Quem é proprietário, ou gerencia uma franquia que faz venda de produtos diretamente para o consumidor final, precisa saber como emitir NFC-e. Afinal, esse documento é obrigatório para todas as transações comerciais desse formato. Por isso, faz parte da rotina administrativa de um negócio varejista.
A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica traz todas as informações sobre o item vendido, como descrição, valor unitário e total e impostos.
Emiti-la é uma forma de manter a sua loja funcionando em conformidade com as leis e normas vigentes, de comprovar o recolhimento correto de tributos, e também de facilitar a fiscalização por parte dos órgãos responsáveis.
É um processo burocrático? Um pouco. Porém, é fácil realizá-lo usando os sistemas certos. Além disso, gerar esse tipo de nota fiscal é vantajoso tanto para a sua franquia quanto para os seus clientes.
Quer saber por quê e como emitir NFC-e? Basta continuar a leitura!
O que é NFC-e?
NFC-e é a sigla para Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica. Trata-se de um documento fiscal eletrônico que comprova a venda de um produto ao consumidor final, registrando todos os dados dessa transação comercial, como nome da loja, do cliente, descrição do item, valor, data de venda, entre outras informações relacionadas.
A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica substitui as Notas Fiscais de Venda a Consumidor (modelo 2), e o cupom fiscal emitido por impressora ECF (Escrituração Contábil Fiscal), e existe apenas em meio digital, sendo emitida e armazenada eletronicamente.
O objetivo da NFC-e é documentar vendas presenciais ou com entrega em domicílio (comércio eletrônico) feitas a pessoas físicas ou jurídicas, que não geram crédito de ICMS a quem está comprando.
Qual a origem da NFC-e?
Essa nota fiscal faz parte do SPED Fiscal, Sistema Público de Escrituração Digital, plataforma criada pelo governo federal para integrar municípios, estados e a federação no controle fiscal.
Em uma breve explicação, o SPED tem por objetivo regulamentar os lançamentos fiscais feitos pelas empresas brasileiras, facilitando a prestação de contas e garantindo que todas façam esse processo da mesma forma.
Para chegar a esse resultado, esse sistema foi dividido em três projetos, que são a Escrituração Contábil Digital – SPED Contábil, a Escrituração Fiscal Digital – SPED Fiscal e a Nota Fiscal Eletrônica – NF-e, e é aqui que a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica está.
Dica de leitura: “O guia completo da Nota Fiscal Eletrônica: vantagens, tipos e como emitir!“
Quem é obrigado a emitir NFC-e?
São obrigados a emitir a NFC-e todos os negócios que vendem, de forma presencial ou com entrega em domicílio, produtos para pessoas físicas ou jurídicas que não são contribuintes do ICMS.
Por isso, esse documento fiscal eletrônico faz parte da rotina de varejistas e está presente em comércios dos mais variados tipos, como lojas de roupas, de calçados, supermercados, farmácias, padarias, marketplaces, e-commerces, entre vários outros.
Sobre isso, temos uma informação que é importante: apesar de a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica ser um projeto nacional, a implementação nos estados foi gradativa e de acordo com o Sefaz (Secretaria da Fazenda) de cada região.
Na prática, quer dizer que cada parte do Brasil aderiu à NFC-e em um período e em ritmo de adequação diferentes.
Em São Paulo, por exemplo, a emissão desse tipo de nota fiscal é obrigatória desde 2018, por meio do SAT (Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos).
Entre os estados que aderiram primeiro estão Acre e Amazonas, ambos em 2015; dos últimos estão Amapá, Santa Catarina, Rio Grande do Sul em 2020, e Minas Gerais em 2021, que alterou algumas datas por conta da pandemia da Covid.
Leia também: “O que é nota fiscal eletrônica? Sua loja precisa emitir a NF-e?”
5 principais vantagens da NFC-e para a sua loja
Logo na abertura deste artigo, falamos que é importante saber como emitir NFC-e porque essa é uma maneira de garantir que sua franquia atue em conformidade com as leis.
Porém, também dissemos que é porque a emissão da Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica traz diversas vantagens tanto a sua loja quanto para seus clientes, lembra? Pois então, veja agora sobre quais benefícios estamos falando!
- redução de custos operacionais;
- otimização do armazenamento;
- simplificação de processos gerenciais;
- aprimoramento do controle fiscal;
- preparo adequado para fiscalizações e auditorias.
Vamos aos detalhes de cada um?
1. Redução de custos operacionais
A NFC-e é 100% digital, incluindo tanto a emissão quanto o armazenamento. Por isso, dispensa a impressão que, além de gerar gastos com papel e tinta para impressora, não é uma prática sustentável, principalmente entre negócios com alto volume de geração de documentos.
