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Descubra o que é BPO e suas vantagens para o negócio!

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Quer um bom motivo para estudar a fundo o que é BPO? Saiba que as estimativas de crescimento do setor são excelentes — e os dados a seguir não nos deixam mentir. 

De acordo com uma pesquisa realizada pelo TechNavio, a participação da modalidade no mercado global deve aumentar US$40,16 bilhões até 2027.

O que queremos dizer é: não dá para ficar de fora e perder todas as vantagens que o BPO proporciona para os clientes e para as empresas que fornecem o serviço. Quer mais motivos?

Ainda segundo a pesquisa anterior, o crescimento do setor se dá principalmente pela redução de custos operacionais. E, quando falamos do mercado pós-pandemia, essa tem sido uma das maiores preocupações das empresas de diversos segmentos e tamanhos.

Continue a leitura e entenda por que o mercado de BPO tem altas expectativas de crescimento, e ainda: 

  • o que é um serviço BPO (Business Process Outsourcing);
  • a diferença da modalidade para a terceirização de serviço;
  • como funciona na prática;
  • benefícios a todos os envolvidos no processo.

O que é BPO?

BPO significa Business Process Outsourcing, que, em tradução livre para o português, quer dizer Terceirização de Processos de Negócios. Representa uma empresa que oferece serviços especializados para cuidar das atividades de outros negócios, assumindo, de maneira integral ou parcial, a responsabilidade por determinada área corporativa.

Ao entender o que é BPO, uma característica do serviço que você precisa ter em mente é a seguinte: a atividade ou o setor assumido pela empresa especializada não pode ser relacionada ao core business do negócio. Afinal, esta prática é proibida.

Portanto, o Business Process Outsourcing pode operar no backoffice ou front-office, desde que não atue diretamente na atividade principal do seu cliente.

O que é um serviço BPO (Business Process Outsourcing)?

O serviço BPO surgiu na década de 90 e, atualmente, é feito por profissionais experientes, com auxílio de ferramentas digitais e automatizadas. Ele fornece dados precisos que colaboram com a aplicação de estratégias de alto valor.

Empresas que prestam o serviço podem se encarregar do planejamento, da estratégia e da execução de determinada atividade corporativa. 

Alguns exemplos práticos de possíveis atuações de empresas BPO são:

  • parceria comercial em que a empresa contratada seja responsável pela contabilidade e pela gestão financeira do negócio;
  • atuação terceirizada no setor jurídico, em TI e no atendimento ao cliente;
  • contrato com uma empresa especializada em logística.

Agora que você já entendeu o conceito, confira como funciona o BPO na prática!

Como funciona o BPO?

A Terceirização de Processos de Negócios funciona, de modo geral, de duas formas: alocada no cliente ou na sede da empresa prestadora de serviço especializado. Por exemplo, a companhia responsável por cuidar das finanças e da contabilidade pode ou não trabalhar no escritório do cliente ou da própria organização.

O funcionamento do processo é baseado na análise, no planejamento, na execução e na mensuração dos resultados das estratégias e ações implementadas. O modo que cada etapa é realizada depende do porte e do setor do cliente, além de considerar sua função na organização, entre outros aspectos.

O importante é que a empresa BPO e a empresa-cliente troquem informações em tempo real e tenham uma parceria transparente e confiável. 

Aqui vai uma dica: com o uso de tecnologias e sistemas inteligentes e em nuvem, que permitem o acesso simultâneo dos envolvidos, a comunicação e o acesso a informações-chave é simplificado.

Qual o objetivo do BPO?

O principal objetivo do BPO é otimizar processos, agregando valor às atividades oferecidas ao cliente. Nesse sentido, ele proporciona conhecimento, experiência, tecnologia e inovação às operações, tornando os procedimentos mais enxutos e eficientes.

Em outras palavras, uma empresa que oferece serviços BPO deve agregar valor aos processos com foco em reduzir custos, aumentar a produtividade e elevar a vantagem competitiva do cliente.

Lembramos, ainda, que a ideia de um negócio contratar uma companhia BPO não é “abandonar” alguns setores corporativos, mas sim torná-los ainda mais efetivos com mão-de-obra especializada e focar tempo e esforço na atividade primária — ou seja, aquela que, de fato, gera lucro empresarial.

