A jornada de micro e pequenos empreendedores no Brasil é desafiadora: conforme pesquisa da Fundação Dom Cabral, 45% desses negócios estão endividados. Logo, garantir um monitoramento financeiro eficiente é o melhor caminho para ver sua organização crescer de forma sustentável.
Muitas vezes, o empresário está focado em potencializar as vendas, consolidar a marca e recrutar bons profissionais para ter ao seu lado.
Todas essas tarefas são extremamente relevantes. No entanto, se o gestor não souber como fazer o monitoramento financeiro, não haverá dinheiro no caixa para arcar com todas essas frentes.
Quer entender passo a passo para implementar este processo na prática e quais são as suas vantagens? Então, acompanhe este artigo até o fim e veja como transformar a saúde financeira do seu empreendimento!
Principais aprendizados deste artigo
- O monitoramento financeiro eficiente oferece uma visão clara e abrangente sobre a sustentabilidade do negócio. Além disso, fornece insumos para traçar estratégias, identificar problemas, antecipar riscos e tomar decisões embasadas.
- Registrar todas as operações, definir metas claras, separar as contas pessoais e da empresa, acompanhar o fluxo de caixa e ter uma reserva de emergência são algumas das medidas essenciais neste processo.
- O monitoramento financeiro pode ser feito no papel, por meio de planilhas ou de forma digital. Porém, automatizar as tarefas oferece mais segurança para os dados, reduz erros, economiza tempo da equipe e garante relatórios em tempo real.
- O procedimento também atribui mais transparência às auditorias, já que há um registro confiável e permanente de todas as transações.
- Com o crescimento da organização, um sistema de monitoramento financeiro desponta como o jeito mais simples e prático para gerenciar entradas e saídas. Plataformas deste tipo são úteis para quem deseja avançar e maximizar oportunidades.
O que é monitoramento financeiro?
O monitoramento financeiro é um processo corporativo contínuo de captação, análise e interpretação das informações econômicas de uma empresa. O intuito é centralizar dados como receitas, despesas, fluxo de caixa, investimentos e outros indicadores para tomar decisões inteligentes e agir preventivamente para evitar prejuízos.
Essa estratégia permite ao empresário ter uma visão ampla e atualizada acerca da saúde financeira da organização. Assim, é possível avaliar o desempenho, prever cenários e propor mudanças que gerem impacto em longo prazo.
Já o controle financeiro diz respeito à organização e planejamento dos recursos. Seu foco está em assegurar que entradas e saídas estejam alinhadas ao planejamento.
Além dos benefícios que já citamos aqui, o monitoramento financeiro também propicia:
- melhor planejamento e previsão do fluxo de caixa, já que auxilia o empresário a obter respostas rápidas diante de cenários adversos;
- aumento da eficiência operacional, já que dá insumos para traçar formas de otimizar os recursos e evitar desperdícios de recursos;
- mais transparência para auditorias e normas vigentes, mediante o registro de todas as operações.
Agora que você já aprendeu o que é monitoramento financeiro, é hora de colocar a mão na massa e descobrir como adotar este hábito.
Como fazer o monitoramento financeiro? 7 passos
No Brasil, 60% das empresas fecham após cinco anos. E a ausência de uma gestão financeira adequada está entre as principais razões, conforme dados do IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística). Escapar dessa estatística desanimadora é possível, mas exige comprometimento e organização.
Veja 7 atitudes que contribuem para a estabilidade do seu negócio:
- Registrar todas as operações;
- Estabelecer metas;
- Separar as finanças pessoais da empresa;
- Acompanhar o fluxo de caixa;
- Automatizar tarefas repetitivas;
- Fazer revisões periódicas;
- Ter uma reserva de emergência.
Aprenda abaixo o impacto dessas recomendações.
1. Registrar todas as operações
É preciso ter clareza sobre todas as entradas e saídas da empresa. Por isso, tenha anotações de todas as operações, seja no papel, por meio de planilhas ou, ainda, em um software de gestão financeira. Assim, é possível verificar gastos desnecessários e saber se sobrará dinheiro no final do mês.
2. Estabelecer metas
Você sabe qual patamar de lucro deseja atingir até o final do ano? Definiu com a equipe a quantidade de vendas que precisam ser fechadas para atingir este resultado?
Listar esses marcos é essencial para checar se o andamento da empresa segue no ritmo esperado. Caso contrário, há tempo para reverter a situação.
