O fechamento contábil consiste no levantamento e na avaliação de todas as movimentações financeiras de um negócio em um determinado período. Entre os objetivos dessa prática estão verificar a situação monetária e o desempenho da empresa, gerar relatórios financeiros e confirmar o cumprimento de obrigações fiscais.
Para ficar mais fácil entender essa atividade, imagine o seguinte: surgiu uma oportunidade para expandir a sua loja. Porém, para tomar essa decisão com segurança, é fundamental avaliar como está a saúde financeira do seu negócio e se há capacidade financeira para assumir esse novo desafio.
Então, antes de olhar para o futuro, é preciso, primeiro, analisar o passado. Para isso, você escolhe um determinado período para avaliar — vamos considerar seis meses neste exemplo — e levanta todas as entradas e saídas de valores desse intervalo.
Ao final, terá a visão exata de como está a saúde financeira da sua loja, e quais são os erros e acertos da gestão monetária, e isso ajudará a tomar a sua decisão de expansão.
É claro que esse controle financeiro é bem mais complexo do que exemplificamos agora. Assim como também pode ser usado em diversas outras situações.
Quer descobrir quais são, como fazer e todas as vantagens do bom fechamento contábil? Então, siga a leitura e descubra!
O que é fechamento contábil?
O fechamento contábil é um processo no qual todas as operações financeiras e fiscais de um negócio são levantadas, relacionadas e especificadas. Trata-se de uma atividade periódica essencial para analisar a saúde financeira, os acertos e erros da gestão financeira.
Aqui, é importante você saber que não existe uma regra sobre de quanto em quanto tempo esse controle financeiro deve ser feito. Por isso, você pode optar entre mensal, trimestral, semestral, ou até mesmo anual.
Como escolher o melhor período? Bem, isso depende de critérios como tamanho da sua franquia e volume financeiro movimentado. Também pode existir uma determinada situação que seja necessário fechar o período contábil para tomar uma decisão, como no exemplo que demos.
A dica que podemos dar quanto a isso é: não deixe acumular a análise, especialmente se a sua loja tiver um alto fluxo de entrada e saída de valores. O acúmulo dificulta a análise e aumenta a chance de erros.
Por que fazer o fechamento contábil?
Esse tipo de controle financeiro deve ser feito por dois principais motivos:
- manter o seu negócio em conformidade com as leis contábeis e fiscais;
- servir de base para a criação de outros documentos que também são obrigatórios.
Uma dessas legislações é a Lei 6.404/1976, que exige que as sociedades por ações (S.A.) elaborem, ao final de cada exercício social, demonstrações financeiras completas.
Outro bom exemplo é o Código Civil, Lei nº 10.406/2002, que determina que as empresas mantenham uma escrituração contábil também completa, baseada em registros sistemáticos e cronológicos de seus atos e fatos financeiros.
E por falar em basear outros documentos, também é importante fazer o fechamento contábil porque é desse controle financeiro que são elaborados o Balanço Patrimonial e a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE).
Entenda mais sobre esse último relatório no artigo: “Como fazer DRE? Passo a passo completo e importância desse documento“
7 vantagens do bom fechamento contábil
Além de garantir a conformidade do seu negócio, fazer esse tipo de controle gera vantagens como:
- reconhecimento aprimorado da situação financeira e contábil da sua franquia;
- identificação de problemas e/ou ameaças financeiras, abrindo caminho para correções;
- obtenção de dados confiáveis para apoiar suas tomadas de decisões;
- reconhecimento de oportunidades de melhorias e de crescimento financeiro;
- mapeamento das atividades, ajudando a encontrar quais estão gerando mais gastos e mais lucros;
- controle financeiro mais preciso;
- aumento da transparência nos processos contábeis, fiscais e financeiros;
Dica! Temos outro artigo com orientações que também gerarão diversas vantagens para o seu negócio. Confira! “Gestão financeira de lojas: 9 dicas rumo à eficiência!“
Como fazer fechamento contábil? 9 passos!
