Você, como gestor de uma franquia ou varejo, já chegou ao ponto de “se perder” no meio de tantas informações como contas a pagar e a receber? Se for o seu caso, não se desespere. Sabemos que nem sempre é fácil acompanhar tantos dados. Para ajudar nesse processo, existe um relatório conhecido como aging list.
Na prática, trata-se de um documento que mostra os valores e prazos dos recebíveis (dinheiro que as pessoas devem para o seu negócio). Seu uso facilita a gestão financeira, pois fornece uma visão mais abrangente da situação do caixa.
E o melhor, é fácil de fazer. Continue a leitura para conferir o passo a passo simples que preparamos para você!
Principais aprendizados deste artigo
- Aging list é o nome de um tipo de relatório que centraliza os dados das contas a receber de uma empresa a fim de facilitar a gestão dos recebíveis e melhorar o controle financeiro.
- O uso do documento pode ser vantajoso para os negócios por facilitar a identificação e a cobrança das contas em atraso, o que reduz o índice de inadimplência entre os clientes, e otimiza a gestão do fluxo de caixa.
- Criar uma aging list é simples. Você precisa apenas coletar e, em seguida, separar os dados por ordem de prioridade, definir o período de acompanhamento e inserir os dados dos clientes devedores.
- Você pode gerenciar sua aging list por meio de planilhas do Excel. Porém, o uso de sistemas de gestão financeira automatizados facilita a criação do documento e ainda garante a precisão dos dados.
O que é uma aging list?
Uma aging list (ou lista de envelhecimento, em português) é um relatório financeiro que registra todas as contas a receber de um negócio por ordem cronológica (da mais próxima do vencimento para a mais distante). A ideia é criar uma “linha do tempo” dos recebíveis a fim de facilitar seu acompanhamento e gestão.
A ferramenta fornece uma visão mais detalhada da saúde financeira da empresa e o período de análise pode ser mensal, bimestral ou trimestral. O intervalo, na verdade, depende do seu planejamento financeiro.
Ressaltamos que esse relatório é diferente do fluxo de caixa, que monitora todas as movimentações — a aging list acompanha apenas as contas a receber.
Para completar a definição, saiba que este não é um documento obrigatório, mas pode ser bastante útil para empresas que trabalham com vendas a prazo. Veja os principais motivos a seguir!
Quais os benefícios da aging list para os negócios?
Elaborar uma aging list ajuda você a ter mais controle sobre as operações financeiras da sua empresa. Confira o porquê!
1 – Ajuda a identificar contas em atraso
Um dos benefícios da aging list para o comércio é a ajuda na identificação das contas em atraso. Afinal, o relatório reúne os prazos de vencimento. Desse modo, você não “esquece” de nenhum recebível, o que aumenta o controle sobre as finanças.
2 – Melhora o controle do fluxo de caixa
Outra vantagem desse tipo de relatório financeiro é a melhora no fluxo de caixa. Esse benefício é resultado do controle sobre os recebíveis, que permite monitorar a situação do dinheiro do negócio e, assim, planejar as ações de forma estratégica.
3 – Diminui a inadimplência e otimiza o processo de cobrança de dívidas
Por fim, usar uma aging list para acompanhar suas contas a receber pode reduzir o índice de inadimplência (que é prejudicial para qualquer negócio).
A razão por trás desse benefício é que ao fornecer o acompanhamento centralizado das datas de vencimento das contas, você se programa para executar as cobranças com antecedência.
Desse modo, não apenas reduz as chances de não receber, mas também permite pensar em estratégias mais “suaves” para cobrar sem perder a confiança dos clientes a fim de reduzir o nível de endividamento.
Como criar uma aging list?
O tutorial de como criar uma aging list do zero envolve estes quatro passos:
- coleta dos dados (valores das contas a receber e os prazos de vencimento);
- informações sobre os devedores (nome e forma de contato);
- definição do período de acompanhamento (a cada 30, 60 ou 90 dias);
- categorização das informações (das mais para as menos urgentes).
Você pode organizar esses dados em uma planilha do Excel. Contudo, lembre-se de acompanhar o relatório diariamente para dar “baixa” sempre que receber uma conta e monitorar os prazos de vencimento.
Como garantir a eficácia da prática? Melhores ferramentas para gestão de aging list
Agora que você já sabe o que é e quais os benefícios desse relatório, chegou o momento de aprender como garantir a eficácia da sua aplicação.
A melhor maneira de obter resultados satisfatórios (redução da inadimplência e melhor controle do fluxo de caixa) é adotar uma ferramenta para gestão de aging list.
Como já adiantamos no tópico anterior, você pode usar uma planilha do Excel, que é fácil de criar e manter. Porém, o ideal é contar com um bom sistema de gestão financeira, como o F360 Finanças.
Com esse tipo de plataforma, você acompanha suas contas a receber (e também a pagar) de maneira centralizada e ainda acessa recursos adicionais, como:
- controle de fluxo de caixa;
- conciliação de cartões e vouchers;
- elaboração do demonstrativo de resultado do exercício (DRE);
- planejamento orçamentário.
Desse modo, você tem total controle sobre suas finanças e garante que seu negócio sempre se mantenha no azul. Ficou curioso para testar? Solicite uma demonstração gratuita e veja como o F360 Finanças pode ajudar sua empresa!
FAQ – Perguntas frequentes sobre aging list
O que é uma aging list?
Aging list é um termo que significa lista de envelhecimento em português. Na prática, é um relatório que detalha as contas a receber de uma empresa, com a descrição dos valores, clientes e prazos de vencimento.
Por que minha empresa precisa de uma aging list?
As empresas não são obrigadas a montar uma aging list. Porém, o documento é bastante útil para aquelas que trabalham com vendas a prazo por melhorar o controle do fluxo de caixa e otimizar as cobranças (o que reduz a taxa de inadimplência) ao dar uma visão mais abrangente dos recebíveis.
Como criar uma aging list eficaz?
Para criar uma aging list, você precisa apenas:
- reunir os dados relevantes sobre as contas a receber;
- anotar as informações sobre os devedores para facilitar o acompanhamento e o contato;
- definir o intervalo de análise;
- categorizar as contas conforme seu prazo de vencimento.
Quais ferramentas podem ajudar na gestão da aging list?
Ferramentas como as planilhas do Excel e os sistemas de gestão financeira ajudam na gestão da aging list. Este último grupo, no entanto, tende a ser mais eficaz por centralizar e automatizar o monitoramento dos dados, o que dá mais precisão para o processo.
