Você tem uma pequena empresa e lida com as dificuldades diárias. Precisa cuidar do fluxo de caixa, quitar o salário dos colaboradores, comprar itens para repor o estoque e por aí vai. Para ter eficiência em todas essas atividades, é necessário saber como escolher software de gestão financeira.
Esse sistema automatiza as atividades operacionais e permite que você foque os aspectos estratégicos, como a captação de mais clientes e o desenvolvimento de habilidades que ainda faltam. No entanto, existe uma questão nem sempre é abordada: os requisitos de segurança.
É por isso que, neste post, vamos dar dicas para escolher um software de gestão financeira seguro. Para abranger os aspectos principais, apresentaremos a importância desse sistema, os critérios de segurança e a relevância de contar com uma equipe de suporte capacitada.
Assim, você pode selecionar a opção mais adequada ao seu negócio. Então, que tal entender melhor? Vamos começar agora:
A importância do software de gestão
O tamanho do seu negócio e o segmento de atuação pouco importam quando o assunto é a necessidade de contar com um sistema voltado para a gestão. Afinal, o objetivo de todos os empreendedores é saber como garantir a segurança financeira da sua empresa.
E muito desse propósito pode ser assegurado com um software adequado. Esse é um investimento que beneficia todos os setores da empresa, além de promover um controle mais apropriado dos dados e um faturamento mais elevado. Ao mesmo tempo, permite conquistar uma empresa moderna, rentável e que esteja em constante crescimento.
O que você deve estar pensando é: “todas as essas atividades são complexas. Como o software de gestão permitirá gerenciá-las?”. Isso acontece pelo fato de que o sistema reúne os dados sobre o seu negócio e os disponibiliza em um só lugar. Assim, todas as informações estarão acessíveis e poderão ser consultadas sempre que necessário.
Esse é um benefício importante, visto que gerenciar bem o negócio é crucial para o sucesso. Segundo dados do IBGE de 2015, apenas 37,8% das organizações ativas naquele ano tinham mais de 5 anos de existência. Do total de empreendimentos iniciados em 2010:
75,1% sobreviveu durante 1 ano;
62,9% por até 2 anos;
53,9% por 3 anos;
44,6% por 4 anos.
Como é possível perceber a partir desses dados, a gestão financeira é crucial para o mundo corporativo. A falta de controle do dinheiro pode levar os empreendimentos ao fracasso e deixar a empresa passível a situações de crise econômica. Por isso, ignorar esse aspecto é o mesmo que assumir uma possível inviabilização do funcionamento das atividades.
Os motivos que justificam por que investir em um gerenciador financeiro são bastante variados. Entre as funções que podem ser controladas pelo sistema estão:
plano de contas;
conciliação bancária;
contas a pagar e a receber;
fluxo de caixa;
relatórios ABC de vendas;
centro de custos; e
A partir desse conhecimento, fica evidente que a sua empresa deve apostar nessa iniciativa. Os benefícios do sistema de gestão financeira são:
Auxílio ao planejamento organizacional
O sucesso do seu negócio depende de um plano estruturado — e que seja condizente com a realidade. Dessa forma, o software fornecerá dados organizados e atualizados sobre as despesas e as receitas e ainda permitirá gerenciar o estoque eletronicamente, executar cálculos, classificar gastos e elaborar relatórios.
Com esses dados à disposição, fica mais fácil definir o planejamento estratégico organizacional e tomar decisões acertadas, já que você saberá qual é a real situação do negócio. O orçamento também fica melhor delimitado, porque se torna possível avaliar os gastos, projetar os rendimentos e contingenciar as verbas.
Facilidade para as rotinas diárias
Os sistemas de gestão financeira podem ser acessados remotamente por meio de computadores e dispositivos móveis. Essa é uma grande vantagem, já que você pode monitorar constantemente as finanças e executar algumas atividades fora do horário comercial. Assim, é possível saber como está o caixa da empresa, emitir Notas Fiscais Eletrônicas (NF-es), consultar pagamentos atrasados e mais.
Aumento da segurança para a empresa
Os dados organizacionais ficam mais protegidos com o software de gestão financeira, visto que todas as atividades são executadas dentro de uma plataforma única. Por meio dela, você lança pedidos de venda, emite NF-e e ordens de serviços, elabora a folha de pagamento dos colaboradores etc.
Resumindo: há um controle maior sobre todas as operações ocorridas no âmbito corporativo — o que consequentemente eleva a segurança dos processos. Em um nível mais avançado, alcança-se um crescimento saudável e estável.