Leia também: Redução de custos: o que você precisa saber para colocá-la em ação

Qual a diferença entre BPO e terceirização?

Apesar de carregar o termo em sua sigla, existe diferença entre BPO e terceirização. Na prática, o primeiro transcende o conceito de terceirização comum, exemplificado pela contratação de empresas de limpeza e segurança, que são serviços considerados pontuais.

O Business Process Outsourcing tem a função de reestruturar modelos de trabalho e fluxos operacionais e estratégicos do setor com o uso de tecnologia e inovação.

Afinal, pense só na complexidade de trazer um parceiro responsável pela gestão financeira e contábil do negócio. Conseguiu captar? 

Por tal razão, o BPO é considerado uma atividade de alto valor para as organizações. E, quando sua empresa for contratada para prestar esse serviço, leve em consideração toda a responsabilidade e importância.

Principais vantagens do BPO

O alto valor agregado no processo é benéfico para todos os lados envolvidos na prestação de serviços: o cliente e a companhia BPO. Entenda, em detalhes, quais são as vantagens da parceria comercial a seguir!

Vantagens do BPO para varejistas

Redução de custos

A otimização de processos gera a possibilidade direta de reduzir custos e eliminar gastos desnecessários ou excessivos. E não estamos falando só de gasto de dinheiro, mas de tempo também!

Além disso, o varejista que contrata uma empresa BPO não precisa se preocupar com admissão de colaboradores, montagem de equipes, treinamentos, estrutura empresarial e folha de pagamento.

E mais: as despesas com adoção de tecnologias e sistemas também são diminuídas, levando a uma redução de custos que representa um diferencial competitivo no mercado.

Mais produtividade

Com o trabalho da empresa contratada, os varejistas ganham tempo e, consequentemente, produtividade para lidar apenas com outras atividades e cuidar exclusivamente do negócio. 

Além disso, parte do impacto positivo vem do fato de que o trabalho prestado por empresas BPO conta com um time qualificado e usa soluções digitais, reduzindo os riscos de erros e falhas na adequação e na execução dos processos.

Ganho de know-how

Outro ponto positivo de implementar o BPO é adquirir conhecimentos especializados das empresas contratadas com excelente custo-benefício.

A relação positiva acontece uma vez que o cliente tem acesso a informações, insights, estratégias, tecnologias e estrutura completa para a execução do serviço especializado, além de receber relatórios robustos com análises de quem realmente entende do setor.

Para quem o BPO é recomendado?

O Business Process Outsourcing é recomendado para diversos setores, tais como financeiro, contábil, administrativo, recursos humanos, comercial, atendimento ao cliente, jurídico, TI, compliance, logística etc.

Se a sua empresa já presta serviços em qualquer uma dessas áreas, saiba que há grandes chances de crescer no mercado e atuar como uma companhia BPO de altíssima qualidade.

Entenda como o BPO é útil em cada um desses setores.

Financeiro

O BPO financeiro é ligado diretamente ao setor de finanças, sendo considerado um dos principais suportes estratégicos para a tomada de decisão.

A ideia, neste caso, é oferecer um serviço completo, englobando as atividades como:

  • gerenciar o fluxo de caixa;
  • controlar as contas a pagar e a receber;
  • fazer conciliação bancária, de cartões e de vouchers (caso seja um cliente do setor food);
  • elaborar planejamento orçamentário;
  • realizar cálculo e análise de métricas e indicadores;
  • criar projeções financeiras futuras;
  • montar a DRE (Demonstração do Resultado do Exercício).

Continue aprendendo: Análise da performance financeira: conheça 13 indicadores

Contábil

Já o BPO contábil diz respeito a todas as atividades do setor em questão, como:

  • pagamento de funcionários;
  • gestão dos benefícios;
  • pagamento de impostos e tributos;
  • documentos fiscais;
  • reajustes ao longo dos anos;
  • balanço patrimonial;
  • etc.

Recursos Humanos

A companhia prestadora de serviços de RH deve prestar serviços além da contratação de colaboradores, atuando, por exemplo, na organização de todos os documentos, na integração de dados com uso de tecnologia, no planejamento de carreira, na segurança do trabalho, entre outros.

