A gestão de certificados digitais pode ser definida como um processo que monitora o uso desse documento desde a emissão até a revogação. O objetivo é evitar que ele seja usado de maneira errada, inclusive para golpes e fraudes.
Uma boa maneira de entender a importância desse gerenciamento é relembrando para que os certificados digitais servem.
Eles são documentos de identificação de pessoas físicas e jurídicas, usados para validar diversas operações e atividades realizadas em meios eletrônicos.
Sabe quando você emite a nota fiscal da loja? Essa tarefa requer um certificado digital para ser validada. Afinal, a Receita Federal precisa de uma comprovação de que é você mesmo quem está gerando e, via internet, essa foi a forma encontrada de fazer a confirmação.
Logo, pode-se dizer que esses certificados funcionam como uma espécie de “RG eletrônico”. Pensando dessa forma, fica mais fácil entender a importância de fazer uma gestão de certificados digitais eficiente, concorda?
Se cair em mãos erradas, pessoas com más intenções podem se passar por donos do seu negócio e, por exemplo, assinar documentos virtualmente. Já imaginou o transtorno?
Para você não passar por isso, veja mais detalhes sobre o conceito e a maneira certa de fazer o gerenciamento de certificados digitais.
O que é gestão de certificados digitais?
A gestão de certificados digitais é uma atividade que administra todo o ciclo de vida de documentos desse tipo, incluindo a emissão, o uso, o armazenamento e a revogação. O foco é garantir a proteção e utilização correta, evitando uma série de problemas para os titulares.
Quando você realiza o gerenciamento correto desse documento digital, consegue controlar quais funcionários podem utilizá-lo, quando e para qual finalidade. Dessa maneira, seu negócio fica protegido de atitudes ilícitas e, ainda, de questões legais e jurídicas.
Aqui, vale um ponto de atenção! Esse modelo de gestão deve ser aplicado a todos os tipos de certificados digitais que sua loja ou rede de franquias utiliza, tais como:
- certificado digital A1, A2 e A4: usados para assinar virtualmente documentos, emitir notas fiscais eletrônicas, transmitir declarações fiscais e outras atividades;
- certificado digital T: funciona como um carimbo de tempo, atestando quando um documento virtual foi emitido;
- e-CNPJ: versão digital do CNPJ, que comprova a identificação de pessoas jurídicas.
Sobre esse tema, não deixe de ler o artigo: “Certificado digital A1: Entenda o que é e descubra para que serve!“
Qual a importância da gestão de certificados digitais?
Como você cuida dos seus documentos pessoais, como RG e CPF? Certamente, não os entrega a qualquer um, muito menos empresta, não é mesmo? Também toma conta para não perdê-los, pois sabe que, se isso acontecer, quem pegá-los pode usar para fazer diversas coisas em seu nome e causar uma grande dor de cabeça depois.
Nessa linha, nota-se que a gestão de certificados digitais tem o mesmo nível de importância que a atenção que você dá aos documentos pessoais.
O motivo é que eles são a identificação virtual do negócio — o tal do “RG eletrônico” que mencionamos — e, nas mãos erradas, podem ser usados para assinar documentos em nome do CNPJ da sua loja, tais como os voltados para empréstimos. Notas fiscais falsas podem ser emitidas e gerar problemas com os órgãos fiscalizadores. E muito mais.
Lembre-se, ainda, que os certificados digitais são a maneira de comprovar a autenticidade e integridade de diversos tipos de transações via internet. Por isso, quando são usados, a validade da operação não é questionada.
Agora, imagine que um dos tipos de certificados digitais que usa no seu negócio foi furtado virtualmente ou hackeado. Como provar que não é você ou seus funcionários que o estão utilizando para assinar documentos por aí?
Concorda que corrigir uma falha é bem pior do que evitá-la? Essa é uma das razões pelas quais é tão importante fazer a gestão de certificados digitais.
Sugestão de leitura: “5 erros de gestão financeira no varejo que prejudicam sua eficiência“
A gestão de certificados digitais protege sua loja do uso incorreto deste documento
Como gerenciar os certificados digitais? 5 passos principais
Para fazer uma gestão realmente eficiente desses documentos, os passos são:
- acompanhe o processo de emissão;
- determine o local de armazenamento;
- estabeleça a forma de uso e os responsáveis;
- monitore o ciclo de vida do certificado digital;
- use ferramentas de gestão confiáveis.
Confira mais detalhes!
1. Acompanhe o processo de emissão
A emissão dos certificados digitais deve ser feita por uma autoridade certificadora (AC), isto é, uma empresa com permissão para emitir e administrar esse tipo de documento.
O processo pode ser presencial ou por videoconferência e requer a apresentação de documentações que comprovem a identidade do solicitante.
Nesta etapa, o mais importante é você verificar se nenhum dado pessoal ou do seu negócio está errado, bem como os números dos documentos.
2. Determine o local de armazenamento
Existem diversos locais onde é possível armazenar um certificado digital, tais como:
- computadores;
- tokens USB (pen drive);
- em nuvem.
Para escolher o melhor, avalie as vantagens e desvantagens de cada um, os custos e alinhe isso ao modo como ele será usado na sua loja, considerando também a facilidade de acesso e utilização.
3. Estabeleça a forma de uso e os responsáveis
Deixe claro para a equipe em quais atividades cada um dos tipos de certificados digitais podem ser usados e, também, defina quais funcionários podem acessá-lo.
A ideia é restringir o acesso apenas para quem realmente precisa desse documento para as tarefas diárias.
4. Monitore o ciclo de vida do certificado digital
Lembra que falamos que a gestão de certificados digitais deve contemplar todo o ciclo de vida desse documento? Isso inclui, por exemplo, proteger o local onde ele está guardado, tendo bons antivírus nos computadores.
Se precisar revogá-lo ou trocar de autoridade certificadora por algum motivo, não deixe de acompanhar esse processo bem de perto. Certifique-se que a validade do documento foi realmente finalizada, pedindo comprovantes a essa empresa.
5. Use ferramentas de gestão confiáveis
Seus certificados digitais serão vinculados a algum sistema que utiliza na sua loja — no varejo, o mais comum é o de emissão de nota fiscal, que usa o modelo A1. Portanto, o gerenciamento desse documento deve começar já na escolha desse software.
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