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Finanças 12/01/2018

Como escolher o software de gestão financeira ideal?

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A escolha do software de gestão financeira ideal para um negócio envolve uma série de fatores, como capacidade de integração da ferramenta, suporte técnico especializado, funcionalidades disponíveis e a segurança do sistema.

Afinal, esse tipo de plataforma conecta diversos departamentos e coleta dados sensíveis sobre a saúde financeira da organização. Por isso, precisa ser robusta, mas, ao mesmo tempo, fácil de usar, para incentivar o engajamento dos colaboradores. 

Que tal aprender como identificar a melhor opção? Basta continuar a leitura deste guia!

Principais aprendizados deste artigo:

  • Os softwares de gestão financeira são plataformas indispensáveis para o controle das finanças de um negócio. A aplicação ideal deve ser segura, oferecer atualizações periódicas e suporte técnico especializado. 
  • Entre os recursos essenciais, estão a emissão de relatórios e documentos contábeis, como a demonstração do resultado do exercício (DRE), o monitoramento das despesas e recebíveis e o controle do fluxo de caixa. 
  • As vantagens de automatizar a gestão financeira envolvem desde o auxílio para montar o planejamento organizacional até o aumento da segurança das operações, já que os sistemas reduzem a incidência de erros. 
  • Para implementar, com sucesso, um sistema do tipo, é importante mapear os processos internos para entender as necessidades do seu negócio, escolher uma ferramenta robusta e preparar os colaboradores para a mudança.

O que é um software de gestão financeira?

Um software de gestão financeira é uma plataforma que centraliza todas as informações relevantes para as finanças da empresa em uma única interface. O sistema funciona de maneira integrada com outras aplicações a fim de melhorar o controle sobre a saúde do negócio. 

Adicionalmente, oferece recursos que promovem a automação financeira empresarial. Na prática, permite executar determinadas tarefas repetitivas sem intervenção humana, o que poupa tempo e aumenta a eficiência operacional do empreendimento. 

Você tem a possibilidade de ter uma aplicação 100% personalizada, desenvolvida especialmente para atender às necessidades da sua empresa, ou contratar uma já pronta. 

A boa notícia é que as versões disponíveis no mercado já contam com algum grau de customização. Logo, não precisa se preocupar em não encontrar tudo o que precisa.

Vale ressaltar, também, que o software já pronto pode ser local (quando você instala a aplicação nos computadores da organização) ou em nuvem (quando você acessa o sistema on-line por meio da internet).

No geral, o segundo tipo costuma ser mais econômico e acessível, além de ter vantagens extras como escalabilidade de operações e acesso mais rápido a atualizações.

Quais os benefícios de um sistema de gestão financeira empresarial?

Um software de gestão financeira robusto beneficia todos os setores da empresa. Veja os principais motivos para adotar uma plataforma do tipo a seguir!

1 – Ajuda para montar o planejamento organizacional 

Um bom software de gestão financeira fornece dados organizados e atualizados sobre as despesas e as receitas e ainda permite gerenciar o estoque eletronicamente, executar cálculos, classificar gastos e elaborar relatórios.

Com esses elementos à disposição, fica mais fácil definir o planejamento estratégico organizacional e tomar decisões acertadas, já que você compreende a real situação do negócio.

2 – Aumento da segurança para a empresa

As plataformas de gestão financeira contam com protocolos rígidos de segurança, que incluem recursos como:

  • criptografia de dados (embaralhamento das informações para que apenas o emissor e o destinatário das mensagens possam acessá-las); 
  • certificados SSL (um padrão de segurança que promove a troca segura de informações entre dois computadores); 
  • backup de dados (criação de cópias das informações a fim de evitar perdas); 
  • alinhamento às normas regulatórias (como a Lei Geral de Proteção de Dados, a LGPD). 

3 – Facilidade para o trabalho contábil e emissão de relatórios

Não é nenhuma novidade que a contabilidade influencia muito os resultados da sua empresa, além de fornecer informações relevantes para a gestão financeira e para o planejamento de ações. 

O fato é que um bom software de gerenciamento gera relatórios de maneira rápida e simples. Essa característica leva a uma economia de tempo e de mão de obra, o que possibilita tomar conta de outros aspectos estratégicos.

4 – Redução da possibilidade de erros

O lançamento de dados manuais ocasiona a perda de tempo com formatação e aumenta as chances de erro e de retrabalho. Por outro lado, a atualização automática dos sistemas entrega resultados mais confiáveis.

Adicionalmente, uma plataforma de gestão financeira facilita o compartilhamento de informações entre os diferentes setores. Como resultado, você tem mais controle sobre as operações. 

5 – Diminuição dos gastos

É possível alcançar a redução de gastos de diferentes maneiras, como a diminuição do quadro de colaboradores devido à simplicidade e à facilidade da rotina empresarial.

