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Manter os documentos contábeis em dia não é uma tarefa fácil. Nós sabemos. Por isso, é importante aprender sobre as formas de gerenciá-los sem perder tempo e dinheiro. Afinal, eles fazem parte da gestão financeira de qualquer loja e servem como base para as tomadas de decisão.
Com a gestão correta das finanças e da contabilidade, é possível visualizar o que precisa ser feito para melhorar o desempenho – e o crescimento – da empresa a curto, médio e longo prazo.
Em outras palavras, além de seguir exigências legais e fiscais, esses documentos são vitais para registrar, analisar e controlar as transações feitas pela loja.
Se você não sabe muito bem o que são documentos contábeis, quais os mais importantes e como gerenciá-los de modo adequado, nós explicamos! Continue a leitura e tire suas dúvidas.
O que são documentos contábeis?
Os documentos contábeis são usados para registrar dados financeiros, contratos, vendas e outras operações de uma empresa. De modo geral, eles são usados para a escrituração de registros obrigatórios da contabilidade.
E é justamente pela sua importância que os documentos contábeis devem ser bem-organizados e armazenados de forma cronológica. Dessa forma, fica mais fácil encontrar algum deles quando for necessário, principalmente em situações de erros e inconsistências.
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Quais os documentos contábeis mais importantes para a empresa?
Para entender melhor sua relevância na gestão de uma loja, separamos abaixo os documentos contábeis mais importantes para a empresa. Confira!
Documentos fiscais
No varejo, esses documentos são alguns dos mais lembrados pelos empreendedores. A nota fiscal, por exemplo, é indispensável para comprovar uma transação financeira, com a cobrança de determinados impostos.
A boa notícia é que a maior parte dos documentos fiscais são eletrônicos e podem ser criados, enviados e armazenados de forma digital.
Saiba mais: O guia completo da nota fiscal eletrônica: vantagens, tipos e como emitir!
Comprovantes de pagamentos
Outros documentos essenciais são os comprovantes de pagamentos de contas, como os de luz, água, gás, telefone, aluguel e internet.
Além disso, eles são usados na gestão contábil e financeira, pois representam despesas que devem ser inclusas para elaborar demonstrações, como o DRE (Demonstração de Resultado do Exercício) e o balanço patrimonial.
Entre os comprovantes, citamos outros importantes:
- pagamento de impostos e tributos;
- folha de pagamento;
- guia de recolhimento do FGTS;
- recibos de pagamento de salários, bonificações, férias e 13°;
- extrato bancário;
- quitação de qualquer outro tipo de despesa.
Os benefícios de manter todos os comprovantes organizados são vários, como entender os custos fixos e variáveis da loja e fazer a conciliação bancária de modo eficiente, sem erros ou esquecimentos de recebimentos ou pagamentos.
Inventário do estoque
O inventário de produtos no estoque é um documento contábil vital para evitar divergências na hora de vender uma mercadoria que consta como disponível no sistema, mas já está esgotada. Afinal, isso pode frustrar o cliente e deixá-lo insatisfeito com a loja.
A propósito, ter um inventário sempre atualizado colabora para eliminar e/ou reduzir perdas e otimizar as operações, reduzindo custos e elevando a produtividade.
Por quanto tempo armazenar os documentos contábeis?
Outra dúvida comum entre os varejistas é o tempo necessário para armazenar cada tipo de documento contábil. De modo geral, a maior parte deles precisa ser guardada durante cinco anos.
Só que algumas categorias de registros contábeis exigem um tempo maior de armazenamento. Entenda abaixo.
Documentos tributários
Os documentos tributários, como notas fiscais e comprovantes de pagamentos e recebimentos, devem ser guardados por, no mínimo, cinco anos.
Documentos fiscais e comerciais
Pela variedade de documentos fiscais e comerciais, que têm tipos diferentes, o prazo de armazenamento varia:
- arquivos fiscais e comerciais: cinco anos;
- tributos ou contratos de investimentos coletivos: oito anos;
- contratos de seguro, previdenciários privados, pagamentos mercantis e títulos de capitalização: 20 anos;
- ações administrativas e judiciais: tempo indeterminado.
Documentos trabalhistas e previdenciários
Na maior parte dos casos, os documentos trabalhistas e previdenciários devem ser guardados por, pelo menos, dois anos.
Algumas exceções são:
- CAT (Comunicação de Acidentes de Trabalho) e GPS (Guia de Previdência Social): 10 anos;
- PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário) e PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional): 20 anos;
- Depósito do FGTS: 30 anos;
- CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados): 36 anos;
- Contrato de Trabalho e Ficha do Colaborador: tempo indeterminado.
Em paralelo, a folha de pagamento deve ser armazenada por 10 anos e a guia de recolhimento do FGTS por 30.
Como fazer a gestão de documentos contábeis?
O primeiro passo é organizar os documentos existentes. Se forem físicos, digitalize todos e guarde-os na nuvem (internet) para serem acessados a qualquer hora e lugar. Porém, se eles já forem digitais, classifique-os pela categoria e ordem cronológica.
É indispensável classificar os documentos de acordo com sua natureza, como fiscais, tributários, comerciais, trabalhistas e outros, a fim de reuni-los de forma adequada e facilitar a pesquisa depois.
Outras duas dicas de como fazer a gestão de documentos contábeis são:
- contrate um contador qualificado e experiente para auxiliar as operações;
- invista em um bom sistema de gestão contábil e financeira para integrar e armazenar os dados relevantes e estratégicos.
Continue aprendendo: Tudo sobre contabilidade 4.0: como aproveitar seus benefícios?
Use a tecnologia para a gestão de documentos contábeis
A melhor forma de gerenciar seus documentos contábeis é usar um sistema de gestão contábil, que coleta, armazena e integra dados de outras plataformas em um só local. Assim, a organização fica mais simples, sendo possível conferir inconsistências e elaborar demonstrativos de maneira mais segura.
Por sinal, a tecnologia é indispensável para o varejista registrar e analisar dados contábeis, ajudando a dar mais segurança às informações e tornar as análises e tomadas de decisões mais assertivas.
O F360 Contábil, por exemplo, oferece vários recursos valiosos e estratégicos:
- identificação de prazos e créditos fiscais pelo cruzamento de dados com a Receita Federal e a Procuradoria Geral da Fazenda Nacional;
- processos automatizados;
- emissão de relatórios;
- exportação de arquivos;
- análise de indicadores contábeis;
- gestão dos certificados digitais;
- relatórios padronizados;
- e muito mais!
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