A segurança da informação em contabilidade pode ser definida com um conjunto de práticas adotadas para proteger dados contábeis de ataques cibernéticos, vazamentos, uso indevido, alteração, exclusão, entre diversos outros fatores que afetam negativamente tanto quem presta esse tipo de serviço quanto quem contrata.
A melhor maneira de explicarmos a importância dessa proteção é listando o que um escritório de contabilidade faz.
Abertura de empresas, declaração de imposto de renda, escrituração contábil e fiscal, obrigações acessórias, apuração de tributos, folha de pagamento, entre várias outras atividades, todas contêm dados financeiros que precisam ser manuseados e protegidos corretamente.
Consegue imaginar o transtorno — e o risco — de ter informações como essas divulgadas ou usadas por pessoas de má-fé?
Além do descumprimento de leis como a LGPD, quando os gestores de uma contabilidade permitem que problemas como esses aconteçam, estão comprometendo a dinâmica, o funcionamento e a reputação dos seus próprios negócios e dos clientes que atendem.
Esse é um dos motivos pelos quais é tão importante aprender a como garantir a segurança de dados em escritório contábil. Então, veja a maneira certa de fazer essa proteção.
O que é segurança da informação em contabilidade?
Trata-se de um conjunto de ações, medidas e estratégias que são implementadas para evitar que os dados e informações que tramitam em um escritório de contabilidade sejam furtados, adulterados, apagados, corrompidos, utilizados de forma ilegal, vazem digitalmente, entre diversos outros problemas relacionados.
Sobre isso, pense no seguinte: se lidar com dados mais básicos, digamos assim, tais como nome da empresa e número do CNPJ já requer cuidado, imagine a responsabilidade perante informações financeiras de uma empresa!
A segurança da informação em contabilidade é essencial para garantir o sigilo financeiro, tem relação direta com ética empresarial, comprometimento, profissionalismo e cumprimento de leis e normas.
E tudo isso, junto, impacta diretamente no relacionamento comercial entre o escritório de contabilidade e seus clientes, e nos resultados que os negócios contratantes podem ter com essa parceria.
Qual a importância da segurança de dados em um escritório contábil?
A segurança da informação em contabilidade é importante porque, por meio dela, é possível:
- manter a conformidade: ao garantir o atendimento de legislações e regulamentos;
- evitar prejuízos financeiros aos clientes: como os que podem acontecer quando criminosos acessam dados bancários;
- promover a proteção intelectual dos contratantes: a exemplo dos segredos comerciais.
Além disso, a imagem, a credibilidade e a confiabilidade do escritório contábil são preservadas, e esses são critérios essenciais para atrair e fidelizar contratantes.
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6 pilares de segurança da informação
A segurança da informação em contabilidade começa com o entendimento dos pilares que sustentam essa prática, que são:
- confidencialidade: tem por objetivo garantir que as informações e dados serão acessados somente por pessoas autorizadas;
- autenticidade: validade, registra e rastreia quem acessou documentos e informações, ajudando a identificar modificações e fluxos de envio;
- integridade: este pilar deve ser cumprido para preservar as características originais dos dados durante todas as etapas, isto é, coleta, armazenamento, tratamento, processamento, transmissão, entre outras;
- conformidade: visa o cumprimento de leis relacionadas tanto ao setor contábil quanto à proteção de dados de maneira geral;
- disponibilidade: permite o acesso às informações a qualquer tempo pelas pessoas autorizadas, evitando interrupção nos serviços;
- irretratabilidade: evita que o cliente contábil alegue não ter recebido um determinado documento, relatório, informação, ou outro tipo de serviço ou suporte
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Como garantir a segurança de dados em escritório contábil?
Para promover a segurança de dados na contabilidade, o passo a passo é:
- defina políticas de acesso;
- implemente um programa de compliance digital;
- treine corretamente dos profissionais;
- escolha bem a forma de armazenamento;
- realize backups periódicos;
- explore a criptografia;
- adote diferentes camadas de proteção.
Veja, a seguir, detalhes de cada um.
1. Defina políticas de acesso
São regras internas que determinam quais profissionais podem ter acesso a cada uma das informações contábeis.
Geralmente, essa definição é feita considerando níveis hierárquicos, competências, responsabilidades e quais tarefas cada cargo precisa realizar.
2. Implemente um programa de compliance digital
Não há como promover a segurança da informação em contabilidade sem cumprir as leis que direcionam essa prática, não é mesmo?
Certamente, a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, LGPD, é uma das mais importantes. Porém, é fundamental cumprir também outras legislações e regulamentos, como:
- Código Brasileiro de Defesa do Consumidor (CDC): pela prestação de serviço contábil;
- Resolução CFC nº 1.635/2021: normas definidas pelo Conselho Federal de Contabilidade (CFC) voltadas para gerenciamento de riscos, proteção de dados e incidentes de segurança
- Resolução CFC nº 1.639/2021: dá diretrizes sobre treinamento e conscientização dos funcionários sobre segurança de dados na contabilidade.
3. Treine corretamente dos profissionais
Além de cumprir uma das resoluções do Conselho Federal de Contabilidade, treinar os profissionais que lidarão com os dados contábeis é essencial para eles entenderem até onde podem ir e a maneira certa de usar e tratar cada informação.
Sobre isso, é preciso ir desde a orientação sobre o risco de abrir links suspeitos recebidos por e-mail, pois podem enviar vírus e comprometer todo o sistema do escritório; até questões como sigilo e compartilhamento de dados.
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4. Escolha bem a forma de armazenamento
Armazenamentos na nuvem tendem a ser mais seguros que a guarda informações em computadores, por diversos motivos.
Um deles é que, se o equipamento que armazena os dados tiver algum problema, o risco de perder tudo é muito alto. Fora que ele pode facilmente ser furtado.
Já no sistema em nuvem isso não acontece, e como você estará contratando um serviço externo, o fornecedor do espaço virtual é o responsável pela atualização e pela garantia de segurança.
5. Realize backups periódicos
Porém, ainda que a nuvem ajude na segurança da informação em contabilidade, essa solução só estará completa se garantir backups constantes.
Por isso, na hora de contratar essa solução, verifique a periodicidade com que as cópias são feitas, bem como a forma de acesso a elas, caso necessário.
O ideal é que sejam feitas diariamente, porém, esse fluxo pode variar dependendo do modelo de negócio, entre outros fatores e características.
6. Explore a criptografia
Quando se fala em segurança de dados, uma das primeiras palavras que surge à mente é criptografia, concorda? E não é para menos, pois essa tecnologia é, praticamente, inviolável.
Ela transforma dados e informações em códigos que só podem ser lidos e/ou usados com a chave certa. Assim, mesmo se cibercriminosos acessarem os sistemas, eles não conseguirão usar nada que tem lá.
7. Adote diferentes camadas de proteção
Além da criptografia, há várias outras camadas de segurança que podem ser usadas para potencializar essa proteção, tais como:
- antivírus: impedem que vírus digitais comprometam a integridade dos sistemas;
- antispywares: remove e/ou impede a instalação de softwares que coletam dados e informações sem permissão do usuário;
- firewall: bloqueia acessos não autorizados e redes e sistemas;
- VPN: garante a segurança em processos de troca de informações entre dispositivos;
- gerenciador de senhas: mantém os dados de acessos protegidos e devidamente armazenados.
Ficou clara a importância e como promover a segurança de dados em um escritório contábil? Então, aprenda mais sobre esse setor lendo o artigo: “Contabilidade digital: quais vantagens trazem para sua franquia?“
