Segundo os registros do Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ), 3,9 milhões de empresas abriram em 2023, enquanto 1,8 milhão fecharam no mesmo período. Essa taxa de sobrevivência poderia ser maior se cada negócio investisse no fechamento mensal, ferramenta inteligente de planejamento e controle das finanças.
Sua empresa provavelmente tem uma ferramenta de gestão e armazenamento de dados. Porém, mais do que guardar informações, você precisa saber como avaliá-las — inclusive as financeiras. Afinal, do que adianta saber que o seu negócio gasta muito, se não houver estratégias para mitigar essas despesas?
Qualquer empresa pode manter o controle inteligente das suas finanças. Neste artigo, você verá o que é fechamento mensal, como fazê-lo e muito mais. Confira!
Principais aprendizados
- Fechamento mensal é o detalhamento de todas as operações de uma empresa durante o mês;
- Para fazer o fechamento mensal adequadamente, é preciso ter o essencial em mãos, calcular com antecedência, ter o controle do estoque e utilizar indicadores financeiros;
- Recibos de pagamento, contribuições sindicais e extratos bancários são arquivos muito importantes para o fechamento;
- Fazer os cálculos com antecedência evita futuras dores de cabeça;
- Use uma ferramenta de gestão para manter o controle automaticamente.
O que é fechamento mensal?
Fechamento mensal é a análise e o detalhamento de todas as operações financeiras, trabalhistas, fiscais e contábeis de uma empresa durante o mês. Essencial para avaliar a saúde do negócio, a ferramenta permite que o gestor avalie faturamento, lucros, prejuízos e despesas da empresa para, assim, organizar melhor seus pagamentos.
Pode parecer que o fechamento mensal é a avaliação do caixa, mas a ferramenta vai muito além dessa função. O gestor verifica dados como impostos, vendas, gastos trabalhistas e estoque, pois todos são fundamentais para apontar se seu negócio está financeiramente estável ou não.
Apesar de não focar apenas no fluxo de caixa, o fechamento mensal é essencial para seu controle.
Agora que você já sabe o que é um fechamento mensal, é hora de entender como colocá-lo em prática.
Como fazer fechamento mensal?
Veja como dar os primeiros passos para fazer o fechamento do mês:
- tenha o essencial em mãos;
- faça os cálculos com antecedência;
- tenha o controle do estoque;
- utilize indicadores financeiros.
Veja o passo a passo de como fazer o fechamento mensal.
Tenha o essencial em mãos
Para fazer o fechamento mensal, é necessário reunir informações, como:
- recibos de pagamentos de direitos trabalhistas, como atestados médicos, salários, férias e vale-transporte;
- recibos e movimentações de serviços de autônomos ou cooperados;
- contribuições sindicais ou outras modalidades;
- comprovantes de pagamento;
- extratos bancários;
- notas fiscais;
- impostos;
- contratos;
- relatórios.
O gestor envia esses dados ao setor de contabilidade ou ao contador terceirizado. A partir daí, é possível analisar a situação real de sua empresa.
Além disso, é preciso listar:
- ativos: recursos que agregam valor e aumentam o patrimônio da empresa, como títulos financeiros, mercadorias, ações e patentes;
- passivos: recursos que diminuem o valor e o patrimônio da empresa, como salários, encargos, empréstimos e títulos a pagar;
- patrimônio: conjunto de bens da organização (físicos ou não), como carros, prédios e investimentos;
- movimentações financeiras: todas as entradas e saídas de dinheiro que afetam o caixa, como vendas de produtos ou serviços e recebimento de parcelas de clientes;
- movimentações trabalhistas: todas as ações e registros relacionados aos vínculos de trabalho entre a empresa e seus colaboradores, como admissão, demissão e férias;
- movimentações fiscais: todas as operações da empresa que envolvam impostos, taxas e contribuições, como emissão de notas fiscais e apuração de tributos.
Esses são apenas alguns exemplos — há outros fatores importantes a listar, mas que variam de acordo com cada empresa. Porém, um ponto é crucial no seu fechamento: quanto mais os ativos superarem os passivos, mais forte será a saúde financeira do seu negócio.
Faça os cálculos com antecedência
Outro fator imprescindível para o fechamento mensal é o cálculo dos salários dos trabalhadores. Ter uma relação organizada com todos esses itens evitará muitas dores de cabeça no futuro. Relacione:
- adicionais de periculosidade e insalubridade;
- dias faltados e abonados;
- parcela do 13º salário;
- licença-maternidade;
- pagamento de férias;
- comissões e bônus;
- salários-base;
- horas extras.
Tenha o controle do estoque
O controle de estoque é essencial para verificar se os gastos com produto compensam no final do mês e, consequentemente, se há lucro ou prejuízo com as vendas. Tenha registro de tudo o que entra e o que sai de mercadoria e programe as compras diretamente com os fornecedores.
Utilize indicadores financeiros
Os indicadores são uma forma de mensurar, de maneira mais palpável, a saúde financeira do negócio. Os principais são:
- EBITDA: mensura o lucro operacional antes de juros, impostos, depreciação e amortização;
- Margem líquida: percentual de lucro líquido em relação à receita total;
- Retorno sobre o Ativo (ROA): como a empresa utiliza seus ativos para gerar lucro;
- Retorno sobre o Patrimônio Líquido (ROE): retorno gerado para os acionistas com base no patrimônio investido;
- Receita por cliente: aponta o valor líquido que cada consumidor gera para o negócio;
- Endividamento total: proporção entre dívidas e patrimônio.
