As gestões financeira e fiscal de uma empresa são um assunto muito sério e, por isso, você não deve negligenciá-las. Por isso, desde o início, é preciso escolher o método contábil ideal. E um dos principais é o regime de caixa.
Na prática, esta é uma metodologia que contabiliza os custos e rendimentos apenas quando importam: no momento de entrada ou saída de dinheiro do caixa, o que faz com que seja bastante popular entre micro e pequenas empresas.
Quer entender melhor os motivos e como aplicar esse método, na prática? Então, veio ao lugar certo, porque a seguir você confere um guia completo com tudo que precisa saber sobre o regime de caixa. Preparado para conferir?
Principais aprendizados deste artigo:
- O regime de caixa é um método caracterizado pela contabilização das despesas e receitas só após entrar ou sair dinheiro do negócio. Ou seja, quando receber ou pagar uma conta.
- Esta metodologia funciona de maneira oposta ao regime de competência, no qual os valores valem no momento da sua geração, mesmo que se agende o pagamento (ou recebimento) para o futuro.
- Micro e pequenas empresas, assim como aqueles empreendimentos que optam pelos modelos de tributação de Lucro Presumido ou Simples Nacional, podem adotar esse método contábil na sua rotina financeira.
- O regime de caixa pode ser bastante benéfico, já que permite visualizar com mais clareza a situação atual do fluxo de caixa, da liquidez do empreendimento e ainda reduz o risco de perdas, uma vez que você sabe exatamente quanto tem disponível para arcar com as dívidas.
O que é regime de caixa?
O termo regime de caixa se refere a um procedimento contábil no qual um negócio só contabiliza, de fato, suas receitas e despesas após o registro de entrada ou saída de dinheiro do caixa da loja. Em outras palavras, o procedimento não acompanha a geração de notas fiscais para cada transação, mas o fluxo de caixa.
Para compreender melhor, vamos a um exemplo. Imagine que o seu cliente parcelou em cinco vezes a compra de um produto.
Neste caso, sua empresa paga os impostos referentes àquele item cada vez que o seu consumidor quitar uma das cinco parcelas, e não o valor total do imposto no ato da compra, quando há a emissão da nota fiscal, certo?
Pois bem, esse processo ajuda muitas pequenas e médias empresas, que conseguem pagar o imposto na mesma proporção em que recebem o dinheiro, o que as ajuda a não ficar “no vermelho” por um tempo.
Por conta dessa característica que o regime de caixa se tornou fundamental, principalmente porque os conceitos de pagar e comprar são coisas diferentes. Aliás, existem muitos empreendimentos que liberam o produto com antecedência e o cliente só começa a pagar no mês seguinte ou até mesmo posteriormente.
Para finalizar a explicação sobre a contabilidade em regime de caixa, saiba que a prática também é bastante favorável às prestadoras de serviço.
Isso porque não importa se o cliente paga por cheque, transferência ou cartão de crédito, o imposto só incide após a realização do serviço e a emissão da nota fiscal só ocorre após o recebimento do valor total.
Agora que ficou clara a definição, confira uma comparação entre regime de caixa e de competência para entender as diferenças entre os dois métodos!
Comparação entre regime de caixa e de competência: quais as diferenças?
O regime de competência funciona de maneira contrária à do de caixa. O modelo dita que a contabilização de todos os gastos e receitas de um negócio acontece a partir do momento de finalização da compra. Ou seja, não importa se você paga ou recebe o valor apenas após 30 (ou mais) dias. O registro ocorre na hora de geração da entrada (ou saída).
A principal diferença entre as duas abordagens é, portanto, quando acontece a geração das receitas (ou despesas).
Por exemplo, no caso do regime de competência, se a empresa faz uma transação e a quita em parcelas, lança o valor total na mesma data de assinatura do contrato, independentemente do dia agendado para o pagamento.
Ressaltamos ainda que, para fins do imposto de renda, a legislação brasileira considera o regime de competência como modalidade oficial, pois é mais “democrático”, já que qualquer organização pode utilizá-lo.
Quer aprender mais sobre as diferenças entre os dois sistemas contábeis? Então, não deixe de conferir este artigo do nosso blog que ensina tudo o que você precisa saber sobre regime de caixa e regime de competência!
Por que adotar o regime de caixa na contabilidade do seu negócio?
O regime de caixa é o modelo mais simplificado e, por conta disso, tem o objetivo de beneficiar empreendimentos que trabalham com vendas a prazo ou com datas de pagamento diferentes das do início da transação.
Outro ponto é que, não importa qual o porte ou segmento da empresa, você deve priorizar tanto a gestão financeira quanto a fiscal. Posto isto, confira a seguir algumas vantagens de adotar esse modelo contábil no seu negócio!
1. Entrega uma visão real do fluxo de caixa
Como o regime de caixa só considera as despesas e os rendimentos a partir do momento de efetivação das movimentações, você consegue trabalhar suas finanças (e a situação do caixa do empreendimento) em tempo real e não ao seguir uma reflexão de dias atrás.
Ao agir em função dessa visão mais realista, você não precisa contar com lucros que ainda não chegaram ao seu caixa, o que ajuda a evitar tomadas de decisões precipitadas futuramente.
Em resumo, significa que você vê o seu fluxo de caixa como é e não como foi (por usar dados do passado) ou como será (por trabalhar com previsões).
