A nota fiscal de entrada é um documento que registra a entrada de mercadorias, produtos e/ou serviços em um negócio. Sua função é comprovar a legalidade da transação comercial, apontando a origem, a quantidade e o valor pago pela aquisição.
Para entender melhor, pense o seguinte: todas as vezes que algo for recebido na sua franquia, é necessário o acompanhamento desse tipo de nota fiscal. Assim, se comprar itens para revenda, se um cliente devolver o que havia comprado, se receber insumos de outras unidades, todas essas transações precisam desse documento fiscal.
Por qual motivo? Além de garantir a apuração correta de impostos e o cumprimento de obrigações legais, essa prática auxilia no controle de estoque, rastreamento de mercadorias e gestão financeira.
Já deu para ter uma ideia do quanto é importante? Então, se quer manter o bom gerenciamento da sua loja e usufruir de todos esses benefícios, siga a leitura e confira tudo sobre nota fiscal de entrada.
O que é nota fiscal de entrada e quem deve emitir?
A nota fiscal de entrada é um documento eletrônico utilizado para registrar o recebimento de produtos e/ou serviços em um negócio. Obrigatório em transações comerciais de recebimento de itens e soluções, esse tipo de nota pode ser emitido tanto por quem fornece os itens quanto por quem compra.
Como assim emitido por quem compra? Possivelmente, essa pergunta passou pela sua mente agora porque, no geral, quem vende é quem emite NF-e — seu cliente quando compra algo na sua loja e não gera esse documento para você, concorda?
Porém, no caso da nota fiscal de entrada, o processo é um pouco diferente pelo seguinte motivo: há alguns tipos de fornecedores isentos da emissão desse documento fiscal, como pessoas físicas ou pessoas jurídicas não contribuintes do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).
Nesses casos, é a sua loja que deve gerar esse modelo de nota fiscal. Outras situações são:
- recebimento de produtos importados, já que notas fiscais estrangeiras não têm validade legal no nosso país;
- compra de itens via concorrência pública realizada por órgãos do poder público ou leilão;
- quando quem compra assume a responsabilidade de retirada e transporte dos produtos.
Aproveite e leia também: “O que é nota fiscal eletrônica? Sua loja precisa emitir a NF-e?“
Nota fiscal de entrada x nota fiscal de saída: qual a diferença?
Os nomes já sugerem a diferença entre esses dois tipos de notas fiscais, concorda? Porém, deixaremos essa diferenciação mais clara!
Conforme explicamos, a nota fiscal de entrada registra o recebimento de mercadorias/serviços. Logo, a nota fiscal de saída deve ser emitida quando um produto ou solução sai do estoque do negócio.
Alguns exemplos de quando esse documento deve ser emitido são:
- venda de produtos e/ou serviços para clientes finais;
- transferência de mercadoria do estoque de uma franquia para outra;
- devolução de itens para o fornecedor por defeito ou outra razão.
Quando emitir a NF de entrada?
Esse modelo deve ser emitido quando houver:
- compra de mercadoria: como matérias-primas para fabricação de produtos, ou aquisição de itens para revenda ao consumidor final;
- devolução de vendas: a exemplo de quando um cliente devolve uma mercadoria que estava com defeito;
- importação: compra de produtos importados para revenda direta ou produção de outros bens;
- transferência entre filiais: quando o produto entra no estoque de uma franquia, vindo de outra.
Sugestão de leitura para você: “Expansão de franquias: as 6 melhores dicas de como realizar!“
Qual a importância da nota fiscal de entrada?
Logo no início deste artigo, listamos alguns motivos pelos quais a emissão desse tipo de nota fiscal é tão importante.
Porém, como sua emissão é essencial para uma gestão financeira eficiente em qualquer negócio, relembraremos essas razões e traremos mais algumas. Veja!
- aprimora o gerenciamento do estoque e inventário;
- aumenta a precisão do registro contábil e financeiro de transações comerciais de entrada;
- garante o cumprimento das obrigações fiscais e tributárias;
- ajuda a manter a transparência e organização nos processos de recebimento de produtos/serviços;
- reduz as chances de erros no controle de mercadorias e fraudes financeiras;
- eleva a eficiência dos processos de auditoria e conformidade.
