Um sistema para comércio é um software com diversas funcionalidades que ajudam no gerenciamento de lojas físicas e on-line. O objetivo é facilitar a rotina dos gestores e dos funcionários a partir da automatização e otimização dos mais variados processos e atividades.
Você já deve ter lido inúmeras vezes — e também visto na prática — que realizar tarefas manualmente demanda tempo, afeta a produtividade dos times e aumenta as chances de erros. Logo, a melhor forma de resolver isso é contando com ajuda da tecnologia.
Isso porque além de diminuir falhas, um bom sistema para comércio ajuda a ter uma visão completa do funcionamento do negócio. A partir dessa percepção, fica mais fácil tomar decisões que abram caminho para o crescimento da loja.
E sejamos sinceros: quem não quer praticidade no dia a dia, não é mesmo? Inclusive, com os recursos tecnológicos certos, é possível aumentar a eficiência dos processos e colocar vários para serem realizados automaticamente.
Essa dinâmica deixará você e seus funcionários livres para lidarem com questões mais estratégicas e que requerem interação humana pontual, como construir um relacionamento próximo com os clientes.
Quanto a importância de soluções desse tipo, acreditamos não haver dúvidas, certo? O que muitos gestores ainda não sabem é como escolher um sistema para lojas de varejo e redes varejistas.
Você também não? Então, veja quais critérios não podem ficar de fora e tome a decisão certa!
O que um sistema para comércio precisa ter?
Se um sistema para comércio varejista é uma ferramenta digital voltada para o aprimoramento da gestão de negócios desse setor, significa que precisa ter funcionalidades que otimizam tarefas, automatizam processos e facilitam a análise de dados e o controle de informações.
Partindo desse entendimento, é possível dizer que as principais características de um sistema comercial são:
- oferta de ferramentas que melhoram diversos controles, como volume de vendas, de estoque, comissão de vendedores, logística, faturamento, contas a pagar e a receber, entre outros;
- possibilidade de emissão de diferentes tipos de relatórios, preferencialmente personalizados conforme as necessidades de análise dos varejistas, a exemplo dos documentos que englobam informações financeiras e contábeis;
- armazenamento seguro dos dados da loja e dos clientes, e com camadas de proteção alinhadas às leis e normas, principalmente à LGPD, Lei Geral de Proteção de Dados.
Quanto às funcionalidades, na lista das que não podem ficar de fora, destacamos:
- acompanhamento de pedidos;
- monitoramento de vendas;
- fluxo de caixa;
- controle de estoque e logística;
- administração financeira e contábil;
- gestão de clientes;
- gerenciamento de diferentes unidades.
Abaixo apresentamos detalhes de cada uma!
7 funcionalidades de um bom sistema para comércio
1. Acompanhamento de pedidos
Tanto os funcionários da loja quanto os clientes precisam acompanhar em tempo real os pedidos feitos.
Do lado de quem vende, esse monitoramento é essencial para não deixar de atender ninguém, atrasar ou enviar produtos e/ou serviços errados.
Já do ponto de vista de quem compra, saber onde está o pedido dá mais tranquilidade, segurança e aumenta a confiabilidade na loja — o que pode levar à fidelização.
Por motivos como esses, um software para comércio precisa ter uma função que permita o acompanhamento dos pedidos por meio de fluxos reais e atualizados de rastreamento e que também facilite e otimize processos de devolução.
2. Monitoramento de vendas
Saber quanto sua loja está vendendo é fundamental para avaliar se está dando rendimento ou prejuízo. Afinal, não basta ver o local cheio de clientes e deduzir que seu negócio é um sucesso, concorda?
Para um crescimento financeiro sustentável, é essencial descobrir se todas aquelas pessoas estão gerando receita suficiente para cobrir os gastos e as despesas que sua franquia tem e ainda dar lucro.
O mesmo vale para vendas on-line, nas quais você vê os pedidos entrando pelo site, mas não sabe ao certo quantos são, ou qual período o volume de vendas é maior.
Como já comentamos, controles manuais levam a erros, além de não serem nada práticos. Por outro lado, um sistema para comércio varejista resolve facilmente essa questão e torna o acompanhamento das vendas feitas muito mais preciso.
