notas fiscais ao lado de uma calculadora
Contabilidade 13/05/2024

Controle de notas fiscais: como fazer e ter sucesso?

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Fazer o controle de notas fiscais é muito mais do que organizar e armazenar os documentos emitidos. Na verdade, esse é um dos pilares de uma boa gestão financeira e contábil da sua loja.

Nós, da F360, especialistas no assunto, adiantamos: esse gerenciamento deve ser encarado como parte da rotina administrativa de qualquer loja. Além de beneficiar o controle das finanças, ele evita problemas com a Receita Federal.

Por isso, preparamos este texto para você, varejista, aprender como fazer o controle de notas fiscais e as vantagens de investir tempo e dedicação nessa gestão. Aproveite!

O que é controle de notas fiscais?

O controle de notas é uma prática de gestão que organiza, armazena e integra os documentos fiscais emitidos e recebidos por um negócio. A ideia é facilitar a consulta quando precisar acessar algum deles, especialmente se forem pedidos pela fiscalização da Receita Federal.

Com o avanço da tecnologia, a nota fiscal é emitida digitalmente, sendo chamada de nota fiscal eletrônica (NF-e).

Qual a importância do controle de notas fiscais?

Gerenciar as notas fiscais eletrônicas da sua loja ou franquia é extremamente importante porque isso evita atrasos e multas cobradas pela Receita Federal.

Até porque a maior função da NF é comprovar legalmente as operações de compra e venda de produtos/serviços ou contratação de fornecedores e parceiros junto aos órgãos reguladores e fiscalizadores.

Também é um documento fundamental para acompanhar o registro das transações realizadas, como receitas, despesas e pagamento de impostos, ou seja, fazer uma boa gestão financeira da loja.

Citamos, ainda, outras razões que comprovam a importância do controle de notas fiscais:

  • conferir a cobrança de impostos e tributos;
  • avaliar a saúde financeira;
  • fazer a gestão do fluxo de caixa;
  • realizar a correta declaração de impostos, evitando a sonegação fiscal;
  • planejar investimentos e orçamentos da loja.

5 vantagens do controle de notas fiscais

Além de ajudar a organizar e gerenciar o fluxo de caixa e ser usado para conciliação bancária e de cartões, outras vantagens do controle de notas fiscais são: controlar trocas e devoluções de produtos, evitar prejuízos com cobrança indevida de impostos e analisar as receitas e despesas da loja.

Destacamos algumas delas a seguir, confira!

Organizar o fluxo de caixa

É muito importante gerenciar as notas fiscais para acompanhar as entradas (receitas) e saídas (despesas) de recursos financeiros do negócio, ou seja, o fluxo de caixa. Caso haja alguma divergência no final do dia, elas podem ser usadas para comprovar vendas e valores.

Melhor controle de trocas, devoluções e do estoque

Organizar notas fiscais possibilita encontrar os documentos que você precisa para realizar uma troca ou devolução de produto. São nelas que estão registrados os detalhes da compra, como valor, data e mercadoria.

Adicionalmente, há o fato de o controle de trocas e devoluções impactar diretamente a boa gestão do estoque. As notas fiscais permitem atualizá-lo, registrando as entradas dos itens devolvidos e saídas dos produtos substitutos ou vendidos.

Acompanhar os impostos

O valor usado para pagar os impostos precisa ser devidamente bem-monitorado, pois, além de fazer parte das despesas da loja, ele serve como base de diversos cálculos financeiros, como a precificação do mix de produtos.

Melhorar a gestão financeira

A gestão de notas fiscais é essencial para ter uma boa gestão financeira da sua loja. Sem ela, suas finanças podem apresentar grandes problemas – e prejuízos.

Isso porque todo empresário deve entender seus gastos fixos e variáveis e as receitas para planejar investimentos, manter o caixa no positivo e garantir a existência do negócio ao longo dos anos.

Apenas um erro no controle de notas fiscais eletrônicas impacta a elaboração de vários documentos importantes, como o DRE (Demonstrativo de Resultado do Exercício) e a declaração do imposto de renda.