3. Separar as finanças pessoais da empresa
Um erro bem comum, especialmente entre aqueles que estão no início da vida empreendedora, é misturar as contas pessoais e empresariais. Sócios e donos do negócio também são funcionários e, portanto, devem receber um montante específico pelo trabalho.
Essa medida torna o monitoramento financeiro mais simples e evita confusões.
4. Acompanhar o fluxo de caixa
Cheque periodicamente o saldo, receitas e despesas. Verifique as contas a receber e a pagar para conferir se o planejamento precisa de ajustes. Adotar essa postura contribui para uma gestão eficiente e profissional, já que é possível ter mais previsibilidade das finanças no curto, médio e longo prazo.
5. Automatizar tarefas repetitivas
A tecnologia pode ser uma grande aliada do varejo. Planilhas são boas soluções para começar. Mas, conforme o volume de informações e operações cresce, pode ser válido investir em um sistema de monitoramento financeiro.
Ferramentas deste tipo minimizam erros manuais e liberam tempo da equipe, que pode se concentrar na verificação dos dados para propor inovações. Além disso, garantem a integridade dos números.
6. Faça revisões periódicas
Emitir e avaliar relatórios frequentemente é valioso para ter insights e enxergar a situação das finanças em tempo real. Afinal, concentrar todas as informações não é suficiente para ter um monitoramento financeiro bem-sucedido.
Usar esses insumos para implementar melhorias e maximizar resultados é que fará o negócio avançar.
7. Ter uma reserva de emergência
Imprevistos acontecem e estar preparado para esses momentos é o que diferencia empresas vencedoras das demais. Montar sua reserva de emergência protege seu empreendimento dos altos e baixos do mercado, além de permitir ações rápidas diante de um problema.
Mensalmente, separe uma parte do saldo da organização e destine a esse fundo. Uma iniciativa aparentemente simples, mas que oferece mais tranquilidade para crescer.
Sistema de monitoramento financeiro: quando e por que ter?
Como você viu anteriormente, optar por uma plataforma de monitoramento financeiro é uma alternativa vantajosa. Digitalizar as tarefas, além de desafogar o time, atribui mais confiabilidade aos números e fornece estatísticas em tempo real.
Portanto, se você deseja elevar a excelência dos procedimentos financeiros, considere contar com o apoio de uma solução digital. Entre os principais benefícios, estão:
- aumento da produtividade da equipe e do gestor;
- controle robusto e organização dos dados financeiros;
- padronização da operação para assegurar a fluidez das análises;
- redução de custos, já que identifica oportunidades para otimizar investimentos e negociar gastos;
- integração entre as áreas envolvidas e respostas rápidas para a liderança;
- proteção dos dados, já que o desenvolvimento dessas ferramentas inclui recursos de segurança que impedem a ação de invasores ou pessoas não autorizadas.
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FAQ
O que é monitoramento financeiro?
Trata-se de um processo corporativo que visa registrar, organizar e acompanhar as informações financeiras da empresa. O objetivo é ter uma visão abrangente e clara acerca da sustentabilidade do negócio e oferecer insumos para decisões estratégicas.
Como fazer um bom monitoramento financeiro?
O monitoramento financeiro pode ser feito por escrito, por meio de planilhas ou com o uso de plataformas específicas para esta funcionalidade. De qualquer forma, é essencial ter atenção aos seguintes aspectos:
- registro de todas as operações;
- acompanhamento do fluxo de caixa;
- definição de metas;
- revisões periódicas;
- automatização de tarefas;
- separação entre contas pessoais e corporativas;
- construção da reserva de emergência.
Qual é a diferença entre monitoramento financeiro e controle financeiro?
O monitoramento é uma prática abrangente e contínua que tem como foco o planejamento financeiro de longo prazo e previsibilidade da operação. Já o controle financeiro integra este processo e diz respeito à gestão das entradas e saídas de recursos.
O que é um sistema de monitoramento financeiro?
É um software que possibilita a automatização de tarefas cotidianas da área financeira de uma organização.
Por que investir em um sistema de gestão financeira?
Utilizar um sistema de gestão financeira proporciona diversos benefícios para a rotina da empresa. Entre as principais vantagens, estão:
- libera tempo da equipe ao automatizar atividades manuais;
- fornece respostas rápidas para a liderança;
- dá uma visão imediata e atualizada acerca da saúde financeira do negócio;
- protege os dados por meio de avançados recursos de segurança;
- emite relatórios e ajuda a identificar oportunidades de melhoria e redução de custos.
