Ter centros de custo estruturados influencia diretamente a organização financeira do negócio. O que acontece é que a ferramenta aumenta o controle sobre as finanças, pois facilita o rastreio e a identificação dos gastos.
Dessa forma, você descobre quais departamentos usam mais orçamento do que deviam e quais precisam de mais investimento, já que são estratégicos para o aumento do faturamento. Como consequência, toma decisões mais assertivas a respeito da alocação dos recursos.
Quer entender melhor como a ferramenta funciona? Então, continue a leitura, pois explicamos tudo o que você precisa saber no artigo a seguir!
Principais aprendizados deste artigo:
- Os centros de custo envolvem a segmentação de despesas entre os departamentos, que administram seus gastos de forma autônoma. O objetivo é melhorar o controle financeiro da empresa por meio do rastreio da forma de consumo dos recursos.
- Os principais benefícios da ferramenta são: mais controle sobre as finanças, redução dos gastos operacionais e auxílio na tomada de decisões.
- Para estruturar um centro de custo, divida a empresa por departamentos. Em seguida, identifique todas as despesas e segmente conforme a necessidade de cada setor.
- A boa gestão dos centros de custo depende da veracidade dos dados. Portanto, cheque as fontes para garantir a precisão das informações. Além disso, envolva os colaboradores no processo e sempre atualize seu planejamento financeiro.
- O ideal é contar com um sistema de gestão financeira. Desse modo, você estrutura e gerencia seus custos de forma centralizada e sem estresse.
O que é um centro de custo?
O centro de custo é uma ferramenta de gestão de gastos que divide as despesas da empresa em setores autônomos, mas que atuam em conjunto para aumentar o controle financeiro. Este processo acontece mediante ao rastreio dos custos a fim de identificar o impacto de cada departamento no orçamento total.
No geral, existem dois tipos de centros de custo. O produtivo avalia os departamentos que mais afetam o faturamento da empresa, e o não produtivo — ou indireto —, que envolve áreas mais administrativas e que, portanto, não influenciam diretamente o rendimento.
Ressaltamos, ainda, que a segmentação de custos facilita não apenas a administração das finanças no presente, mas também orienta o planejamento orçamentário.
Isso porque você tem uma visão mais ampla sobre como a companhia aloca seus recursos. Ou seja, onde o gasto é maior, como é o desempenho dos setores que usam mais ou menos verbas e onde precisa economizar.
Por falar em orçamento, confira nosso artigo que explica o que é e como usar o controle orçamentário na sua empresa!
Quais os benefícios dos centros de custo no varejo?
Os principais benefícios dos centros de custo para uma empresa são:
- mais controle sobre as finanças;
- facilidade para avaliar o desempenho geral;
- otimização do uso dos recursos;
- redução dos desperdícios e, consequentemente, dos gastos;
- melhora da tomada de decisões estratégicas;
- aumento da autonomia dos departamentos;
- agilidade na troca de informações.
Adicionalmente, a ferramenta ajuda no compartilhamento de responsabilidades, já que cada setor tem autonomia para tomar decisões relacionadas ao uso dos seus recursos. Desse modo, todos trabalham em conjunto para o sucesso financeiro do empreendimento.
Como estruturar centros de custo no varejo?
O passo a passo de como estruturar centros de custo no varejo envolve:
- identificar as principais áreas e atividades;
- detalhar os gastos por meio de relatórios;
- segmentar os custos por setores;
- monitorar os resultados.
Descubra como colocar cada um desses passos em prática a seguir!
1 – Identificar as principais áreas e atividades
O primeiro passo para estruturar um centro de custo é identificar as principais áreas e atividades do seu negócio. Ou seja, descreva o que a empresa faz e quais são seus departamentos essenciais, como recursos humanos e marketing.
Assim, fica mais fácil seguir para a próxima etapa deste tutorial, que é a descrição dos custos.
2 – Detalhar os gastos por meio de relatórios
Liste todos os custos fixos e variáveis vitais para o funcionamento da empresa, como energia elétrica, pagamento dos colaboradores e compra de matéria-prima.