Facilidade para o trabalho contábil e emissão de relatórios
A contabilidade influencia muito os resultados da sua empresa, além de fornecer informações relevantes para a gestão financeira e para o planejamento de ações. Essa questão é aprimorada com o software de gerenciamento, visto que gera relatórios de maneira rápida e simples.
Isso leva a uma economia de tempo e de mão de obra — o que possibilita tomar conta de outros aspectos estratégicos.
Redução da possibilidade de erros
O lançamento de dados manuais ocasiona a perda de tempo com formatação e aumenta as chances de erro e de retrabalho. Dessa forma, as informações no software de gestão financeira são mais confiáveis e estão integradas. O resultado é a inserção única dos números e o seu compartilhamento com os demais setores — o que mantém os relatórios sempre atualizados.
Em última instância, alcança-se um controle maior dos prazos, especialmente dos pagamentos de impostos, empréstimos e fornecedores, já que um alerta é emitido sempre que algum vencimento está próximo.
Redução dos gastos
Muitas vezes, os empreendedores entendem que adquirir uma nova tecnologia é ter um gasto a mais. No entanto, esse mito precisa sumir. O sistema de gestão financeira é um investimento, já que o valor pago retorna para a sua empresa por meio de aumento da lucratividade em médio prazo.
A redução de gastos propriamente dita é conseguida de diferentes maneiras, como a diminuição do quadro de colaboradores devido à simplicidade e à facilidade da rotina empresarial. Ainda há um clima organizacional melhor, porque os funcionários conseguem lidar com a carga de trabalho.
Monitoramento das movimentações financeiras
O software de gestão financeira facilita o acompanhamento em tempo real das entradas e das saídas de recursos. Assim, você sabe exatamente quanto tem de dinheiro em caixa, em determinado dia, e é capaz de fazer uma projeção de pagamentos a partir das contas já previstas.
O sistema também permite identificar a necessidade de contratar um empréstimo ou de modificar a estratégia de vendas para aumentar os resultados desse setor. Ou seja, sempre que for preciso ajustar algum item, é mais fácil detectá-lo e alterá-lo rapidamente para evitar prejuízos à sua empresa. Todos esses aspectos citados ainda resultam em agilidade para a gestão do negócio.
Requisitos de segurança de software de gestão financeira
A necessidade de usar um sistema com essa finalidade esbarra em um obstáculo: a segurança. Muitos empreendedores acreditam que os dados do negócio e dos clientes estarão (ou podem ficar) expostos. E esse é o principal motivo que faz muitas pessoas desistirem de usar um software tão importante para a administração empresarial.
Nesse cenário, é preciso compreender o que são os requisitos de segurança. Eles consistem em um conjunto de necessidades a serem atendidas pelo sistema e que são impactadas pela política de segurança da empresa. Por isso, eles abrangem aspectos funcionais e não funcionais.
Os primeiros são aqueles que descrevem comportamentos voltados para a providência de criação ou manutenção da segurança. Por isso, devem ser testados de maneira direta. Em boa parte dos casos se referem a ferramentas de segurança, como a autenticação com o uso de credenciais, o controle de acesso com base em papéis de usuários, entre outros.
Já os aspectos não funcionais são os processos exigidos pelo software para a manutenção da execução adequada de suas funções, mesmo que seja sob uso indevido. Alguns exemplos são o registro de eventos em log de auditoria e a validação de dados de entrada.
Tudo isso pode parecer muito complicado, mas o que você precisa saber é que são exigências de proteção para os dados. É assim que ele fornecerá confidencialidade, integridade, disponibilidade e autenticação e evitará os erros que podem acontecer ao longo do processo.
Nesse momento, os 3 principais requisitos de segurança são:
1. Dados criptografados
A criptografia é um método utilizado para a codificação de informações. Assim, apenas o emissor e o destinatário da mensagem poderão acessá-la e conferir o seu conteúdo. Atualmente, essa técnica está relacionada às chaves formadas por bits, algoritmos que conseguem decodificar os dados. Para que a mensagem seja lida, é preciso ter acesso a esse recurso.
As chaves podem ser públicas ou privadas e têm como função manter a segurança dos dados. A 1ª modalidade permite que todos tenham acesso. No entanto, é necessário ter a 2ª para que os dados sejam decodificados — de forma que somente o emissor e o receptor tenham esse acesso.