Os passos básicos para fazer esse tipo de fechamento, são:
- defina o período de análise: como comentamos, esse intervalo deve ser escolhido de acordo com o volume de movimentações financeiras e tamanho da sua franquia, indo de mensal a anual;
- levante os dados: recolhendo documentos como notas fiscais, extratos bancários, comprovantes de pagamento, entre outros;
- revise as contas a pagar e a receber: nesta etapa, o objetivo é confirmar se os pagamentos foram feitos em dia, ou com atraso, gerando multas, e se os recebimentos caíram na conta da sua loja na data esperada;
- faça a conciliação bancária: processo de comparação entre o registro interno de entradas e saídas de valores e o apresentado no extrato bancário da loja;
- apure os impostos: para verificar se todos foram devidamente pagos e se as alíquotas estão compatíveis com o rendimento atual do seu negócio;
- analise o estoque: pelo fato de as compras de mercadorias e produtos terem grande impacto na margem de lucro da franquia, e também por afetar o volume de vendas;
- revise os resultados: confira todos os números apurados para evitar erros que podem apresentar uma situação financeira diferente da realidade;
- realize ajustes: se necessário, faça ajustes, a exemplo de quando alguma entrada ou saída de valor não foi listada;
- emita os relatórios: finalize o controle financeiro e gere os relatórios que utilizam o seu resultado e dados como base.
Este artigo ajudará você com uma dessas etapas: “Conciliação contábil: veja como fazer em 8 passos!“
Quais são os principais erros no fechamento?
Mesmo com orientações como essa que demos, podem acontecer falhas durante a realização desse fechamento, não é mesmo? Isso é comum, principalmente quando são as primeiras vezes que esse controle financeiro é realizado.
Não se preocupe! Há como resolver essas questões. Inclusive, se conhecer quais são, fica mais fácil evitá-las, concorda?
Então, veja agora os principais erros do fechamento contábil:
- registrar as mesmas entradas e/ou saídas mais de uma vez;
- deixar de incluir algum dado;
- não fazer a conciliação bancária;
- recolher os impostos de forma incorreta;
- não contar com suporte contábil profissional;
- deixar de treinar o time sobre a importância do controle financeiro e como fazer corretamente;
- atrasar a entrega das obrigações fiscais;
- não contar com a tecnologia para fazer a gestão financeira.
Pensando em como resolver falhas como essas? Nossas dicas são:
- definir processos e fluxos de controle, a exemplo de como deve ser feita a gestão de documentos fiscais e de pagamento;
- oferecer treinamentos constantes para os profissionais responsáveis por essas tarefas, a fim de atualizar e expandir seus conhecimentos;
- escolher um escritório contábil confiável e seguro, caso não tenha esse departamento na sua franquia;
- usar softwares de gestão financeira para centralizar todas as operações e gerar dados confiáveis.
Como melhorar o seu processo de fechamento contábil?
Existem diversas maneiras para tornar esse processo mais preciso, dinâmico e eficiente na sua loja. Olhe só:
- montar um cronograma de planejamento contábil;
- definir o fluxo de organização e revisão de documentos financeiros;
- fazer revisões periódicas os valores que entram e saem da conta da franquia;
- estabelecer uma comunicação clara com os departamentos cujas atividades impactam diretamente o gerenciamento monetário, como compras e marketing;
- realizar auditorias internas para encontrar falhas ou, até mesmo, fraudes financeiras;
- usar a tecnologia a favor da sua rotina.
Quanto a esse último tópico, nós podemos ajudar!
Conheça o F360 Finanças!
O F360 Finanças é um sistema de gestão financeira multiempresas. Por essa ferramenta é possível realizar:
- conciliação de cartões;
- fluxo de caixa;
- contas a pagar e a receber;
- DRE;
- planejamento orçamentário;
- conciliação com vouchers;
- integração com PDV e adquirentes;
- conciliação bancária.
Agende agora uma demonstração gratuita e confira, na prática, tudo o que o F360 Finanças oferece para o seu negócio!