Entenda melhor a diferença entre gastos fixos e variáveis no nosso blog!
3 – Segmentar os custos por setores
Neste ponto, você deve dividir suas despesas entre cada departamento. Isto é, determinar o quanto cada área precisa para funcionar corretamente. Para tanto, identifique os custos fixos e variáveis para a execução de cada setor.
Por exemplo, a energia elétrica é um gasto compartilhado. Porém, a área de produção pode usar mais, já que depende de máquinas pesadas que precisam de mais energia para funcionar.
4 – Monitorar os resultados
O quarto e último passo é monitorar os resultados e, se necessário, fazer ajustes nos centros de custos para que a ferramenta reflita a realidade do empreendimento.
Para isso, acompanhe o desempenho de cada área após a implementação dos centros. Verifique se os gastos e rendimentos se mantiveram ou aumentaram durante o período, bem como a performance dos departamentos na totalidade.
Assim, você identifica pontos de melhoria no planejamento para alocar os recursos de maneira mais assertiva.
Como gerenciar um centro de custo de maneira eficaz? Boas práticas para adotar!
Agora que você entende como estruturar centros de custos, saiba que é preciso gerenciar os setores após a implementação da ferramenta. Para tal fim, o ideal é sempre verificar a veracidade para garantir a precisão dos dados.
Cheque os relatórios de gastos repetidamente para ter certeza de que as informações condizem com a realidade dos departamentos.
Outra boa prática de gestão para centros de custo é envolver toda a equipe no processo. Delegue mais responsabilidades e destaque a importância do engajamento de cada colaborador para o alcance dos resultados.
Por fim, não se esqueça de atualizar e revisar regularmente o planejamento. Afinal, pode haver mudanças e você deve estar preparado para agir rapidamente a fim de assegurar o bom uso dos recursos da companhia.
Quais as melhores ferramentas para gestão de centros de custo?
As ferramentas para gestão de centros de custo mais comuns são as planilhas e os sistemas de gerenciamento financeiro. Nas planilhas, você conta com modelos personalizáveis. No entanto, precisa preencher os dados manualmente, o que consome tempo.
Já os softwares são mais ágeis e oferecem até mesmo automação de tarefas repetitivas. Desse modo, você agiliza a coleta e a análise de dados para controlar suas despesas com mais precisão e rapidez.
Um ótimo exemplo de ferramenta do tipo é o F360 Finanças, sistema de gestão financeira multiempresas muito simples de usar que centraliza a administração do setor financeiro em um só lugar.
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FAQ:
O que é um centro de custo?
Um centro de custo é uma ferramenta que segmenta os gastos entre os departamentos. A ideia é fazer com que cada um atue de maneira autônoma para identificar o impacto individual nas despesas. Os centros podem ser produtivos, quando relacionados a setores que influenciam o faturamento, e não produtivo, para áreas administrativas.
Por que minha empresa precisa de centros de custo?
Sua empresa precisa de centros de custo para ter mais controle sobre o uso e otimizar a alocação dos recursos. Além disso, a ferramenta reduz os desperdícios e orienta a tomada de decisões. Assim, você garante o uso do dinheiro da companhia para potencializar seus resultados e, consequentemente, o faturamento.
Como estruturar centros de custo de forma eficaz?
Para estruturar um centro de custo de maneira eficaz, é ideal que você:
- determine quais as principais atividades e departamentos da empresa;
- detalhe todos os custos (o que inclui as despesas fixas e variáveis);
- divida os gastos entre os setores;
- monitore os resultados para garantir o cumprimento do plano.
Quais ferramentas podem ajudar na gestão dos centros de custo?
Você pode gerenciar seus centros de custo por meio de planilhas. Porém, os sistemas de gestão financeira entregam mais precisão e agilidade, já que automatizam processos para reduzir os erros e fornecer insights vitais sobre o uso de recursos da companhia.
Quais são as boas práticas para a gestão dos centros de custo?
As melhores práticas para uma boa gestão dos seus centros de custo são:
- checar os dados para garantir sua precisão;
- estimular o engajamento dos colaboradores;
- revisar o planejamento e atualizar a divisão de custos conforme necessário.