A criptografia é considerada 100% segura. Isso acontece porque ela depende da quantidade de bits adotada. O tamanho da chave pode ser de 64 ou 128 bits. Para você entender, um algoritmo de 8 bits contém 256 combinações para decodificar o documento. É por isso que quanto maior, mais segurança você tem.
Além disso, a criptografia pode ser simétrica ou assimétrica. A 1ª é uma chave simples para codificação e decodificação. A 2ª usa a chave pública para cifrar e a privada, para decifrar a mensagem.
Para exemplificar toda essa questão, imagine uma mensagem no WhatsApp. Ao enviá-la, ela fica ilegível até que o destinatário a receba. A leitura pode ser feita porque quem recebe tem a chave de decodificação — o que significa que terceiros não podem acessar o texto enquanto ele está sendo enviado, nem mesmo ao invadir um servidor do mensageiro, por exemplo.
Assim, a criptografia é uma espécie de “escrita secreta”, que evita interceptações externas. Na prática, ela permite que os dados armazenados no sistema de gestão financeira estejam sempre protegidos e só possam ser decifrados por pessoas que têm acesso à chave, ou seja, você e os colaboradores que autorizar. Sempre que algum funcionário sair da sua empresa, basta retirar o acesso para que os dados permaneçam seguros.
2. Certificado SSL (protocolo HTTPS)
A certificação Secure Socket Layer é um padrão de segurança tecnológica em todo o mundo e serve para proteger os dados enviados do site, e-commerce ou blog. Basicamente, ele permite que 2 computadores troquem informações de modo resguardado.
O SSL proporciona:
privacidade, porque as informações compartilhadas não podem ser espionadas;
integridade, porque a falsificação é impedida;
autenticação, porque a identidade da empresa, programa ou pessoa é assegurada.
Esse certificado complementa o protocolo TCP/IP, um dos principais quando o assunto é envio e recebimento de dados. Outros foram modificados para fornecer suporte ao SSL. Um deles foi o HTTPS, que está presente em quase todos os navegadores e traz mais segurança à navegação on-line.
Na realidade, o protocolo HTTPS cria uma camada de criptografia para aumentar a proteção na troca de dados entre as empresas e os clientes. Em uma comparação simples, é como se as 2 partes conversassem em um idioma que só elas conhecem.
Os sites que contam com essa tecnologia possuem a sigla “https” na barra de endereços e têm, ao lado, um cadeado. Qual o papel do certificado SSL nesse contexto? É simples. Quando você se conecta a uma página web segura, o certificado é emitido para autenticar a operação. Assim, um servidor que tenha proteção do certificado SSL sempre contará com o HTTPS.
O que toda essa técnica representa para um sistema de gestão financeira? Quando ele está na nuvem (ou seja, em um servidor externo), você tem acesso a todas ou parte das funcionalidades pela internet. Ao contar com o certificado SSL e o protocolo HTTPS, há certeza de que as suas atividades estão seguras. A chance de os dados serem acessados por um hacker é muito reduzida, e o resultado é uma tranquilidade maior.
3. Backup dos dados
Essa é uma prática mais simples e que muitas pessoas já adotam no dia a dia. No entanto, nem todos conhecem a verdadeira importância do backup. Essa é uma maneira de garantir que os seus dados permaneçam atualizados. Assim, em caso de imprevisto, as informações continuam em segurança.
Antigamente, o backup era realizado manualmente, ou seja, os arquivos eram passados do computador para um pen drive ou HD externo, por exemplo. No entanto, a computação em nuvem trouxe um cenário diferenciado. Agora, a cópia de segurança é executada automaticamente — o que garante que todas as alterações são registradas.
Dica: a computação em nuvem é uma tecnologia que fornece serviços pela internet. Os arquivos podem ser hospedados em um ambiente on-line e é possível compartilhá-los, editá-los e executar uma série de operações. As informações armazenadas podem ser acessadas a qualquer momento e de qualquer dispositivo com acesso à web. Para as empresas, representa redução de custos, aumento de velocidade, elevação da performance e da escalabilidade.
Mas por que sua empresa deve investir em um sistema na nuvem? A resposta é simples e passa por uma comparação entre o passado e o presente. Antes, o backup era feito 1 vez por semana. Se o equipamento estragasse durante esse período, por exemplo, os dados armazenados — desde o processo até o dano — eram perdidos e precisavam ser recuperados manualmente. Assim, havia dispêndio de tempo e de produtividade da equipe.
