erros na emissão de notas fiscais
Finanças 15/03/2024

Erros na emissão de notas fiscais: quais são e como evitá-los?

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Por mais que se tenha atenção, a correria do dia a dia pode levar a erros na emissão de notas fiscais, tais como? gerar o modelo errado, não preencher corretamente os dados do cliente ou, até mesmo, digitar preço ou quantidade de produtos diferente do que foi realmente vendido.

Apesar de ser um pouco trabalhoso corrigir essas falhas, é fundamental não ignorá-las e providenciar os ajustes quanto antes. Isso porque manter as notas fiscais erradas pode gerar diversos problemas junto ao Fisco, incluindo multas e o bloqueio de emissões futuras.

Deixar de gerar esse documento apenas para não errar também está fora de questão! Mesmo porque, a Lei nº 8.137/90 deixa claro que essa prática é considerada como um crime. 

Segundo essa legislação, todas as empresas que realizam operações de venda de mercadorias ou prestação de serviço são obrigadas a emitir esse documento — exceto MEI, que atende pessoas físicas.

Considerando que sua loja precisa atender essa regra, como fazer isso e, ao mesmo tempo, evitar erros na emissão de notas fiscais? O primeiro passo é conhecer os mais comuns. Dessa forma, você se atenta a eles e também orienta seus funcionários.

Abaixo, listamos os nove mais comuns. Confira agora quais são!

Os 9 principais erros na emissão de notas fiscais

As falhas que mais acontecem durante o processo de geração das notas fiscais são:

  1. agrupar várias vendas em uma única nota;
  2. confundir os tipos de notas;
  3. misturar data de emissão e data de competência;
  4. digitar dados incorretos ou incompletos;
  5. não descrever corretamente emitente e destinatário;
  6. errar a natureza da operação;
  7. digitar o CFOP errado;
  8. trocar o CST;
  9. esquecer de preencher dados obrigatórios.

Veja detalhes de cada um a seguir.

1. Agrupar várias vendas em uma única nota

Existem modelos de negócio nos quais um mesmo cliente faz várias compras separadas ao longo do mês. Na tentativa de ganhar tempo, alguns gestores esperam e juntam todas essas vendas para gerar uma única nota fiscal de uma só vez.  

2. Confundir os tipos de notas

Nesse tipo de falha, há uma confusão entre os diferentes modelos de nota fiscal, resultando na troca de uma pela outra. O correto é:

  • NF-e: ser gerada para venda de produtos;
  • NFS-e: emitida para prestação de serviço;
  • NFC-e: em substituição ao cupom fiscal em vendas presenciais ou entrega em domicílio.

3. Misturar data de emissão e data de competência

Sendo que a primeira se refere ao dia que o produto foi vendido ou o serviço prestado, e a segunda quanto a nota fiscal foi efetivamente gerada.

4. Digitar dados incorretos ou incompletos

Entre os erros na emissão de NFe, e outros tipos, a digitação equivocada ou incompleta do preço, descrição da mercadoria e/ou quantidade se destaca.

5. Não descrever corretamente emitente e destinatário

Deixando em branco informações como endereço, CNPJ, CPF e telefone de contato, essenciais para garantir a validade desse documento.

6. Errar a natureza da operação

Consiste em preencher errado a descrição do tipo de transação comercial que foi realizada, como venda, troca de mercadoria, entre outras.

7. Digitar o CFOP errado

Essa é a sigla para Código Fiscal de Operações e Prestações, numeração que identifica a natureza da operação.

8. Trocar o CST

Já essa significa Código de Situação Tributária da Mercadoria e determina a tributação que deve ser aplicada sobre o produto vendido, incluindo o ICMS.

9. Esquecer de preencher dados obrigatórios

Como data de emissão da nota fiscal, informações do emitente e do destinatário, tipo de operação, valor dos impostos e total da nota.

Não deixe de conferir: “O guia completo da Nota Fiscal Eletrônica: vantagens, tipos e como emitir!

O que acontece quando há erro na emissão de uma nota fiscal?

Erros na emissão de notas fiscais precisam ser corrigidos assim que identificados. Dependendo do caso, isso pode ser feito pela Carta de Correção de Nota Fiscal Eletrônica (CC-e), em até 30 dias.

A CC-e deve ser usada para corrigir as falhas, como:

  • CFOP;
  • data de emissão (desde que não altere o período de apuração do ICMS);
  • data de competência;
  • quantidade de mercadorias;
  • dados do transportador;
  • informações do destinatário;
  • dados adicionais.

Por outro lado, a Carta de Correção de Nota Fiscal Eletrônica não pode ser utilizada para:

  • data de emissão que modifique o período de apuração do ICMS;
  • descrição da mercadoria que afeta a alíquota dos impostos;
  • valor total da nota;
  • outras informações que levam a mudanças sobre o tipo de operação ou cálculo dos impostos.

Em situações como essas, você deve solicitar o cancelamento da nota fiscal junto à Secretaria da Fazenda do estado de emissão, em até 24 horas a contar da autorização desse documento. 

Quando esse prazo é perdido, é preciso solicitar liberação à Sefaz que pode, inclusive, aplicar penalidades legais contra a empresa, a exemplo de multas.

Aqui, vale destacarmos que as regras para correção de NFS-e variam de acordo com o município. Assim, se esse for o seu caso, você deve contatar a prefeitura para verificar o que a legislação municipal determina.

O que não pode ser alterado na nota fiscal?

Mesmo com a identificação rápida de erros na emissão de notas fiscais, existem alguns campos que não podem ser alterados, que são:

  • dados completos do emitente e/ou do destinatário;
  • data de competência e/ou de emissão;
  • valor do produto ou do serviços, tanto unitário quanto total;
  • base de impostos e alíquota;
  • mudanças de preços.

Essas informações, quando digitadas erradas, exigem o cancelamento da nota fiscal junto à Secretaria da Fazenda do estado, como acabamos de explicar.

O que fazer quando a nota fiscal dá erro?

Por vezes, pode acontecer de a nota fiscal apresentar erro no momento da emissão, com falhas que não tenham a ver com o preenchimento,

Quando isso acontece, o primeiro passo é identificar o problema. Se for algo da própria ferramenta, por exemplo, o ideal é entrar em contato com o suporte para informar a questão e tentar solucioná-la o quanto antes.

Uma dica de ouro que damos a você quanto a isso é: não deixe para resolver depois. Com outros afazeres em mente, há grandes chances de você se esquecer de emitir a nota fiscal. 

Como comentamos logo na abertura deste artigo, isso gerará diversos transtornos e até multas para sua loja.

Dica de leitura: “Sistema de emissão de notas fiscais: por que você deve usar?

Como evitar erros na emissão de NFe e outros tipos?

A melhor forma de evitar erros na emissão de notas fiscais é automatizando essa tarefa. Afinal, tudo o que é feito manualmente aumenta as chances de falhas, além de demorar muito mais para ser finalizado.

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Escrito por:

Tálita Gonçalves

Redatora e analista de conteúdo F360