Manter-se dentro da lei

Por último, destacamos o benefício de evitar a sonegação fiscal e estar em dia com a Receita Federal, evitando multas e sanções. Com o registro bem-feito de todas as transações, o varejista facilita a auditoria dos dados e previne falhas.

Continue aprendendo: Como emitir nota fiscal de produto? 5 passos principais!

Como fazer o controle de notas fiscais?

Agora que você já entendeu que a gestão de NF é indispensável para gerenciar bem a loja, aprimore seus conhecimentos e confira mais dicas de como fazer o controle de notas fiscais de modo correto, sem dor de cabeça.

  1. Defina o responsável pela gestão de notas fiscais

Pode até ser você, mas é recomendado definir um ou dois colaboradores que sejam os responsáveis pela gestão das notas fiscais do negócio. Eles precisam ser bem-organizados, ter facilidade com números e conhecer tributos, siglas e taxas contábeis.

Outras opções são contratar um contador, terceirizar a contabilidade ou investir em um sistema emissor de nota fiscal que automatize processos, facilitando a conferência e o armazenamento dos documentos.

Lembre-se que é necessário guardar os documentos fiscais por, pelo menos, 5 anos, de acordo com a Receita Federal. E há alguns tipos que podem ser guardados por mais tempo – por segurança.

Leia também: Sistema de emissão de notas fiscais: por que você deve usar?

  1. Organize as notas fiscais emitidas e recebidas

Depois de definir quem fará o gerenciamento, é hora de organizar as notas fiscais emitidas e recebidas pela loja. Não se esqueça de definir um padrão para tornar a organização mais eficiente.

  1. Contrate um sistema emissor de notas fiscais

Até podemos falar para você criar uma planilha de controle de notas fiscais, mas sabemos o quanto o trabalho manual diminui a produtividade e abre espaço para mais erros.

Sendo assim, é altamente recomendável que o empresário varejista tenha sistemas modernos e automatizados para auxiliar a gestão contábil e financeira da loja.

O F360 Emissor, por exemplo, possibilita a emissão e gestão de NF-e de várias marcas, lojas e canais de venda, além de armazená-las por 5 anos. Isso sem falar na integração à Secretaria da Fazenda (Sefaz), que evita erros de preenchimento e, de forma prática, coleta os dados registrados no sistema da prefeitura.

  1. Confira se as notas recebidas são verdadeiras

Mesmo tendo um bom relacionamento com fornecedores e parceiros, é indispensável conferir se as notas recebidas são autênticas. Verifique os dados preenchidos e consulte o sistema da Sefaz para garantir a autenticidade.

  1. Fique atento aos prazos de pagamentos e recebimentos

Um fator que influencia o bom gerenciamento de NF-e é o cumprimento dos prazos de vencimentos. Afinal, é importante saber quando receberá para planejar investimentos. Além disso, pagar os fornecedores e parceiros em dia é essencial para evitar multas e taxas, além de manter o fluxo de caixa organizado.

Saiba mais: Nota fiscal cancelada: quando esse evento pode acontecer?

  1. Centralize todas as notas em um só lugar

Por fim, destacamos a importância de centralizar os documentos fiscais em um só local. Isso colabora para organizar e ter acesso mais rápido a eles na hora de realizar a conferência de impostos e valores.

Mais uma vez, citamos a facilidade que ter um sistema emissor de notas fiscais proporciona ao varejista: automaticamente, ele armazena as NF-e emitidas!

Em paralelo, citamos outros recursos do F360 Emissor:

  • emissão de notas para produtos e serviços;
  • integração com a Secretaria da Fazenda;
  • download de notas emitidas no formato XML ou Excel;
  • e muito mais!

Agende uma demonstração gratuita e saiba como facilitar a emissão e o controle de suas notas fiscais!

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Escrito por:

Maurício Galhardo

Head e curador do F360 Educa, apaixonado por finanças, autor de três livros de negócios e gestão financeira, com ampla experiência em treinamentos e palestras. Já treinou mais de 20 mil pessoas no varejo!