Ainda há uma melhora do clima organizacional, porque os funcionários conseguem lidar com a carga de trabalho, o que ajuda a aumentar o faturamento geral.

Quais as funcionalidades essenciais em um software de gestão financeira? 

Softwares de gestão financeira não são todos iguais. Até mesmo os amplos e com módulos similares se diferem em detalhes, como capacidade de personalização e até em suporte ao cliente.

Por isso, na hora de escolher uma boa plataforma, é importante verificar os serviços disponíveis em cada sistema. Lembre-se: quanto mais completo, melhor para você! 

Posto isto, os principais recursos que o seu software de gestão financeira deve ter são:

Todas essas funções retiram a necessidade de perder tempo com processos lentos e burocráticos, como o preenchimento manual de planilhas e a formulação de relatórios complexos. 

Assim, você se dedica a outras tarefas mais estratégicas e potencialmente mais benéficas para melhorar os resultados da empresa, como o planejamento de estratégias de vendas ou de expansão.

Como escolher a melhor plataforma de gestão financeira? Dicas para não errar!

Agora que você viu os recursos essenciais, saiba que existem outros fatores que afetam a escolha de um sistema de gestão financeira empresarial para chamar de seu. Confira os principais a seguir!

3 – Atualização periódica do sistema 

Embora seja fundamental que o sistema conte com inúmeras funcionalidades (como as que apresentamos no tópico anterior), é importante que a plataforma passe por atualizações periódicas por parte do fornecedor. 

Esse processo ajuda a manter a aplicação compatível com as demandas do mercado e garante que funcione sem interrupções desnecessárias.

Além disso, as atualizações constantes são essenciais para inclusão de novos recursos, otimização de processos e correção de falhas. Dessa forma, você sempre conta com um software moderno, estável e alinhado às necessidades da sua empresa. 

É oportuno mencionar, ainda, que ferramentas atualizadas previnem a diminuição da eficiência dos processos financeiros e evitam o aumento dos custos de propriedade. 

Isso porque sistemas desatualizados tendem a perder desempenho com o tempo, além de requererem manutenção, ajustes e retrabalho constantes, sem contar o fato de estarem mais suscetíveis a falhas, travamentos, perdas de dados e a possível dificuldade de integração com softwares novos.

2 – Flexibilidade e personalização

Em segundo lugar, é importante avaliar a flexibilidade e capacidade de personalização do software financeiro, para corresponder às necessidades da sua loja. 

Também é bom verificar se a ferramenta apresenta um alto nível de escalonamento, caso você queira implantá-lo em diferentes unidades ou seu negócio cresça. Para estas situações, o ideal é contar com um software de gestão financeira com controle multiempresa.

3 – Facilidade de uso

É imprescindível também escolher um sistema intuitivo e fácil de usar, não só para você e outros gestores, como para sua equipe. 

A principal razão é que você pode implementar os novos processos financeiros em toda a loja ou contratar funcionários para lidar com as demandas deste departamento. Como resultado, há mais pessoas com acesso à plataforma.

E, a depender da situação (como a falta de hábito em usar mecanismos de automação), a adoção de um software de gestão financeira pode:

  • comprometer a produtividade do time:
  • atrapalhar a fluidez das tarefas;
  • prejudicar o clima organizacional.

Todos esses fatos podem ocorrer se os colaboradores apresentarem muita dificuldade para operar os sistemas internos no dia a dia. 

Além disso, ainda é muito comum nas empresas os funcionários terem uma certa resistência às mudanças e inovações, por já estarem habituados a certos expedientes e métodos de trabalho. 

Ao adotar uma ferramenta muito complexa, essa realidade tende a se agravar, já que os usuários do sistema podem não receber tão bem a novidade, especialmente se não conseguirem se adaptar rapidamente.

Assim, o ideal é seguir a lógica de que quanto mais simples e intuitivo for o software de gestão escolhido, melhor sua usabilidade. Portanto, busque soluções fáceis, porém efetivas, e que não demandem longos treinamentos. Afinal, softwares complexos também ampliam as chances de erros.

4 -Referências positivas

Ao avaliar uma plataforma, certifique-se de comparar softwares de gestão financeira em relação às referências de outros clientes. Isto é, de empresas que já adotaram a aplicação. 

Dessa forma, você descobre se os seus gestores estão satisfeitos, se são bem atendidos e se o sistema funciona corretamente. Esse hábito também permite tirar dúvidas em relação à implantação e prestar apoio do fornecedor.

Ressaltamos que esse é um cuidado bastante estratégico, pois o mercado de sistemas pode ser bastante amplo e oferece diversas soluções parecidas, o que dificulta um pouco a escolha.

Contudo, levantar informações para embasar a decisão de compra de um desses softwares, com base na experiência e feedback de outras empresas utilizadoras, é, sem dúvida, uma das maneiras mais eficazes de atestar se a ferramenta realmente é aquilo de que você precisa na sua empresa.

