Gerenciar uma ou mais franquias não é um dos trabalhos mais fáceis. Afinal, são diversas tarefas operacionais e administrativas simultâneas para executar, além de planejar estratégias de expansão. Porém, ao aprender como usar o Kanban no franchising, você verá que gerenciar processos pode ser mais simples do que imagina.
O kanban é uma metodologia de gestão de projetos bastante aplicada no mundo corporativo e que ganhou novas utilidades em diversos setores do mercado, como o de franquias.
Esse método, de modo geral, permite ao gestor visualizar os processos da loja por meio de colunas, cartões e cores e controlar o fluxo operacional do negócio.
Como? Continue a leitura e confira o que é Kanban, suas vantagens e como usá-lo na sua franquia para otimizar operações e melhorar os resultados!
O que é Kanban?
O Kanban é um método visual para gerenciar o fluxo de trabalho operacional que se baseia em cartões (cards) coloridos que representam tarefas e atividades de um setor ou de uma empresa.
Foi criado na década de 40 pela Toyota, que implementou o novo conceito de “produção puxada”, em que a fabricação de um produto só era iniciada após a venda de um item.
Sendo assim, na fábrica, foram criados murais com cartões de várias cores e tamanhos que determinavam as atividades em um fluxo padrão, exibindo as tarefas concluídas, que estavam em produção ou ainda paradas.
E devido à eficiência do método, se popularizou e ganhou o mundo. Empresas dos mais diversos segmentos usam a metodologia para facilitar a gestão de equipes e projetos.
Princípios fundamentais do Kanban
Para entender melhor o que é o Kanban, confira seus princípios fundamentais:
- visualização completa do fluxo de trabalho: cada coluna de cartões representa uma etapa do processo, que é dividido em “a fazer”, “em andamento” e “concluído”;
- limitação do trabalho em progresso (Work in Progress – WIP): existe um limite na quantidade de tarefas que estão em andamento ao mesmo tempo, evitando sobrecarga e gargalos;
- gestão visual: basta olhar os cards para acompanhar o progresso das atividades e identificar antecipadamente possíveis atrasos e problemas;
- melhoria contínua: o método se baseia na melhoria contínua para otimizar fluxos de trabalho e melhorar a eficiência operacional do negócio.
Vantagens do Kanban para o franchising
As vantagens do Kanban para o franchising são diversas, como a otimização das operações e a gestão das franquias, melhorando a produtividade das equipes e a satisfação do cliente, que recebe produtos e atendimento de alta qualidade.
Confira os principais benefícios de usar essa ferramenta de gestão!
1 – Manter a padronização operacional
O modelo de franchising se caracteriza pela padronização de suas unidades e operações. Portanto, usar o Kanban é um meio de garantir que nada saia conforme o determinado pela marca franqueadora nos Procedimentos Operacionais Padrões (POPs).
2 – Aumentar a produtividade e eficiência da equipe
Com todas as atividades organizadas em um fluxo contínuo, os gestores de franquias e colaboradores sabem o que devem fazer e quando, elevando sua produtividade e melhorando a eficiência operacional de todo o negócio.
3 – Ter maior rapidez e precisão nas tomadas de decisão
Outro benefício é tornar as tomadas de decisão mais rápidas e precisas e facilitar a adaptação a mudanças.
Com a visualização das tarefas por cores e colunas, é possível identificar gargalos que impedem uma nova atividade ser iniciada, por exemplo. Assim, o gestor ou empresário pode agir rápido e realizar ajustes sem prejudicar toda a operação.
4 – Reduzir custos e desperdícios
O Kanban contribui para identificar e eliminar desperdícios, que promovem aumento de custos, como tarefas acumuladas, retrabalho e esperas devido a gargalos.
Afinal, há um limite do trabalho em progresso, por isso, é necessário ter operações eficientes para nenhuma atividade ficar parada na fila.
