Controle orçamentário: veja como usar de maneira eficiente

O controle orçamentário é uma atividade realizada para melhorar o planejamento, o acompanhamento e a análise das finanças de um negócio. Por sinal, o principal objetivo com essa prática é garantir a saúde financeira e contribuir com o alcance dos objetivos da marca.

Quando você realiza esse processo na sua loja, tem a chance de, por exemplo, reduzir os custos e distribuir os recursos financeiros de uma maneira muito mais estratégica.

Isso é possível porque conseguirá identificar o que está gerando gastos que podem ser cortados sem prejudicar a qualidade dos seus produtos ou serviços e, ainda, quais pontos da sua franquia levarão mais rápido ao crescimento se receberem mais investimento.

Não é interessante? Porém, para resultados como esses, primeiro você precisa descobrir como fazer um controle financeiro eficiente. Explicaremos o passo a passo neste artigo, com três dicas de como melhorar sua gestão financeira. Confira! 

O que é controle orçamentário?

O controle orçamentário é uma ferramenta gerencial usada para monitorar as finanças de um negócio e, também, como o dinheiro obtido pode ser usado de maneira mais estratégica. Ele contribui para o crescimento da marca, além de manter sua saúde financeira.

Esse processo também costuma ser chamado de controle financeiro, justamente por incluir todas as receitas e despesas da loja, o fluxo de caixa e vários outros dados relacionados à questão monetária.

Basicamente, estamos falando de uma maneira de gerenciar bem o dinheiro da franquia, reunindo, em um único lugar, tudo o que você precisa saber para direcionar os recursos.

Isso ajuda a definir para onde os valores estão indo, a melhor forma de usar o capital e como se planejar financeiramente para alcançar o sucesso esperado com o negócio.

Dica de leitura: “Expansão de franquias: as 6 melhores dicas de como realizar!“

Qual a importância do controle orçamentário?

Quando você abriu sua franquia, um dos objetivos era ter lucro, não é mesmo? Porém, é importante ter em mente que, para isso, não basta vender bem, é fundamental saber o que fazer com os valores recebidos.

Existem empreendedores que acabam prejudicando seriamente suas empresas — e até mesmo levando-as à falência — por falhar na gestão financeira. 

Não saber quais despesas são pagas todos os meses, se algo poderia ser cortado para gerar menos gastos ou quanto precisa para se manter em curto, médio e longo prazo, são alguns exemplos do que precisa ser acompanhado bem de perto para evitar problemas.

O controle financeiro ajuda em todos esses pontos que falamos, além de:

• garantir a saúde financeira: que é a capacidade que um negócio tem de honrar os compromissos financeiros e, ainda, gerar lucratividade; 
• diminuir gastos: por facilitar a identificação do que é pago, incluindo as despesas fixas e variáveis;
• melhorar a distribuição de valores: mostrando como dividir corretamente o dinheiro para a loja crescer;
• aprimorar a imagem da marca: pois contribui para que todas as contas sejam pagas em dia, o que reflete diretamente no relacionamento com outras empresas, funcionários e parceiros de negócio. 

Não deixe de ler este artigo: “5 erros de gestão financeira no varejo que prejudicam sua eficiência“

Como fazer controle orçamentário e usá-lo corretamente?

A melhor forma de fazer essa atividade é seguindo estes passos:

• defina os objetivos;
• estruture um orçamento;
• identifique os desafios de sua gestão financeira;
• analise os resultados e identifique as oportunidades; 
• tome decisões baseadas nas verificações feitas.

Confira os detalhes!

1. Defina os objetivos

Os objetivos do controle orçamentário se referem ao que você pretende alcançar na loja, por exemplo, otimizar o uso de recursos financeiros, aumentar a margem de lucro, diminuir despesas etc.

Com base no histórico financeiro do negócio e no plano de crescimento, veja o que precisa ser melhorado e vá para o passo seguinte.

2. Estruture um orçamento

Reúna todas as receitas e despesas da sua franquia de um determinado período, que pode ser mensal, semestral, anual ou outro, de acordo com seus objetivos.

A partir desse levantamento, faças suas projeções, considerando critérios como:

• capacidade de atendimento da sua loja;
• comportamento dos consumidores;
• situação econômica do mercado;
• entre outras.

A ideia é montar um orçamento realista, que aponte quanto você precisa levantar para cobrir os gastos que terá nesse período e, ao mesmo tempo, ajude a preparar o negócio para atender ao volume de vendas esperado.

Sugestão de leitura para você: “Controle de vendas: guia completo para alcançar eficiência!“

3. Identifique os desafios da sua gestão financeira

Um bom controle financeiro entrega a você a visão geral de como estão as finanças do negócio. Então, se quiser explorar essa ferramenta ainda mais, aproveite essa visibilidade e descubra quais desafios pode ser que tenha que enfrentar.

No caso, estamos falando de dificuldades como manter o fluxo de caixa positivo, monitorar os prazos das contas a pagar e a receber, acompanhar os índices de inadimplência e afins.

Ao identificá-los antecipadamente, você tem a chance de se preparar para eles e evitar problemas financeiros, concorda?

4. Analise os resultados e identifique as oportunidades

O que os números do seu controle financeiro estão dizendo? Eles mostram que a franquia está com bom faturamento ou é necessário cortar custos e adotar boas estratégias de vendas? 

Ainda que a resposta não seja positiva, como você esperava, olhe para ela como uma oportunidade de melhoria em favor da sua loja.

5. Tome decisões baseadas nas verificações feitas

Falamos que esse controle dá uma visão geral de como estão as finanças do seu negócio, lembra-se? Também comentamos que essa ferramenta é ideal para fazer projeções, planejamentos e muito mais.

Então, aproveite todo o potencial desse recurso para embasar as tomadas de decisão. Afinal, quando você decide algo a partir de dados e da realidade da sua loja, as chances de seguir por um caminho errado são bem menores.

3 dicas para ter um controle orçamentário com mais resultados

E, para ajudar você a alcançar mais resultados como tudo o que acabamos de falar, temos três ótimas dicas. Veja:

1. defina metas alcançáveis: faturar bem deve estar nos seus planos, com toda certeza! Apenas evite definir números incompatíveis com a capacidade de atendimento do seu negócio ou com a realidade do mercado, para evitar frustrações;
2. tenha periodicidade nas análises: esse controle é uma ferramenta viva, por isso, precisa ser revisto e atualizado de tempos em tempos, visando garantir a realidade dos dados;
3. use a tecnologia a favor: softwares de gerenciamento financeiro fazem toda a diferença na hora de controlar as entradas e saídas de valores da sua loja. E, se forem próprios para as franquias, melhor ainda. Conheça o F360 Finanças!

O F360 Finanças é um sistema de gestão financeira multiempresas. Com um dashboard personalizável, por meio dessa ferramenta, é possível realizar:

• conciliação de cartões;
• fluxo de caixa;
• contas a pagar e a receber;
• DRE;
• planejamento orçamentário;
• conciliação com vouchers;
• integração com PDV e adquirentes;
• conciliação bancária.

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