Dica de leitura: “Ferramentas de gestão para franquias: como escolher a melhor?“
3. Fluxo de caixa
Seguindo esse pensamento, é importante registrar todos os valores que entram e saem do caixa da sua loja. A partir dessas informações, é possível descobrir como está a saúde financeira do negócio e, dependendo do resultado, buscar meios para melhorar a condição.
Um sistema para comércio que integra ponto de venda, emissão de nota fiscal, estoque, contas a pagar e receber, entre outras áreas que influenciam no fluxo de caixa é o ideal para automatizar esse processo e deixá-lo muito mais dinâmico.
4. Controle de estoque e logística
Imagine a seguinte cena: um funcionário está há alguns minutos conversando com um possível comprador. Ele apresenta todas as vantagens do produto, calcula descontos e, finalmente, consegue fechar a venda.
Como já confirmou no sistema da loja que tem o item em estoque, ele encaminha o comprador para o caixa e, posteriormente, para a área de retirada da mercadoria.
Porém, surge um problema: o empacotador diz que o item acabou e que não sabe quando será reposto.
Além de ser uma situação constrangedora para o vendedor, é frustrante para o cliente, que perdeu tempo ali e já pagou pelo produto. Isso afeta seriamente a imagem da loja e acaba com as chances daquela pessoa voltar para comprar algo novamente.
Esse exemplo é voltado para loja física, mas pode facilmente acontecer em vendas on-line quando não há integração entre os softwares de estoque e logística.
5. Administração financeira e contábil
Fazer a contabilidade de uma franquia não é tarefa simples. Qualquer falha pode levar a perdas financeiras e, até mesmo, a sérios problemas com os órgãos fiscalizadores. Neste caso também, quanto mais processos forem automatizados, melhor.
Por isso, usar diferentes plataformas para comércio varejista, como as voltadas para emissão automática de nota fiscal, faz toda a diferença na otimização de registros e controles contábeis e financeiros.
6. Gestão de clientes
Os clientes são a alma de qualquer negócio, essa é uma grande verdade. Afinal, sem eles, de nada adianta ter os melhores produtos e/ou serviços, não é verdade?
Para tanto, é preciso atrair, fidelizar e reter público corretamente, e entre as diversas estratégias que podem ser usadas, está adotar um software denominado Customer Relationship Management que, em português. quer dizer: Gestão de Relacionamento com o Cliente.
O CRM, como também pode ser chamado, é uma ferramenta que centraliza todos os dados, informações e interações feitas com os clientes.
Sua função como sistema para comércio é dar aos vendedores uma visão completa da jornada de compra dos consumidores, gerando insights sobre o que oferecer e os melhores momentos para incentivar a aquisição.
7. Gerenciamento de diferentes unidades
Essa é uma funcionalidade essencial para as franquias, que é facilitar o controle simultâneo de várias unidades.
Na hora de escolher um sistema para a sua loja, avalie se ele permite o gerenciamento de mais de um negócio.
O F360 Finanças é um ótimo exemplo de sistema de gestão multiempresas. Com essa solução, é possível gerenciar o controle financeiro de várias lojas, marcas e canais de vendas em um único sistema.
Confira, no vídeo abaixo, como funciona o F360 Finanças e tudo o que oferece para a otimizar a sua rotina.
9 vantagens de usar um sistema para comércio
Neste ponto, é bem provável que você já esteja pensando em como escolher um sistema para a sua loja, não é mesmo?
Pois saiba que essa é uma decisão inteligente, principalmente considerando as vantagens que esse tipo de recurso traz para o seu dia a dia, tais como:
- otimização de processos;
- aumento da eficiência operacional;
- melhora da produtividade;
- geração de insights que impulsionam o crescimento do negócio;
- suporte para definição de estratégias;
- aprimoramento do relacionamento com os clientes;
- gestões mais organizadas e precisas;
- possibilidade de reduzir custos operacionais;
- diminuição de erros.
Nunca se esqueça de que a tecnologia deve ser vista com uma aliada no seu dia a dia, e na rotina dos seus funcionários.
Como comentamos, quanto mais processos automatizados, mais tempo você tem para se dedicar a atividades estratégicas, e esse pode ser o segredo para alcançar o sucesso tão esperado.
Leia também: “Sistema de gestão para franquias: é melhor que um ERP?“
Como escolher um sistema para comércio? 7 critérios!