Entretanto, se por algum motivo for preciso imprimir a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica, esse processo pode ser feito em impressoras comuns. Antes desse formato, era obrigatório o uso de um equipamento integrado ao Programa Aplicativo Fiscal, o que gerava mais custos para as lojas.
2. Otimização do armazenamento
Segundo a Lei 5.172, do Código Tributário Nacional, em seu artigo 173, o período obrigatório de armazenamento de notas fiscais é de cinco anos.
Agora, pense com a gente: imagine a quantidade de papel e o espaço necessário para guardar todas as NFC-e que foram emitidas na sua franquia durante esse tempo. Totalmente inviável, não é mesmo?
Considere também procurar um documento fiscal em meio a todos esses papéis durante uma auditoria ou fiscalização. Nada prático, para se dizer o mínimo.
Porém, com a substituição das Notas Fiscais de Venda a Consumidor (modelo 2), e do cupom fiscal emitido por impressora ECF (Escrituração Contábil Fiscal) pela NFC-e, problemas desse tipo não acontecem.
Todas as notas ficam armazenadas na nuvem, facilitando o arquivamento e a busca sempre que necessário.
3. Simplificação de processos gerenciais
Um dos objetivos por trás da implementação da NFC-e é facilitar a rotina de varejistas e empreendedores, por meio da geração eletrônica desse documento fiscal.
Aqui, vale lembrar que processos automatizados são muito mais práticos, precisos e rápidos que os realizados manualmente. Além disso, evitam erros e necessidade de trabalho. Logo, com a emissão de notas fiscais, isso não seria diferente.
Entenda mais sobre esse assunto no artigo: “Automação financeira: por que investir nessa estratégia?“
4. Aprimoramento do controle fiscal
Mais adiante, explicaremos o passo a passo de como emitir NFC-e, e você verá que a comunicação da loja com a Sefaz acontece, na maioria das vezes, em tempo real.
Essa dinâmica facilita o controle fiscal e ajuda a manter o negócio em conformidade, pois os órgãos fiscalizadores podem usar, a qualquer tempo, os dados gerados para monitorar as operações varejistas à distância.
5. Preparo adequado para fiscalizações e auditorias
Tanto a questão do armazenamento digital quanto a comunicação com a Sefaz protegem sua loja em casos de auditorias e fiscalizações. Como todos os documentos fiscais ficam armazenados em um único sistema, é fácil e rápido localizá-los.
Quanto a isso, vale lembrar que não emitir nota fiscal é crime, passível de multa e pena de prisão aos responsáveis pelo negócio, conforme determinado no artigo 1º, inciso V da Lei nº 8.137 de 27 de dezembro de 1990.
Somada a essas penalidades, há também a possibilidade de sanções administrativas, a exemplo da interdição da loja ou a suspensão do CNPJ. Isso sem falar do comprometimento da imagem e do relacionamento com os clientes.
Por esses motivos é tão importante entender como emitir NFC-e, a importância e as formas de uso e armazenamento desse documento.
E as vantagens para os clientes, quais são?
Já do ponto de vista de quem compra, os principais benefícios da Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica são:
- certeza de que os impostos estão sendo recolhidos e destinados corretamente;
- aplicação dos direitos do consumidor, como troca de produto com defeito ou devolução;
- comprovação de data para acionamento da garantia junto à assistência técnica ou fabricante.
Como emitir NFC-e? 7 passos
Com tudo isso em mente, fica mais fácil entender o passo a passo de como emitir NFC-e, que é:
- atender aos requisitos básicos para emissão;
- realizar o credenciamento junto à Sefaz do estado;
- solicitar um certificado digital;
- contratar um sistema de PDV com NFC-e;
- gerar a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica;
- acompanhar o status;
- enviar a NFC-e ao cliente.
Veja, abaixo, detalhes de cada uma dessas etapas.
1. Atender aos requisitos básicos para emissão
Para gerar esse documento fiscal é preciso:
- acesso à internet;
- CNPJ ativo;
- Inscrição Estadual em dia;
- Código de Segurança do Contribuinte (CSC);
- software emissor de notas fiscais, que explicaremos melhor logo adiante.
2. Realizar o credenciamento junto à Sefaz do estado
Com o primeiro passo concluído, é preciso cadastrar a loja na Sefaz do estado em que foi aberta.
Cada Secretaria de Fazenda Estadual tem suas próprias regras, dinâmica e fluxo de cadastramento. Porém, em linhas gerais, são solicitados dados sobre a franquia como nome, endereço, responsável e lista de produtos comercializados.
Todo o processo é feito via internet.
3. Solicitar um certificado digital
O certificado digital é um documento eletrônico que ajuda a identificar virtualmente uma empresa ou pessoa física, e pode ser usado para:
- assinar documentação pela internet;
- transmitir declarações fiscais;
- enviar Imposto de Renda à Receita Federal;
- e, claro, emitir notas fiscais eletrônicas.
