Compreender profundamente os números que movem sua empresa é a chave para alcançar resultados positivos e impulsionar o crescimento de qualquer negócio. Saber o que é vendido, comprado, gasto e qual o faturamento mínimo necessário, são informações fundamentais que não podem ser ignoradas.
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Apesar de parecer simples na teoria, na prática, muitos empreendedores enfrentam desafios nessa jornada. De acordo com uma pesquisa recente realizada pelo Sebrae, 17% das pequenas empresas fecham suas portas após apenas 5 anos de atividade, sendo o comércio o setor com a maior taxa de mortalidade (30,2%).
E você sabia que para evitar esse problema, manter a boa gestão das contas a pagar e receber é extremamente importante?
Neste artigo, vamos desvendar esse conceito e fornecer dicas valiosas sobre como gerir esses recursos de forma prática e descomplicada. Confira!
Principais aprendizados deste artigo:
- Contas a pagar são as obrigações financeiras do negócio, como despesas com fornecedores e prestadores de serviço. Enquanto as contas a receber são os valores que o empreendimento recolhe, como os rendimentos das vendas.
- A gestão eficiente das contas a pagar e receber ajuda na organização no fluxo de caixa, melhora a previsibilidade financeira, reduz os custos operacionais e otimiza o relacionamento com clientes e parceiros de negócios.
- As principais dificuldades na hora de gerenciar as contas de um negócio são conciliar os dados de múltiplas fontes, falta de organização no acompanhamento, desalinhamento entre prazos de pagamentos e recebimentos e erros manuais.
A tecnologia facilita o controle das contas a pagar e receber ao automatizar e integrar os processos. Assim, você acompanha as despesas e rendimentos de um só lugar e faz cálculos mais precisos.
O que são contas a pagar e receber?
Ao gerenciar uma loja ou franquia, é fundamental ter domínio sobre dois aspectos vitais para o sucesso financeiro: as “contas a pagar” e as “contas a receber”. Esses termos podem soar complexos à primeira vista, mas são conceitos essenciais que ajudam a manter a gestão financeira do negócio.
Vamos explorar a seguir o significado de cada um deles e entender como aplicá-los de maneira estratégica para impulsionar o crescimento.
Contas a pagar
Este termo corresponde a todas as obrigações financeiras que uma empresa, loja ou franquia possui com fornecedores, prestadores de serviços e outras entidades.
Em essência, são os valores que devem ser desembolsados para manter as operações em pleno funcionamento, seja de gastos fixos ou variáveis. Isso inclui o pagamento de mercadorias, aluguel, salários dos funcionários, contas de luz e demais gastos operacionais.
A gestão eficiente destes recursos é crucial para evitar atrasos nos pagamentos, o que poderia acarretar em juros e multas, prejudicando a saúde financeira de um negócio.
Ao manter um controle rigoroso dessa atividade, é possível se programar para honrar os compromissos dentro do prazo, garantindo o bom relacionamento com fornecedores e a estabilidade das operações.
Contas a receber
Este conceito corresponde a todos os valores que um negócio, loja ou franquia tem a receber de clientes ou parceiros comerciais. Isso inclui o montante proveniente de vendas a prazo, parcelamentos ou qualquer outra forma de pagamento que não seja imediata.
Gerenciar de forma eficaz as contas a receber é essencial para manter um fluxo de caixa saudável. Ao acompanhar de perto os valores que entrarão no caixa em determinado período, você terá maior previsibilidade financeira.
Além disso, essa prática permite identificar possíveis inadimplências e adotar medidas para minimizar os impactos sobre o faturamento.
Por que se preocupar com a gestão de contas a pagar e receber?
O controle das contas a pagar e receber é um processo que ajuda qualquer empreendedor a conhecer melhor o seu negócio e entender o que verdadeiramente se passa dentro da empresa. Por meio de sua análise, é possível:
Manter o fluxo de caixa organizado
A gestão adequada das contas a pagar e receber permite à empresa conservar as suas finanças em ordem, evitando atrasos em pagamentos e reduzindo a ocorrência de multas e juros desnecessários. Assim, é possível ter uma visão clara das movimentações financeiras, possibilitando a tomada de decisões mais informadas sobre investimentos, despesas e expansão do negócio.
Leia também: Guia para fazer um controle de vendas eficiente
Ter maior previsibilidade financeira
Ao ter acesso às informações detalhadas sobre os recebimentos e pagamentos, o gestor consegue projetar de forma mais fácil os recursos disponíveis para honrar os compromissos futuros. Essa perspectiva contribui para a elaboração de um planejamento estratégico sólido, permitindo que a empresa esteja preparada para desafios e oportunidades.
Contribui com o relacionamento com fornecedores e clientes
Uma gestão eficiente das contas a pagar permite negociar com mais assertividade, fortalecendo o relacionamento e abrindo portas para condições comerciais mais vantajosas.
Além disso, manter as finanças em ordem contribui para a imagem da empresa perante os clientes, gerando confiança, reputação e fidelização.