Porém, para obter todas as vantagens que acabamos de mencionar, existem alguns critérios para escolher um sistema comercial que você precisa considerar. Ao se atentar a esses pontos, as chances de contratar a ferramenta certa aumenta, gerando um ótimo retorno para o investimento feito na solução.
Assim, quando fizer a avaliação de sistemas de gestão de vendas, estoque, financeiro, e outros necessários para sua loja funcionar bem, considere:
- tipo de armazenamento:
- facilidade de integração:
- valores de contratação
- funcionalidades disponíveis
- facilidade de uso
- suporte e atendimento
- conformidade com leis e normas.
Vamos aos detalhes desses critérios? Veja!
1. Tipo de armazenamento
Armazenamentos em nuvem acompanham o ritmo de crescimento do seu negócio, pois contam com espaço digital maior para guardar dados e informações. Além disso, são mais seguros, principalmente se comparados a computadores e outros dispositivos, que podem ser facilmente invadidos, roubados ou perdidos.
2. Facilidade de integração
As integrações de sistemas para comércio são essenciais porque, dificilmente, haverá uma solução que ofereça todas as atividades em um único local.
Por esse motivo, quando escolher o melhor software para a sua loja, confirme se é integrável a outros. Somente dessa forma, você conseguirá aproveitar dados e informações já geradas.
3. Valores de contratação
Geralmente, um sistema para comércio é uma solução SaaS (Software as a Service), que é um modelo por assinatura. A cobrança pela utilização da solução pode ser mensal, trimestral, anual, ou em outra frequência.
Aqui, o ponto que merece a sua atenção é calcular o custo-benefício dessa contratação e verificar se há orçamento disponível para mantê-la, pois o uso do software está diretamente relacionado ao pagamento. Logo, se esse compromisso financeiro não for cumprido, o acesso à ferramenta é suspenso.
4. Funcionalidades disponíveis
Lembra-se das funcionalidades que listamos? Pois bem, quanto mais opções o sistema oferecer, melhor para a gestão da sua loja. Porém, tenha em mente também que, raramente, uma única plataforma para comércio terá tudo o que seu negócio precisa, conforme já comentamos.
O que fazer então? O ideal é comparar as funções oferecidas ao que é preciso para melhorar o gerenciamento da sua franquia, considerando o porte, volume de operações, quantidade de funcionários que usarão o sistema, entre outras características e particularidades.
5. Facilidade de uso
E por falar em quem usará a solução, é essencial que essa seja prática, fácil de operar e intuitiva. Afinal, de que adianta uma ferramenta barata, com diversas funcionalidades, se ninguém consegue operar?
6. Suporte e atendimento
E quando surgir uma dúvida, ou o sistema “travar”, com quem entrar em contato? O suporte é outro critério que precisa ser avaliado, bem como os canais de atendimento oferecidos, que precisam ser práticos e dinâmicos.
Avalie também o tempo de resposta, principalmente se sua franquia trabalhar com vendas on-line, que podem ser feitas a qualquer hora ou dia da semana.
7. Conformidade com leis e normas
E por fim, mas tão importante quanto os outros pontos, é confirmar se o sistema que pretende contratar cumpre as legislações.
Para entender a importância desse cuidado pense, por exemplo, em um software para emissão de notas fiscais. Essa ferramenta precisa ser bem programada para calcular corretamente os impostos — para isso, os desenvolvedores precisam considerar as leis.
Se houver qualquer problema, sua loja pode ser acusada de sonegação, e já dá para imaginar o transtorno que isso causa, não é mesmo?
Quais são os melhores sistemas para franquias?
Os melhores sistemas para franquia são aqueles criados especialmente para atender negócios do setor, como o F360 Finanças, que já apresentamos, e também o F360 Painel, F360 Emissor e o F360 Contábil.
O F360 Painel é uma solução que permite aos franqueadores acompanhar os resultados de todas as lojas da rede.
O F360 Emissor gera notas fiscais automaticamente, de forma segura, simples, rápida e otimizada.
Já o F360 Contábil simplifica e automatiza diversos processos contábeis, e possui integração com o F360 Finança, deixando a gestão da sua loja ainda mais eficiente.
Agora que você sabe identificar qual é o melhor sistema para comércio, teste nossas dicas na prática. Agende uma demonstração grátis das nossas soluções.
