então, continue a leitura, pois no artigo a seguir ensinamos o que você precisa saber para obter os melhores resultados. Vamos lá?
Principais aprendizados deste artigo:
- A gestão de compras é uma prática essencial para otimizar o fluxo de aquisição de mercadorias de um negócio e, assim, reduzir os custos com os pedidos e garantir mais agilidade para as entregas.
- O processo envolve o estudo das necessidades, a análise e a negociação com os fornecedores, os pedidos de compras, a liberação do pagamento e o monitoramento das entregas.
- Para obter um fluxo de compras otimizado, é necessário padronizar os procedimentos, capacitar a equipe, monitorar as compras e estabelecer um relacionamento com os fornecedores.
- Adotar ferramentas para gestão de compras ajuda a facilitar o processo, assim como sistemas de gestão financeira, que centralizam o controle das contas a pagar em uma única plataforma, o que auxilia no cumprimento das obrigações com os fornecedores.
O que é gestão das compras?
A gestão das compras consiste na prática de gerenciar a aquisição de bens ou serviços para alcançar as metas e objetivos de uma empresa. Envolve uma série de ações que visam otimizar os processos de aquisição de insumos e materiais.
O setor é responsável por executar ações de controle de estoque e compras (para garantir a disponibilidade dos itens para o negócio), gestão de relacionamento com fornecedores e mais:
- planejamento das aquisições;
- pesquisa e comparação de preços;
- análise de fornecedores;
- emissão de pedidos;
- conferência das entregas para assegurar que tudo está dentro dos conformes;
- registro das operações;
- monitoramento dos gastos.
É interessante ressaltar ainda que a metodologia de compra está diretamente relacionada à gestão de estoque. Isso porque é necessário acompanhar e calcular a quantidade ideal de insumos para cada momento.
Além disso, você deve evitar estoques desnecessários, pois este capital congelado poderia ser investido. Por outro lado, não deve deixar que faltem insumos, porque isso pode frustrar os clientes por não atender às suas demandas e expectativas.
Quais as vantagens da gestão de compras para as empresas?
O principal objetivo da gestão de compras é garantir que os processos de aquisição aconteçam de maneira fluida. Assim, você pode aproveitar benefícios, como:
- melhores condições de pagamento;
- redução de custos de mercadorias;
- melhora da eficiência operacional;
- diminuição dos erros;
- auxílio no planejamento estratégico.
Como funciona a gestão de compras? Principais etapas
A gestão de compras funciona por etapas. Isto é, para finalizar a tarefa, é necessário seguir um fluxo de trabalho que engloba:
- a identificação da necessidade (quando você percebe que precisa repor um insumo);
- o pedido de compra (que começa pela procura dos itens);
- a análise dos fornecedores (envolve o estudo das opções a fim de encontrar a mais adequada para o momento);
- a negociação com fornecedores (para conseguir melhores preços e/ou condições de pagamento);
- o pedido (após escolher o fornecedor, você fecha o negócio);
- a aprovação do pagamento (o departamento de compras envia os dados para o setor de finanças que libera o dinheiro);
- o controle de entrega e distribuição (o responsável pela compra confere se o pedido chegou corretamente e entrega os insumos aos departamentos que precisam).
Destacamos que esse é um processo cíclico. Isto significa que se repete continuamente sempre que você precisar adquirir novos insumos e a boa execução de todas as etapas afeta o funcionamento de todo o negócio. Entenda como a seguir!
Qual impacto nos custos com mercadorias no fluxo de caixa?
O custo das mercadorias adquiridas por meio do processo de compras exerce um impacto considerável no fluxo de caixa da empresa. Afinal, o termo se refere às movimentações financeiras, certo? Então, é possível afirmar que os gastos com materiais afetam o que “sobra” nos cofres do empreendimento.
Alguns fatores afetam negativamente o fluxo de caixa por uma gestão de compras ineficiente, tais como:
- custo das matérias-primas;
- impostos e tarifas;
- despesas de transporte (entrada e saída), incluindo taxas de frete;
- encargos do fornecedor;
- termos de pagamento;
- custos de armazenagem e manuseio de terceiros.
Por esse motivo, é importante pensar em estratégias para otimizar a gestão de compras. Assim, você consegue economizar e, ao mesmo tempo, aumentar seu faturamento. Quer entender como? Então, coloque em prática as nove dicas que mostramos a seguir!
Como otimizar a gestão de compras na sua empresa?
As nove melhores dicas de como otimizar a gestão de compras da sua empresa são:
- otimize seu processo de compras;
- capacite sua equipe;
- analise os gastos recorrentes;
- acompanhe a demanda;
- pondere ao importar insumos;
- padronize as aquisições;
- avalie os fornecedores;
- estabeleça parcerias;
- invista em tecnologia.
Veja como colocar cada uma em prática logo abaixo!
1 – Otimize seu processo de compras
O primeiro passo para otimizar a gestão de compras da sua empresa é gerenciar as aquisições. A intenção é fazer com que o processo aconteça de maneira organizada e padronizada.
Para alcançar esse feito, você pode criar um departamento voltado exclusivamente para controlar as compras ou repassar esta atividade a um funcionário específico do setor financeiro.
Também é importante ter um processo de gestão claro que descreva as regras e boas práticas que deverão ser utilizadas como diretiva. Deste modo, você evita o possível conflito de interesses por parte dos profissionais envolvidos na execução das atividades.
2 – Capacite sua equipe
A segunda etapa é garantir que a equipe responsável por efetuar e acompanhar as compras seja preparada para atender às demandas (bem como resolver quaisquer problemas que surgirem, como falta de um material ou envio errado do pedido).