Redução de custos e inadimplência
Ao monitorar de perto os pagamentos, é possível identificar oportunidades para reduzir custos operacionais e administrativos. Por outro lado, uma gestão cuidadosa das contas a receber minimiza os riscos de inadimplência, através de estratégias proativas de cobrança e controle rigoroso de crédito. Isso impacta diretamente na lucratividade e no equilíbrio financeiro do negócio.
Otimização do capital de giro
Esse recurso é o combustível que mantém as operações da empresa funcionando adequadamente. Uma gestão eficaz das contas a pagar e receber permite otimizar esse os valores, garantindo que haja liquidez suficiente para as necessidades do negócio sem comprometer a saúde financeira a longo prazo.
Quais são as principais dificuldades para conciliar contas a pagar e receber?
A gestão eficiente tanto dos pagamentos quanto dos recebimentos são essenciais para a saúde financeira de qualquer negócio. No entanto, alguns gestores encontram algumas barreiras nesse processo, veja a seguir quais são elas:
❌Diversidade de fontes de dados
Empresas que operam com múltiplas fontes de dados, provenientes de diferentes canais e sistemas financeiros, geralmente encontram problemas, pois, essa variedade pode levar a inconsistências nas informações, dificultando a conciliação entre as movimentações financeiras.
❌ Erros Humanos
Mesmo com todo o conhecimento e dedicação erros manuais ainda ocorrem. Lançamentos incorretos, duplicações de registros e falhas na classificação podem prejudicar a conciliação, impactando diretamente o controle financeiro.
❌ Ausência de organização, planejamento e padronização
A falta de organização dos dados, planejamento sobre as finanças e padronização nas faturas e documentos financeiros emitidos por fornecedores pode gerar desafios para o gestor ou empreendedor.
❌ Conflito de prazos
Os prazos de pagamento e recebimento muitas vezes não estão alinhados, podendo ocasionar discrepâncias entre os registros contábeis e o fluxo de caixa real.
Dicas para organizar as contas a pagar e receber
Como diz o ditado popular “Todo problema traz consigo a semente da solução”, por isso, reunimos a seguir algumas dicas práticas para superar os desafios descritos anteriormente e alcançar uma gestão financeira precisa e eficaz. Confira:
Utilize softwares integrados
Investir em sistemas de gestão financeira que integrem todas as fontes de dados é essencial para simplificar a conciliação e reduzir erros devido à entrada manual de informações. Como é o caso do F360 Finanças, plataforma de gestão financeira para varejistas.
Automação de Processos
A automatização de tarefas repetitivas e rotineiras, como a reconciliação de transações, aumenta a precisão e agilidade do processo, evitando erros e contribuindo com a economia de tempo e recursos.
Treinamento e Capacitação
Garantir que a equipe financeira esteja adequadamente treinada para lidar com o sistema e compreender a importância da conciliação é crucial para evitar erros e retrabalhos.
Negociação de Prazos
Buscar alinhar prazos de pagamento com os de recebimento, negociando com fornecedores e clientes, é uma estratégia para manter o equilíbrio no fluxo de caixa.
Ao aplicar esses conceitos de forma estratégica, você estará construindo um caminho para o sucesso financeiro do seu negócio, garantindo sua competitividade no mercado.
E você sabia que no F360 Finanças é possível visualizar as suas contas a pagar e receber de forma fácil e simplificada? Agende uma demonstração gratuita e veja como podemos descomplicar a gestão financeira do seu negócio!
FAQ – Perguntas frequentes sobre contas a pagar e receber
O que são contas a pagar e receber?
As contas a pagar englobam todas as obrigações financeiras da empresa (como gastos em eletricidade e colaboradores), e as contas a receber são os rendimentos (como dinheiro das vendas ou prestação de serviços). Os dois conceitos são essenciais para uma boa gestão das finanças do empreendimento.
Como gerenciar eficientemente as contas a pagar e receber?
Para gerenciar com eficiência as contas a pagar e receber, o ideal é adotar um software integrado que automatize processos para reduzir a interferência humana em atividades repetitivas (como registrar uma entrada no caixa), negociar os prazos das despesas para coincidirem com os rendimentos e capacitar a equipe para usar o sistema no dia a dia.
Quais são os principais desafios na gestão de contas a pagar e receber?
Os principais desafios na gestão das contas a pagar e receber incluem:
- organização dos dados que, muitas vezes, se originam em múltiplas fontes;
- erros humanos, como preenchimento errado de um documento;
- falta de planejamento e padronização na organização das informações;
- prazos de pagamento e recebimento que não coincidem e, portanto, causam atrasos no pagamento das contas.
Como a tecnologia pode ajudar na gestão de contas a pagar e receber?
A tecnologia, por meio dos sistemas de gestão financeira, permite integrar o controle das contas a pagar e receber. Desse modo, a empresa monitora suas movimentações de um só lugar e com mais precisão, uma vez que o sistema é menos propício a erros que comprometem o resultado (como duplicação de entrada de um pagamento).