Com o backup automático, as atualizações são registradas automaticamente, e você não precisa se preocupar com elas, já que ficam armazenadas em um servidor externo, operado por uma empresa especializada. As informações são criptografadas e mantidas em diferentes equipamentos. Assim, mesmo que um deles estrague, as informações são mantidas.
Os updates são feitos em tempo real. Assim, se 2 pessoas trabalham ao mesmo tempo no software de gestão financeira, as ações delas não se sobrepõem e uma não apaga o que a outra fez. Na realidade, os dados são mantidos simultaneamente, o que faz com que as duas possam tomar decisões e atuar com base em dados precisos.
A consequência é um fluxo de caixa mais eficiente, um controle maior de receitas e de despesas, a possibilidade de conferir o caixa com mais precisão e um dashboard com todas as informações gerenciais rapidamente disponíveis. Depois é só avaliar e chegar às conclusões do que deve ser feito.
Software com equipe de suporte capacitada
Esse é outro aspecto essencial para saber como escolher um software de gestão. Afinal, sem um suporte adequado, você está à mercê dos problemas e pode perder diversas oportunidades de negócio.
É importante mencionar que é comum surgirem diferentes dúvidas quando a empresa começa a usar um novo sistema. A equipe precisa sanar todas as questões e, ainda que passe por uma capacitação, os questionamentos aparecerão com o passar dos dias.
Com um software de gestão fiscal ocorre o mesmo. Por contar com diversos campos e exigir alguns processos padronizados, os colaboradores podem ter algumas dificuldades no início, que precisam ser ultrapassadas para que os benefícios surjam. Esse é o momento que o suporte tem uma ação efetiva.
O ideal é que o atendimento seja feito a partir de habilidades técnicas e de relacionamento. Além disso, a empresa que presta o serviço e fornece o software de gestão financeira precisa compreender que o suporte faz parte do seu core business. Isso porque, para você, o que vale no momento da contratação são 3 aspectos principais:
o produto adquirido;
o suporte para auxiliar na usabilidade;
a oferta de serviços adicionais.
Tenha em mente que esses 3 critérios são fundamentais para que você tenha acesso a um sistema apropriado para o seu empreendimento, consiga utilizá-lo em toda a sua capacidade e possa ampliar as potencialidades a partir da customização. É assim que você garantirá que o software assegure a escalabilidade conforme as suas operações se expandem.
Outro detalhe relevante é que o serviço de suporte é pago junto com o pacote do produto utilizado. Segundo a Associação Brasileira das Empresas de Software (Abes), entre 20% e 30% da mensalidade paga pelos empreendimentos que utilizam um sistema é referente ao suporte contratado.
Isso significa que você tem direito a esse serviço e que ele faz parte do negócio da prestadora, indo muito além de ser um simples custo. O suporte também evita a ocorrência de imprevistos, que podem representar prejuízos ou gastos adicionais incalculáveis para o seu negócio.
Então, como escolher uma empresa com um suporte adequado? O ideal é que o contato seja feito pela internet, por ser mais rápido, e, se possível, também por telefone e atendimento remoto ou local em caso de situações críticas. A equipe que prestará o atendimento deve ser capacitada e qualificada, a fim de que seja entregue o melhor serviço no menor tempo possível.
O acesso remoto é uma das tecnologias que mais ajuda nesse sentido, porque o técnico pode acessar o computador do cliente — sem invadir o sistema dele — e consegue verificar qual é o problema. A criptografia é outro recurso valioso, porque a proteção maior evita o ataque de hackers e a abertura de chamados devido a essa situação.
Em resumo, tanto cliente quanto prestador de serviço tendem a ganhar com a prática do suporte. O serviço prestado se torna mais ágil, e a solicitação pode ser atendida em poucos minutos — o que garante que os clientes da sua empresa sejam bem atendidos e que os dados financeiros se mantenham sempre atualizados.
O trabalho dos colaboradores da sua empresa também é otimizado e os custos são reduzidos. Enfim, o suporte ajuda na manutenção do pós-venda, que possibilita a potencialização das funcionalidades e identifica as alternativas de melhorias da ferramenta e a necessidade de expandir o projeto.
Como você pôde perceber, saber como escolher o software de gestão mais adequado para a sua empresa depende de diversos fatores. Além de reconhecer a importância do sistema, você deve se certificar de que ele conta com todos os requisitos de segurança e de que o suporte prestado é de qualidade.
Levando em consideração essas dicas, não haverá erros. E você, quer ver mais sugestões relevantes para o seu negócio? Aproveite e assine a nossa newsletter para receber os nossos conteúdos diretamente no seu e-mail!