O modelo utilizado para essa tarefa é o A1, e podemos dizer que ele funciona como uma espécie de “RG eletrônico do negócio”.
A solicitação deve ser feita por uma Autoridade de Certificação (CA) e os detalhes de como obtê-lo você confere no artigo: “Certificado digital A1: Entenda o que é e descubra para que serve!“
4. Contratar um sistema de PDV com NFC-e
Dependendo da Sefaz a qual a franquia está vinculada, é possível usar softwares gratuitos para emissão de notas fiscais.
Porém, apesar de ser econômico em um primeiro momento, é importante considerar que esses sistemas costumam não ser completos. Em vários, por exemplo, é preciso gerar cada nota separadamente, o que não é nada prático para lojas com grandes volumes de venda, concorda?
Por isso, na hora de escolher um sistema de PDV com NFC-e, analise quais funcionalidades oferece, facilidade de uso, se é integrável a outros softwares, entre outros critérios semelhantes.
Uma ótima opção é o F360 Emissor, sistema de emissão simples, seguro, e que permite o gerenciamento de notas fiscais geradas por várias lojas, marcas e canais de vendas de uma mesma rede, tudo em um único ambiente.
No vídeo abaixo você conhece um pouco mais dessa solução!
5. Gerar a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica
O passo seguinte de como emitir NFC-e é executar essa atividade. Isto é, entrar no sistema escolhido — que já estará devidamente conectado à Sefaz e com o certificado digital — e gerar o documento fiscal.
Os dados que serão solicitados são:
- tipo de operação: se é venda, troca, devolução;
- informações da loja: CNPJ, endereço, telefone, e outros;
- informações do cliente: como CPF ou CNPJ, nome, endereço de entrega;
- descrição do produto: incluindo quantidade, valor unitário, valor total;
- condições e formas de pagamento: se é à vista, parcelado ou outro método;
- impostos e outros valores adicionais: a exemplo de frete e outros custos.
6. Acompanhar o status
Ao ser gerada, uma nota fiscal pode receber o status de: emitida, em processamento, autorizada ou rejeitada.
Enquanto emitente, é essencial acompanhar essa classificação porque, se acusar como rejeitada, por exemplo, é preciso corrigir a NFC-e e gerá-la novamente.
Temos um artigo que fala sobre esse tema e que pode ajudar você. Confira: “Nota fiscal cancelada: quando esse evento pode acontecer?“
7. Enviar a NFC-e ao cliente
O último passo de como emitir NFC-e é o envio ao cliente. Esse processo pode ser feito por diversos canais de comunicação digital, como e-mail, aplicativo de troca de mensagem e SMS.
O comprador também pode confirmar a autenticidade da nota fiscal pelo QR Code presente no documento.
O que é NFC-e em contingência?
A contingência é uma modalidade permitida por algumas Secretaria da Fazenda do Estado para quando o emissor — por exemplo, o lojista — não consegue enviar a NFC-e no momento em que é gerada.
Essa situação pode ser gerada por problemas de conexão com a internet, ou falhas técnicas no sistema da Sefaz.
Geralmente, a nota fiscal pode ficar “parada” por até 24 horas após a emissão e, nesse período, são feitas tentativas automáticas de reenvio.
Dica! Outro artigo que ajudará você é: “Erros na emissão de notas fiscais: quais são e como evitá-los?“
5 boas práticas para emitir NFC-e
Agora que aprendeu como emitir NFC-e, que tal algumas sugestões para deixar essa atividade mais fácil e com a menor margem de falhas possível? Veja as que separamos para você:
- obtenha um certificado digital confiável e mantenho armazenado em um local seguro, como computador com software de criptografia ou token USB;
- mantenha os dados da sua franquia sempre atualizados junto à Sefaz, assim como a Inscrição Estadual e o CNPJ;
- treine os funcionários corretamente para nunca esquecerem de gerar, conferir o status e garantir o envio da nota fiscal para os clientes;
- emita a NFC-e no momento da venda, pois, assim, evita-se esquecimentos que podem levar a diversos transtornos no futuro;
- use um sistema de PDV com NFC-e completo e com diferentes funcionalidades.
O F360 Emissor, que já apresentamos, ajuda você e seu time a economizar tempo na elaboração de notas fiscais de serviços ou produtos.
Nesse sistema, é possível cadastrar templates tributários e, com isso, reduzir erros e facilitar o preenchimento dos campos do documento fiscal.
O F360 Emissor é integrado à Sefaz e pode ser vinculado ao F360 Finanças, entregando em uma única plataforma a gestão financeira e de notas fiscais da sua franquia, por meio de uma interface simples e completa.
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