Para conquistar esse resultado, estabeleça um programa de treinamento de compras que inclua aspectos como as melhores táticas de negociação de contratos e dicas de como seguir as políticas da empresa.
As habilidades de negociação são particularmente importantes para garantir que você obtenha o máximo de seus fornecedores. O treinamento também garante que seu pessoal de compras conheça suas expectativas e seja responsável por suas ações.
3- Analise os gastos recorrentes
Para reduzir custos com mercadorias, é interessante analisar os gastos recorrentes. Em outras palavras, identificar as despesas que se repetem com frequência.
Esse processo ajuda a negociar com os fornecedores um desconto especial ou um prazo maior para pagar, o que gera economia para o negócio.
Ao colocar as despesas frequentes na ponta do lápis, você pode identificar custos desnecessários e, assim, cortá-los para reduzir ainda mais os gastos mensais com as compras.
4 – Acompanhe a demanda
Descubra as necessidades essenciais da sua empresa para garantir que seu foco esteja nas demandas críticas. Esse processo pode exigir a revisão das políticas internas para incluir novos critérios que determinam o essencial quando se trata da aquisição de insumos, por exemplo.
De qualquer maneira, uma análise de demanda significa que você precisa se concentrar não só no custo, mas também na quantidade e na necessidade. Só assim pode priorizar o que realmente importa para um processo de compras otimizado.
5 -Pondere ao importar insumos
Adquirir produtos e serviços a preços mais acessíveis do exterior pode ser uma oportunidade. Entretanto, tenha em mente que a escolha por fornecedores estrangeiros vem com custos adicionais, tais como transporte, logística ou despesas associadas com alfândega e outros.
As taxas de câmbio ondulantes também afetam os custos desse tipo de operação. Por esse motivo, é bom considerar os prós e contras e, acima de tudo, pesquisar para ver se vale mesmo a pena importar (tanto pelos preços quanto pela demora na entrega).
6 -Padronize as aquisições
Sempre que possível, opte por adquirir produtos ou serviços padronizados dos seus fornecedores. Esse tipo de compra costuma ser mais em conta, uma vez que a produção acontece em larga escala, e a entrega é mais rápida, porque as chances de tê-los em estoque são maiores.
É claro que nem sempre é possível padronizar as aquisições, já que, às vezes, é necessário adquirir materiais personalizados (como brindes com o nome da sua empresa para distribuir para os parceiros de negócios).
Porém, sempre vale a pena conversar com seus fornecedores e procurar por um desconto nessas ocasiões.
7 -Avalie os fornecedores
Introduza um sistema eficaz de avaliação de desempenho dos seus fornecedores. As empresas geralmente usam formulários padronizados que ajudam a avaliar fatores como qualidade do material, tempo de entrega, estoque de consignação e custos.
Muitas organizações ainda fazem vistorias periódicas em seus fornecedores. Normalmente, os responsáveis por essas visitas são os membros da equipe de compras e da área da qualidade da empresa.
Em todo caso, aproveite a ocasião para melhorar o relacionamento com seus fornecedores.
8 -Estabeleça parcerias
Contar com apenas um abastecedor pode ser complicado, já que, se por algum motivo este fornecedor não conseguir atender seu tempo de entrega, a falta de insumos pode impactar toda a sua cadeia produtiva.
Por esse motivo que empresas maiores trabalham com no mínimo três fornecedores para alguns insumos. Assim, caso um deles não consiga atender o pedido, sempre há outra opção.
Esse é um número base, mas cabe a você determinar a quantidade de fornecedores necessários ao seu negócio.
É bom ter em mente que, contar com menos fornecedores promove a economia de tempo e recursos. Em especial devido ao maior volume de compras, que potencializa o seu poder de barganha na hora de negociar os contratos.
Ao mesmo tempo, você consegue criar um relacionamento mais estreito com os abastecedores, o que também ajuda na hora de pedir aquele desconto.
9 – Invista em tecnologia
A nona e última dica é investir em ferramentas para gestão de compras para facilitar o controle das demandas e dos pagamentos. Um bom software de automação permite automatizar os pedidos de compra para agilizar as tarefas.
Já os sistemas de gestão de financeira, como o F360 Finanças, por exemplo, contam com recursos bastante úteis para otimizar a rotina do departamento, como:
- controle de contas a pagar e receber;
- integração com outras plataformas;
- emissão de relatórios financeiros;
- gestão do fluxo de caixa.
Dessa maneira, você tem uma visão mais ampla das suas finanças e consegue organizar seu fluxo de compras a fim de economizar. Ficou interessado? Então, agende uma demonstração gratuita para ver o F360 Finanças em ação!
FAQ:
O que é gestão de compras?
A gestão de compras consiste em empregar estratégias e ferramentas para controlar e otimizar o fluxo de aquisição de mercadorias e insumos para uma empresa. O processo envolve ações de planejamento, pesquisa, análise de fornecedores e registro das operações.
Por que gerenciar as compras do seu negócio é importante?
Gerenciar o processo de compras de um negócio é importante, pois ajuda a construir um relacionamento com os fornecedores, agilizar a entrega dos pedidos, reduzir os custos das aquisições de produtos e melhorar a eficiência operacional do negócio.
Como otimizar a gestão de compras?
Para otimizar a gestão de compras, é necessário:
- padronizar o processo de compra;
- treinar os colaboradores;
- monitorar as demandas;
- avaliar os fornecedores;
- estabelecer parcerias estratégicas.
Como a tecnologia pode ajudar na gestão de compras?
A tecnologia pode ajudar na gestão de compras por centralizar e otimizar a execução de tarefas repetitivas, como o monitoramento das contas a pagar a fim de evitar o atraso na transferência do dinheiro devido aos fornecedores.