Leia também: Redução de custos em franquias: guia 100% prático para colocá-la em ação
5 – Melhorar a comunicação entre franqueadora e franqueados
O Kanban ajuda a promover um ambiente de trabalho mais colaborativo, pois todos os envolvidos participam diretamente da otimização de processos. E isso fortalece o relacionamento entre a franqueadora, os franqueados e as equipes das unidades.
Isso sem falar na implementação de uma cultura de melhoria contínua e inovação, que auxilia a engajar e motivar os profissionais a darem o seu melhor diariamente. Contudo, para fazer os devidos ajustes, é fundamental coletar feedback de todos os envolvidos para identificar os pontos a melhorar.
Exemplos práticos de uso do Kanban em franquias
Diante tantas vantagens, a boa notícia é que tanto a franqueadora quanto os franqueados podem usar o Kanban no seu negócio!
Veja como utilizar o Kanban no franchising.
- gestão de suprimentos: planejamento de compras com fornecedores, recebimento de mercadorias e controle do giro de estoque;
- atendimento ao cliente: fluxos de atendimento em todos os canais;
- gerenciamento dos pedidos: as ações de recebimento do pedido, preparação, embalagem e envio, podem ser representadas por colunas no quadro Kanban;
- marketing e promoções: planejar e executar campanhas;
- treinamento e suporte: montar treinamentos e coordenar as atividades de suporte ao franqueados e colaboradores;
- manutenção de padrões: garantir a conformidade com os padrões estabelecidos pela marca;
- planejamento de promoções e eventos sazonais: com etapas como planejamento de marketing, preparação de materiais promocionais, treinamento de equipe e execução.
Como usar o Kanban no franchising?
Para usar o Kanban no franchising é preciso seguir algumas etapas.
1 – Analise o fluxo de trabalho atual
Antes de tudo, faça uma análise detalhada do fluxo de trabalho atual em todas as unidades de franquia e otimize as etapas.
Isso envolve entender como são realizadas as operações diárias, desde o recebimento de pedidos, organização do estoque até o atendimento ao cliente e a gestão de recursos humanos.
Identifique os processos principais, os pontos de intervenção e as áreas onde o Kanban pode trazer maior eficiência.
2 – Crie um quadro Kanban
Com base no fluxo de trabalho, crie um quadro Kanban personalizado para cada unidade de franquia ou áreas específicas, como estoque, vendas e atendimento.
Divida o quadro em colunas que representam os estágios do processo, como “A Fazer”, “Em Andamento” e “Concluído”. Você pode usar ferramentas digitais ou físicas (como post-its), conforme a sua necessidade.
3 – Defina os cartões e os limites de WIP
Defina como serão os cartões Kanban, que representarão as tarefas em cada coluna do quadro. Cada um deve conter informações claras, como descrição da atividade, responsável, prazo e qualquer outro dado relevante.
Além disso, estabeleça limites de trabalho em progresso (WIP) para cada coluna, garantindo que a equipe não sobrecarregue determinados estágios do processo.
4 – Treine a equipe e integre os franqueados
Realize treinamentos abrangentes para toda a equipe, incluindo gerentes de franquia e funcionários das unidades.
Explique como funciona o Kanban, como mover os cartões entre as colunas, a importância dos limites de WIP e como usar o quadro para melhorar a gestão operacional e a comunicação.
Incentive a colaboração e a integração entre os franqueados para promover uma adoção eficaz da metodologia.
5 – Faça melhorias contínuas
O Kanban é uma metodologia que promove a melhoria contínua. Por isso, encoraje os franqueados e suas equipes a:
- fornecerem feedback regular sobre o uso da ferramenta;
- identificarem áreas de melhoria;
- sugerirem ajustes no quadro Kanban e nos processos operacionais.
Além disso, faça revisões periódicas para ajustar colunas, cartões e limites de WIP conforme necessário para acompanhar as mudanças e novas demandas.
Saber como usar o Kanban no franchising não apenas facilita a gestão operacional e a padronização dos processos, mas também fortalece a colaboração entre as unidades e a franqueadora, promovendo um crescimento sustentável e alinhado aos objetivos estratégicos.
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