O BPM, ou gestão de processos, está em alta devido aos benefícios que essa metodologia oferece às companhias. Graças a essa abordagem, cada vez mais gestores entendem por que fazer o mapeamento de processos é essencial para obter mais lucros, reduzir custos e aumentar a produtividade.
Um estudo, publicado no portal Taylor e Francis em maio de 2023, apontou que, após a pandemia da COVID-19, as empresas que entenderam para que serve o mapeamento de processos — e o colocaram em prática — identificaram impactos positivos na gestão.
Dentre as vantagens citadas no relatório, destacam-se o aumento na lucratividade, redução de custos operacionais, facilidade na identificação de ineficiências e possibilidades de otimizações e atualizações.
Se você, gestor, busca mais conhecimento sobre as vantagens do mapeamento de processos, continue neste artigo. A seguir, falamos sobre os motivos que tornam esta estratégia tão poderosa para seus negócios.
Boa leitura.
O que é e para que serve o mapeamento de processos?
O mapeamento de processos é a técnica de documentar todas as atividades que compõem um fluxo operacional e definir as etapas pelas quais a demanda passa, desde o recebimento até a conclusão. Neste documento, devem constar quais os setores e pessoas responsáveis por cada passo, além de um fluxograma (com formas, cores e linhas) para ilustrá-los.
A principal utilidade do mapeamento é a organização e definição dos detalhes das tarefas. As informações deste documento ajudam a equipe a compreender melhor, não apenas as atribuições de cada colaborador, como o caminhar das demandas e a importância de cada membro na evolução dos produtos ou serviço.
6 vantagens do mapeamento de processos
1 – Identificação de ineficiências
Reconhecer os aspectos em que as atividades não agregam valor é um dos principais benefícios de mapear as tarefas. Isso porque fazer o mapeamento dos processos da empresa permite a identificação de pontos de ineficiência, gargalos e etapas redundantes, que consomem tempo e recursos melhor empregados em outros procedimentos.
2 – Padronização dos processos
Definir padrões de execução dos processos do fluxo organizacional impacta diretamente na qualidade e eficiência das atividades, além de auxiliar os times na percepção de suas atribuições ao longo das etapas. Dessa forma, todos os produtos ou serviços ofertados seguem os mesmos “moldes” e garantem mais satisfação aos consumidores.
3 – Facilitação na comunicação
A facilidade na comunicação é uma das vantagens mais importantes. Isso porque fazer o mapeamento de processos da empresa auxilia toda a equipe a compreender seu papel no desenvolvimento das tarefas e a importância de cada execução para entregas de valor que satisfaçam o cliente final.
4 – Base para automação
Ao conhecer os detalhes dos processos do fluxo de trabalho, você identifica as possibilidades de automação para determinadas tarefas. Assim, é possível economizar tempo, dinheiro e força de trabalho em atividades burocráticas e repetitivas, enquanto os recursos passam a ser alocados em aspectos que exigem mais análise e criatividade.
5 – Apoio à tomada de decisões
Mapear as atividades é um passo essencial para tomar decisões focadas em dados reais e informações precisas sobre o mercado. Isso porque fazer o mapeamento de processos da empresa permite uma análise mais assertiva, que leva em consideração metas e números da sua produção, e não meros achismos.
6 – Aumento na produtividade
O mapeamento de processos tem um impacto muito positivo na produtividade geral, graças aos insights precisos que esta documentação oferece. Afinal, a partir desta estratégia, você elimina os pontos fracos do negócio e identifica novas possibilidades de crescimento e evolução contínua.
Como fazer mapeamento de processos?
Depois de entender por que fazer mapeamento de processos da empresa é essencial, é hora de compreender, na prática, como fazê-lo. Confira o passo a passo.
1 – Identifique o processo a ser mapeado
Escolha um processo específico para entender ou melhorar. Aqui, o ideal é selecionar um procedimento que não atinja, de modo direto, a percepção do cliente, como o financeiro ou RH. Dessa forma, ainda que ocorram equívocos, o impacto nas entregas é menor e, talvez, até despercebido pelos consumidores.
2 – Defina o escopo
Após a identificação, estabeleça um limite claro entre o início, meio e fim do processo, para determinar o que é, de fato, relevante. Assim, é possível eliminar etapas que não agregam valor ou são ineficientes.
3 – Colete informações
Envolva os times da empresa e colete dados e feedbacks sobre o funcionamento geral dos processos. Dessa forma, você compreende detalhes sobre a execução das tarefas que desconhece e recebe sugestões valiosas sobre possíveis melhorias
4 – Liste as atividades e tarefas relevantes
Após eliminar os pontos fracos, liste todas as etapas que são indispensáveis para a execução das entregas. Aqui, é importante elencar as tarefas primárias e os sub-processos que as compõem.
5 – Crie um esquema visual do processo
Utilize algum modelo de diagrama ou fluxograma para reunir todas as informações sobre o novo modelo de processo. Seja o mais didático possível, utilize formas geométricas e cores específicas para cada tarefa, responsável ou setor envolvido — quanto mais clareza no documento, melhor o entendimento dos times.
6 – Analise e proponha melhorias
Estudar a nova configuração é o primeiro passo para identificar oportunidades de evolução. Isso porque fazer o mapeamento de processos da empresa permite a revisão e alteração das etapas, mesmo antes da implementação, sem causar qualquer tipo de prejuízo à produção.
7 – Implemente e monitore as mudanças
Quando estiver satisfeito com o mapeamento elaborado, coloque-o em ação e monitore o funcionamento das tarefas sob os novos moldes do fluxo. Este momento é crucial para identificar falhas ou pontos de melhoria.
Aliás, vale lembrar que, mesmo após entender como fazer o mapeamento de processos, a etapa de monitoramento e análise é constante. Dessa forma, você mantém seu negócio competitivo e sempre dentro dos princípios da melhoria contínua.
Por que fazer mapeamento de processos da empresa auxilia na competitividade?
O aumento da eficiência promovido pelo mapeamento de processos impacta diretamente a competitividade das empresas. Graças à organização e às facilidades e possibilidades de otimizações, é possível elevar a qualidade dos produtos ou serviços ofertados e, consequentemente, aumentar a lucratividade.
Outro aspecto positivo que leva muitos gestores a entenderem por que fazer mapeamento de processos da empresa é essencial, é a conformidade que esta documentação fornece. Afinal, ao estudar os processos, é mais fácil adequá-los às normas internas e às legislações vigentes. Dessa forma, a chance de prejuízos, multas ou penalidades é significativamente reduzida.
Se você busca por formas de realizar o mapeamento dos processos do seu negócio, é imprescindível contar com soluções estratégicas, inteligentes e capazes de te auxiliar na identificação dos pontos de sucesso e de melhorias possíveis. Então, lembre-se: faça pesquisas e entenda suas necessidades antes de qualquer contratação.
Este artigo foi escrito pela Lecom, empresa referência na Gestão Inteligente de Processos, oferecendo ao mercado uma plataforma de BPMS (Business Process Management Suite ou System) para automatizar, executar, melhorar e gerenciar processos.