Aprendeu como se faz um bom fechamento mensal? Agora vamos entender como deixá-lo ainda mais rápido e eficaz.
Como otimizar o fechamento mensal?
Veja o que é essencial ter um fechamento mensal rápido e organizado.
- Estabeleça períodos e pessoas responsáveis pelas tarefas;
- Crie um cronograma detalhado;
- Integre os departamentos financeiro e contábil;
- Faça um checklist de apuração;
- Use uma plataforma de gestão;
- Faça uma reunião de encerramento.
Veja, na prática, como otimizar o fechamento mensal.
1. Estabeleça períodos e pessoas responsáveis pelas tarefas
Um fechamento mensal precisa de planejamento e fases. Para tanto, é preciso determinar quais profissionais se responsabilizam pelas tarefas. Lembre-se de treiná-los corretamente, para entenderem quais suas funções e como agir. Assim, a aferição ocorrerá da melhor maneira.
Para que os funcionários façam o fechamento corretamente, é essencial haver um treinamento e, de preferência, um guia de consulta em momentos de dúvida.
E quando falamos de períodos, geralmente o fechamento dura de 5 a 10 dias. Alguns fatores influenciam nesse tempo, como prazo, qualidade dos processos e grau de automação da empresa.
Se o fechamento da sua empresa ocorrer no dia 10, por exemplo, inicie-o no dia 30 do mês anterior.
2. Crie um cronograma detalhado
O cronograma delimita quem entregará determinada tarefa e qual o prazo. É uma forma simples de controlar cada etapa do fechamento mensal e deixar cada profissional ciente sobre o deadline do processo. Além disso, evita adiamentos ou cancelamentos das operações.
Crie o cronograma assim que definir a equipe que conduzirá esse trabalho. Reúna os profissionais para acordar o que é essencial para a apuração de cada mês, e coloque as conclusões no papel.
3. Integre os departamentos financeiro e contábil
Os dois setores não devem funcionar como um só, mas serão essenciais para o fechamento mensal. Portanto, estruture uma comunicação entre os departamentos financeiro e contábil durante o fechamento mensal para que ambos trabalhem em conjunto.
4. Faça um checklist de apuração
O checklist será essencial para:
- mensurar se cada etapa termina no prazo correto;
- quais são as etapas do fechamento;
- se todos os documentos necessários estão disponíveis.
Liste todos os itens, atividades e documentos (financeiros, fiscais e trabalhistas) requeridos para o fechamento e que necessitam de mensuração. Inclua também o cálculo das folhas de pagamento. Esses arquivos e a conferência serão essenciais para entender qual a real situação da empresa.
5. Utilize uma plataforma de gestão
Uma plataforma de gestão de finanças controla, claro, toda a parte financeira do seu negócio. Portanto, o sistema terá dados como despesas, receitas, faturamento e lucro atualizados constantemente. Além disso, você terá acesso simplificado a arquivos e relatórios essenciais que, quando não há um hábito de fazer o fechamento mensal, são de difícil alcance.
Ao adotar um sistema de gestão financeira, os documentos estarão à sua disposição na hora necessária, mas apenas pessoas autorizadas terão acesso.
6. Faça uma reunião de encerramento
A reunião juntará resultados, opiniões e críticas dos profissionais responsáveis pelo fechamento mensal. A equipe avaliará o que pode melhorar para o mês seguinte. Dessa forma, a empresa vai otimizar o fechamento mensal com mais rapidez.
Agora, você verá como utilizar a tecnologia para controlar seu fechamento mensal.
F360 finanças: fechamento mensal com segurança
Para fazer seu fechamento mensal, nada melhor do que uma plataforma completa que centraliza e automatiza sua operação financeira, como o F360 Finanças.
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FAQ – Dúvidas frequentes sobre fechamento mensal
1. O que é fechamento mensal?
É o procedimento de detalhar todas as atividades financeiras ocorridas na empresa durante o mês. Essencial para conferir se o negócio consegue se sustentar, permite que o gestor confira receitas, despesas, custos, faturamento, lucros e investimentos.
2. Como fazer um fechamento mensal eficiente?
Para fazer um fechamento mensal eficiente, siga as dicas:
- tenha todos os documentos que comprovem entradas e saídas da empresa durante o mês;
- faça os cálculos com antecedência;
- tenha o controle do estoque;
- utilize indicadores financeiros.
3. Como posso otimizar meu fechamento mensal?
Para otimizar o fechamento mensal da sua empresa, faça o seguinte:
- estabeleça períodos e pessoas responsáveis pelas tarefas;
- crie um cronograma detalhado;
- integre os departamentos financeiro e contábil;
- desenvolva um checklist de apuração;
- use uma plataforma de gestão;
- faça uma reunião de encerramento.
4. Qual a importância do relatório de fechamento mensal?
O relatório de fechamento mensal determina quais os lucros e prejuízos do mês. Dessa forma, o gestor visualiza como estão as finanças do negócio e cria estratégias para melhorar seu posicionamento no mercado.
5. Qual a diferença entre fechamento contábil e fechamento de balancete mensal?
Fechamento contábil é a verificação de todas as operações financeiras de um negócio em um período específico. Já o fechamento de balancete mensal é a avaliação de todos os eventos fiscais, trabalhistas, contábeis e financeiros que ocorreram no mês anterior.