Logística

É comum empresas se enrolarem quando o assunto é entrega de produtos. Logo, uma BPO que atue no setor de transportes pode disponibilizar mais do que veículos e motoristas.

É possível otimizar processos e reduzir custos de transporte, elaborar as melhores rotas de entrega, definir um fluxo de trabalho enxuto e eficiente e monitorar métricas e KPIs a fim de fazer melhorias contínuas ao longo do tempo.

TI

A Tecnologia da Informação é um dos setores comumente relacionados à contratação de uma empresa BPO. 

Com o fechamento do negócio, a parceira comercial se torna responsável por toda a segurança de dados, além de encabeçar a instalação e a manutenção de máquinas, equipamentos, servidores e sistemas, estando 100% disponível para resolver problemas — dos simples aos mais complexos.

Como implementar o BPO?

A implementação do BPO é um processo que oferece muitas vantagens ao negócio. Por isso, mesmo que haja desafios na reestruturação da empresa, afirmamos que é possível aplicá-lo e ter bons resultados.

Para te ajudar, separamos dicas de como implementar o BPO e se tornar referência no seu setor!

1- Entenda quem é seu público

Antes de tudo, é preciso conhecer e estudar profundamente seu público-alvo. 

São empresas de pequeno, médio ou grande porte? As atividades podem ser mais complexas? Quais setores precisam mais dos seus serviços? Quais são as necessidades, dores e expectativas do público? O que deve ser oferecido no serviço de Business Process Outsourcing?

Ter respostas a perguntas como estas é o primeiro passo para oferecer o BPO de forma efetiva.

2-Estude profundamente o cliente

Depois de fechar negócio com o cliente, é de extrema importância mergulhar fundo em suas atividades e em tudo o que diz respeito ao setor no qual irá trabalhar.

O BPO financeiro e contábil, por exemplo, necessita da organização de documentos e análises para realmente conhecer a fundo a situação atual do negócio. Além disso, deve pensar em estratégias para potencializar todas as operações e o uso dos recursos corporativos com foco em faturar mais.

3-Mapeie todo o processo do cliente

Durante a análise inicial do novo cliente, não se esqueça de organizar “a casa”, mapeando cada detalhe do processo operacional atual.

A partir de então, é possível identificar gargalos e reestruturar todo o fluxo, tornando-o padronizado, enxuto, completo e eficaz.

Uma dica é sempre conversar com outros colaboradores, de diferentes cargos, entendendo suas necessidades e desafios vividos diariamente.

4-Reúna profissionais especializados

Continuando no exemplo de um BPO financeiro: a sua empresa precisa oferecer profissionais altamente qualificados e especialistas em determinadas áreas. 

Logo, é preciso montar uma equipe com talentos em análises de relatórios e indicadores, em conciliação bancária e de cartões, fluxo de caixa, DRE etc.

O responsável por intermediar a relação com o cliente pode ser um colaborador que tenha boa comunicação e seja capaz de criar um bom relacionamento, além de entender muito sobre o assunto e apresentar os resultados periodicamente.

5-Use a tecnologia a seu favor

Um dos pilares do BPO é o uso da tecnologia. Afinal, o recurso ajuda a otimizar processos, automatizar operações e monitorar em tempo real as atividades do setor.

O F360 Finanças, por exemplo, é um sistema multiempresas responsivo, que se adapta a qualquer dispositivo, seja computador ou celular. Logo, é possível acessar informações na nuvem, atualizar dados e acompanhar os resultados de qualquer lugar, a qualquer hora.

Além disso, oferece conciliação bancária e de cartões, integração completa com PDVs e adquirentes, entre muitos outros recursos, o que torna o trabalho de uma empresa BPO financeiro ainda mais completo e eficiente. 

Agora que você já sabe o que é BPO e como o processo funciona, saiba que pode se tornar um parceiro da F360 e oferecer uma gestão financeira de alta qualidade aos seus clientes.

Como? Pelo programa de parceria F360, indicado para companhias que se relacionam diretamente com varejistas, como BPOs, contadores, consultorias contábeis e financeiras, empresas de revenda de softwares etc.

Saiba como atrair, conquistar e fidelizar seus clientes e torne-se uma empresa BPO de destaque no seu mercado!

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Escrito por:

Carolina Ferrari

Gerente de marketing da F360