Cadastro de produtos: 7 dicas para realizar com eficiência!

Sem tempo para ler? Clique no play abaixo para ouvir esse conteúdo.

Fazer o cadastro de produtos consiste em registrar em uma ferramenta física ou digital todos os itens que um negócio fabrica ou vende. Nele, devem conter os dados e as informações necessárias para identificação das mercadorias, tais como tamanho, cor, dimensão, preço, entre outros. 

Em um primeiro momento, essa atividade parece bem simples, não é mesmo? Afinal, basta pegar um dos artigos que você vende, abrir uma planilha no computador e digitar as características de cada um. Porém, na prática, essa tarefa tende a ser um pouco mais complexa.

Basta imaginar uma loja que vende diversos itens — usaremos como exemplo mais de 50 variações. Imagine o tempo necessário para cadastrar todos. 

Isso sem falar que esse processo não é feito uma única vez. Afinal, quando produtos são lançados, é preciso repeti-lo com a mesma precisão.

E tem mais! É fundamental se atentar às informações tributárias, como alíquotas de ICMS, valor de IPI, entre outros.

Quer saber como fazer tudo isso de uma forma prática e mais eficiente? Confira as sete dicas que trouxemos para você!

O que é cadastro de produtos e qual a importância?

Essa atividade diz respeito ao registro de tudo o que é fabricado e/ou vendido por uma empresa. Para isso, podem ser usados sistemas de gestão ou planilhas para essa prática. A ideia é centralizar todas as mercadorias, facilitando o gerenciamento de estoque, venda e logística.

Aqui, precisamos explicar também a importância do cadastro de produtos no varejo, e ela parte da melhora da organização do negócio. 

Por meio desse cadastramento fica muito mais fácil:

• saber quantos e quais produtos estão disponíveis para venda;
• quando solicitar aos fornecedores reposição de mercadorias;
• identificar o melhor momento para aplicar cada estratégia de venda, a exemplo da queima de estoque;
• descobrir quais itens são os mais e os menos procurados pelos clientes;
• ter uma visão geral dos preços, custos e impostos pagos e, com isso, aprimorar a gestão financeira;
• entre várias outras abordagens e possibilidades.

Como você pode ver, essa prática é bastante útil e traz diversas vantagens no gerenciamento da sua franquia. Podemos até mesmo afirmar que ela é essencial para o sucesso de qualquer negócio. Justamente por esse motivo deve fazer parte da rotina da sua loja.

Porém, como comentamos, não se trata de uma atividade tão simples, mas pode ser facilitada se você seguir as dicas que daremos a seguir.

Como fazer o cadastro de produtos corretamente?

Para aumentar a eficiência do processo de cadastramento dos produtos da sua loja, nossas sugestões são:

1. defina os responsáveis;
2. padronize as informações;
3. utilize palavras-chave;
4. valide dados fiscais;
5. mantenha a atualização;
6. alinhe o cadastro com outros setores;
7. use a tecnologia como aliada.

Confira os detalhes!

1. Defina os responsáveis

Tudo depende do modelo do seu negócio e do tamanho da sua franquia. Partindo dessas características, o ideal é designar um profissional responsável pelo cadastro de produtos, ou até mesmo montar uma equipe com mais pessoas.

Além de definir quem deve executar essa atividade, também é fundamental dar bons treinamentos sobre como realizá-la, pois isso ajuda para que esse processo seja feito corretamente.

2. Padronize as informações

A padronização é um dos critérios mais importantes em uma franquia, e o cadastro de produtos deve seguir o mesmo princípio. Somente dessa forma todas as unidades terão controles de mercadorias iguais e devidamente alinhados.

No caso, quando falamos em padronizar esses registros, estamos nos referindo a usar a mesma nomenclatura e código para itens iguais.

Para ficar mais claro, imagine um varejista de roupas femininas. Uma peça que foi cadastrada como blusa em um dia não pode ser registrada posteriormente como camiseta, por exemplo.

Além disso, é fundamental igualar as informações que precisam ser preenchidas de cada mercadoria, sendo as principais:

• nome de produto;
• foto;
• categoria;
• descrição;
• peso;
• medidas;
• nome do fornecedor;
• preço de custo;
• preço de venda;
• dados tributários.

3. Utilize palavras-chave

Seguindo essa linha de personalização, há uma estratégia que vale muito a pena ser utilizada, que são as palavras-chave. 

Elas ajudam na organização dos itens e para encontrá-los mais rapidamente, seja no sistema usado, ou mesmo em uma planilha feita no Excel.

Essas palavras-chave também facilitam a formação de grupos de produtos e a estruturação categorias e subcategorias. 

Usando novamente o varejista de roupa feminina como exemplo, essa técnica pode ser aplicada da seguinte maneira:

• vestido
  • vestido para festas
    • vestido para festas de cetim

Dessa forma, dentro de cada uma dessas categorizações e palavras-chaves, os vestidos relacionados à descrição devem ser cadastrados. 

4. Valide dados fiscais

Uma informação muito importante que não pode faltar no cadastro de produtos é sobre a parte fiscal de cada item.

Para cada mercadoria, é preciso registrar os impostos que incidem sobre ela, tais como:

• Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM);
• Imposto sobre produtos industrializados (IPI);
• Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).   

Os tributos mudam conforme o ramo de atuação da sua franquia e o que é vendido. Porém, independentemente dessa variação, registrá-los é essencial para garantir o pagamento correto dessas despesas e manter a conformidade do seu negócio.

5. Mantenha a atualização

De tempos em tempos, revise o cadastro para conferir se todos os campos estão sendo preenchidos, se há produtos que não são mais vendidos e podem ser excluídos do banco de dados, entre outros ajustes semelhantes.

A periodicidade dessa revisão também depende do que a sua franquia vende. Se a rotatividade de mercadorias é alta — por exemplo, coleções são trocadas constantemente —, o ideal é não demorar muito para fazer essa conferência para evitar acúmulos que deixam essa tarefa mais trabalhosa.

6. Alinhe o cadastro com outros setores

A área de vendas, estoque, financeiro, e até mesmo marketing precisam trabalhar em total harmonia. Afinal, a atuação de um setor afeta diretamente os resultados do outro. 

Por isso, o ideal é que todos vejam o cadastro para, assim, os profissionais possam coletar informações dos produtos que têm a ver com as tarefas executadas em cada departamento.

O compartilhamento de sistemas de gestão para franquias é uma ótima maneira de promover essa integração e facilitar o dia a dia dos profissionais.

7. Use a tecnologia como aliada

Por falar em softwares, a tecnologia é uma forte aliada na estruturação de cadastros de produtos para o varejo.

Além de centralizar as informações em um mesmo ambiente e facilitar o compartilhamento, é possível usar ferramentas que ajudam a gerar códigos para cada produto da sua loja. Essa identificação é essencial para manter a organização e otimizar o controle.

Somado a essa possibilidade, existem várias outras soluções tecnológicas que ajudam a melhorar o gerenciamento do seu negócio. 

Leia o artigo “Sistema financeiro multiempresas: como ele muda a gestão de franquias?” e conheça mais uma!