2. Proporciona uma demonstração real da liquidez do empreendimento
Arcar com as obrigações (como o próprio nome já diz) é obrigatório. No entanto, sabemos que empresas que estão em tempos de crise e enfrentam dificuldades precisam de um jogo de cintura maior para quitar todas as despesas, como:
- salários;
- tributações;
- quitação com os fornecedores.
Estes elementos, além dos custos básicos do negócio, como conta de luz, água, aluguel, internet e gastos inesperados do dia a dia, como o conserto de um equipamento essencial para o funcionamento do seu negócio.
Neste sentido, o regime de caixa entrega uma visão real da situação financeira do negócio, já que mostra o dinheiro disponível em caixa.
Desse modo, você visualiza quais despesas consegue pagar com o que tem, o que oferece informações fundamentais a respeito da liquidez (a capacidade de se manter) do negócio.
3. Reduz os riscos de perdas em investimentos
Se você sabe que a sua empresa tem um valor x, é básico que o empreendimento não consiga arcar com um valor x + y, pois representa um valor acima daquilo que consegue lidar.
Ao ter essa visão real com o regime de caixa, as tomadas de decisão em curto, médio e longo prazo se tornam mais pontuais e menos arriscadas. A metodologia, portanto, ajuda a manter a saúde financeira do seu negócio em dia, uma vez que é possível compreender facilmente a real situação do seu caixa.
Como o regime de caixa pode impactar a apuração de impostos dos negócios?
O regime de caixa impacta a apuração dos impostos dos empreendimentos pelo simples fato de afetar a data de cobrança. Como já explicamos, nesta modalidade você só efetua o pagamento quando recebe os valores referentes aos tributos e de forma proporcional às entradas.
Vale ressaltar que é por essa razão que o regime de caixa costuma ser mais vantajoso quando o assunto é controle financeiro em pequenas empresas no quesito pagamento de tributos.
Isso porque você só precisa arcar com as obrigações fiscais (pagar os impostos) quando receber.
Logo, não fica um tempo “no vermelho” por gerar uma guia de pagamento no momento da venda (quando emite a nota fiscal), apenas quando os recursos estão disponíveis em caixa.
Quais os cuidados você deve tomar com a gestão financeira em regime de caixa?
Destacamos que é preciso tomar certos cuidados com a gestão financeira em regime de caixa para evitar problemas no pagamento dos tributos ao optar por esta modalidade. Os principais pontos de atenção são:
- assegurar-se de registrar todas as receitas detalhadamente a fim de evitar esquecer o débito do imposto ou executar o pagamento duas vezes. Para alcançar esse resultado, faça o uso de plataformas de gestão robustas;
- sempre manter a equipe atenta aos prazos de entrada e saída de cada valor;
- conversar com o seu contador para integrar o regime ao fluxo de caixa para alinhar as estratégias de gerenciamento;
- não confundir o regime de caixa com o regime de competência (já explicamos as diferenças entre os dois no início deste guia).
Quem pode adotar o regime de caixa?
Qualquer empresa que optou pela modalidade de tributação por Lucro Presumido ou Simples Nacional pode adotar o regime de caixa.
Adicionalmente, negócios de micro e pequeno porte, assim como profissionais que atuam na prestação de serviços, estão incluídos na lista liberada para usar esse regime contábil. Portanto, é bastante democrático.
Como implementar um regime de caixa na sua loja? Dicas de ferramentas
Para finalizar este guia que te ajuda a fazer a gestão da contabilidade em regime de caixa, trouxemos uma dica prática de como implementá-lo: adote uma ferramenta robusta e completa.
O software F360 Contábil, por exemplo, permite que você monitore todas as informações do setor de forma centralizada. A plataforma ainda conta com a automação de processos (para otimizar sua rotina) e um canal do contador (para o profissional emitir relatórios com mais agilidade).
Adicionalmente, o sistema oferece recursos como:
- gestão de certificados digitais;
- emissão de relatórios padronizados;
- responsividade para você acessar a plataforma de onde estiver;
- análise de indicadores;
- consulta em órgãos federais;
- integração com o nosso sistema de gestão financeira, o F360 Finanças.
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FAQ:
O que é o regime de caixa e como funciona?
O regime de caixa é uma metodologia contábil que trabalha a partir do registro das entradas e saídas de dinheiro só a partir do momento em que ocorre uma movimentação. Ou seja, apenas quando o negócio contabiliza as despesas ou recebíveis.
Qual é a diferença entre regime de caixa e regime de competência?
A principal diferença entre os dois métodos é que no regime de caixa você só arca com as obrigações quando recebe. Já no regime de competência precisa pagar os tributos no momento de registro, não importa se o recebimento será a prazo ou parcelado.
Quais são as vantagens e desvantagens do regime de caixa?
As vantagens são que o regime de caixa reflete a situação real da saúde financeira e da sua liquidez, além de reduzir os riscos de perder dinheiro com investimentos. Já as desvantagens incluem a limitação para analisar a disponibilidade de recursos em longo prazo.
Como o regime de caixa afeta a apuração de impostos?
O regime de caixa afeta a apuração de tributos por realizar a cobrança apenas quando o negócio recebe os valores referentes ao cálculo, o que facilita o pagamento pelos micro e pequenos empreendedores.
Quais tipos de empresas devem utilizar o regime de caixa?
As empresas que optam pelos modelos de tributação do Simples Nacional ou Lucro Presumido podem usar o regime de caixa na sua gestão contábil. Ademais, o método é aceito por micro e pequenos negócios.