Além disso, a medida pode gerar uma boa economia com a compra de sistemas mais eficientes e adequados para as demandas.

5 – Capacidade de integração com outras plataformas

O ideal é que seu software de gestão financeira se conecte com outras plataformas. O objetivo é facilitar a troca de informações e, assim, melhorar o controle geral sobre as operações internas.

A propósito, a integração é uma característica bastante comum atualmente e, mais que isso, necessária. 

A tendência da virtualização de serviços, somada à onda de automação nas empresas, já demanda a conexão entre os mais diversos sistemas informatizados, como o software de gestão financeira e gestão de estoque, por exemplo.

Para completar, a integração permite criar um fluxo contínuo de tarefas. Esse resultado se dá pela centralização dos dados advindos de diferentes setores, mas que impactam a gestão financeira global do negócio. 

5 – Bom suporte técnico

Imagine como pode ser prejudicial para a empresa se o sistema de gestão financeira permanecer inoperante por horas. Por isso, a desenvolvedora precisa ter um suporte técnico eficiente, com facilidade de acionamento. 

Até porque contar com ajuda especializada pode ser decisivo na hora de resolver problemas rotineiros.

6 – Geração automática de relatórios

Em último lugar da lista, a fim de administrar o negócio da melhor maneira possível e tomar decisões mais efetivas, é necessário acessar relatórios financeiros confiáveis e completos, o que inclui gráficos e planilhas que facilitem a visualização das informações.

Esses são, sem dúvida, elementos altamente estratégicos para a boa gestão financeira da empresa. 

Atualmente, em razão da intensa competitividade do mercado, as organizações precisam agir com total segurança e se cercar do maior número de dados e informações precisas para tomar decisões.

Nesse ponto, contar com softwares capazes de fornecer estatísticas seguras, pontuais e úteis é um diferencial enorme para que os gestores e líderes tenham mais visibilidade e apoio para agir. 

Essa, talvez, seja a característica mais estratégica da utilização de um software de gerenciamento, e por isso, recomendamos analisar esse ponto na hora da escolha.

Além disso, vale lembrar a importância de avaliar se os filtros dos sistemas são completos e eficientes e se as interfaces dos relatórios são visualmente limpas para não dificultar a análise dos dados. 

Em resumo, as informações emitidas devem ser compreensíveis e claras, para evitar equívocos e eventuais problemas.

Implementação de um software financeiro na empresa: quais os principais passos?

Após a leitura deste guia, você percebe que o processo de implementação de um software financeiro se torna bem fácil e envolve apenas estes cinco passos:

  1. mapear seus procedimentos financeiros e identificar as necessidades da sua empresa;
  2. escolher um bom software (robusto, seguro e com todos os recursos que precisa no dia a dia);
  3. capacitar sua equipe para usar a ferramenta;
  4. integrar a plataforma aos seus outros sistemas;
  5. monitorar os resultados. 

Bem fácil, concorda? Para finalizar, temos uma dica de software de gestão financeira que cumpre todos os requisitos que apresentamos neste conteúdo: o F360 Finanças, que conta com funcionalidades de integração e personalização de painel de controle. 

Solicite uma demonstração gratuita e conheça mais sobre a plataforma!

FAQ:

O que devo considerar ao escolher um software de gestão financeira?

Ao escolher um software de gestão financeira para o seu negócio, você precisa considerar aspectos como funcionalidades disponíveis, segurança do sistema e fatores como atualização, facilidade de uso e suporte técnico especializado. 

Quais são as principais funcionalidades de um software de gestão financeira?

As principais funcionalidades de um software de gestão financeira são:

  • conferência de caixa;
  • controle de fluxo de caixa;
  • emissão automática de relatórios;
  • gestão de contas a pagar e receber;
  • conciliação;
  • emissão de demonstração do resultado do exercício (DRE). 

Como garantir que o software escolhido seja seguro?

Algumas das maneiras de garantir a segurança do sistema de gestão financeira são: verificar se a plataforma tem certificado SSL, se usa criptografia de dados nas suas operações, se conta com um protocolo de backup e atua em linha com as normas regulatórias nacionais. 

Qual a diferença entre software de gestão financeira local e em nuvem?

Um software em nuvem fica disponível na internet, o que possibilita seu acesso de qualquer dispositivo, ao contrário de um sistema local, que precisa de instalação em um computador e o acesso só acontece a partir daquela máquina. 

Como implementar um software de gestão financeira na minha empresa?

Para implementar um software de gestão financeira, é importante entender seus processos e necessidades, escolher uma plataforma robusta e preparar a equipe para usar, da melhor maneira, as novas aplicações.

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Escrito por:

Maurício Galhardo

Head e curador do F360 Educa, apaixonado por finanças, autor de três livros de negócios e gestão financeira, com ampla experiência em treinamentos e palestras. Já treinou mais de 20 mil pessoas no varejo!

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