Dica! Leia também: “5 erros de gestão financeira no varejo que prejudicam sua eficiência“
Como emitir nota fiscal de entrada?
O processo de emissão dessa nota fiscal pode ser feito de duas formas:
- por importação;
- por emissão.
Por importação
Quando a mercadoria vem de fora do país. Nesse caso, é preciso importar o arquivo XML da nota fiscal gerada pelo fornecedor pelo Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica.
Ao acessar essa plataforma, clique em “consultar NF-e”. Em seguida, insira a chave de acesso formada por 44 dígitos, que está no canto superior direito do documento fiscal.
Para finalizar, clique no botão de download, selecione o Certificado Digital da sua loja, e aguarde o arquivo baixar.
Por emissão
Aqui, o seu negócio é o responsável pela geração desse documento fiscal, e o passo a passo a ser seguido é o mesmo usado para a geração de outros tipos de notas fiscais. Isso quer dizer que precisa inserir informações como:
- natureza da operação (motivo);
- dados do produto;
- dados do fornecedor;
- CFOP de entrada (Código Fiscal de Operações e Prestação);
- CST (Código de Situação Tributária).
Para facilitar esse processo, você pode usar um sistema de geração de nota fiscal, como o F360 Emissor, que pode ser usado em diversos tipos de operações comerciais, como venda, devolução, transferência e trocas de produtos.
Conheça um pouco mais sobre essa solução neste vídeo:
Como lançar nota fiscal de entrada?
O lançamento dessa nota fiscal pode ser feito manualmente ou via sistema de gestão financeira.
Lembre-se de que tarefas manuais demandam tempo e têm mais chances de erros. E mais! Conforme a sua loja cresce e o volume de transações aumenta, fica um tanto complicado acompanhar esse ritmo sem ajuda da tecnologia, concorda?
Por isso, o mais indicado é usar uma solução para realizar esse processo automaticamente, de preferência, integrado a uma plataforma de gestão financeira — como é o F360 Emissor, que se conecta ao F360 Finanças, sistema de gestão multiempresas.
Quais os maiores desafios da emissão dessa nota fiscal e como superá-los?
Lidar com a parte fiscal de um negócio nem sempre é fácil, nós sabemos! A emissão de nota fiscal, por exemplo, exige bastante atenção. Qualquer erro pode causar problemas com os órgãos fiscalizadores e multas que poderiam facilmente ser evitadas.
Entre os desafios mais comuns dessa prática, um que se destaca é o preenchimento errado de dados, como o CFOP de entrada.
O Código Fiscal de Operações e Prestações é uma sequência de 4 dígitos, cuja função é identificar a origem da circulação dos produtos e/ou serviços. Se não for informado corretamente, gera vários problemas, como o cálculo do valor dos impostos a serem pagos.
Como resolver isso? Algumas maneiras são:
- integrar sistemas de gestão com os de contabilidade;
- conciliar a emissão notas fiscais com o recebimento físico das mercadorias;
- definir um processo claro de manutenção e armazenamento de documentos fiscais.
Extra! Temos um artigo que, certamente, ajudará você. Não deixe de conferir! “O guia completo da Nota Fiscal Eletrônica: vantagens, tipos e como emitir!“
4 melhores práticas para a gestão de notas fiscais de entrada
Uma boa gestão de notas fiscais, seja de entrada ou outro tipo, é fundamental para garantir a conformidade e a saúde financeira do seu negócio.
E para ajudar você nesse processo, trouxemos dicas de boas práticas que valem a pena ser adotadas, que são:
- treinar corretamente a equipe para saber quando e como emitir cada modelo de nota fiscal;
- automatizar esse processo para evitar erros e reduzir o tempo de execução;
- realizar auditorias internas regulares para encontrar falhas e inconformidade no fluxo de emissão e controle;
- utilizar softwares que automatizam todo o processo, da emissão à guarda.
O F360 Emissor é um sistema simples, rápido e seguro para emissão de notas fiscais de produtos e serviços. Integrado com a Sefaz, essa solução facilita a conferência, identificação de fraudes e equívocos na geração desses documentos.
Por esse software, você também gerencia as notas emitidas de várias lojas, marcas e canais de vendas em um único ambiente digital. E por ser integrado ao F360 Finanças, deixa o controle financeiro da sua loja ainda mais fácil!
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