A busca pelo desenvolvimento dos negócios é uma constante na vida empresarial e, por este motivo, cada vez mais gestores buscam formas de aperfeiçoar o andamento das atividades e organizar as informações. Nesta tendência, a aplicação da tecnologia torna-se praticamente obrigatória não apenas para entender o que é gestão de processos, como também para compreender como colocar esta metodologia em ação.
Este setor, inclusive, mostra-se cada vez mais explorado por empresas de todos os nichos. Um relatório da Mordor Intelligence prevê que o mercado de gestão de processos deve alcançar os US$ 26,17 bilhões em 2029 — um crescimento de 11,83% com relação ao valor identificado em 2024.
Tudo porque, em companhias de todos os segmentos, a compreensão do que é gestão de processos, bem como seus benefícios e formas de aplicação, tornou-se uma necessidade para destacar negócios e alavancar produtividade e resultados.
Se você deseja entender mais sobre o tema, continue conosco! Nos próximos parágrafos, falamos sobre:
- o que é gestão de processos;
- quais as suas características;
- as principais vantagens da gestão de processos aplicada à organização;
- como aplicar a gestão de processos na busca por resultados.
Boa leitura!
Para começar: o que é gestão de processos?
Gestão de processos (ou BPM, Business Process Management) é uma abordagem que visa otimizar as atividades e fluxos de trabalho de uma organização por meio da coleta, monitoramento e análise de dados. Com estas informações, é possível implementar novas tecnologias, como a automação, para melhorar aspectos como a produtividade, qualidade dos produtos ou serviços e receita da empresa.
O principal objetivo do BPM é auxiliar no entendimento das etapas que compõem a cadeia de produção de um negócio para mantê-las atualizadas e livres de erros. Para tanto, as companhias devem atentar para as características da gestão de processos e suas formas de aplicação.
TOP 10 características da gestão de processos
A gestão de processos apresenta diversos aspectos que a tornam uma abordagem altamente eficaz para melhorar a eficiência e qualidade de uma empresa. Confira as principais.
1-Foco nos processos e orientação por resultados
Entender o que é gestão de processos envolve compreender que seu principal foco são as atividades que compõem o fluxo de trabalho e a qualidade das entregas — desde o recebimento da demanda até sua finalização. Desta forma, constrói-se todo o caminho das execuções já baseado nos resultados.
2-Visão sistêmica
Na gestão de processos, todas as etapas compõem um sistema conectado, em que as otimizações contemplam a totalidade do fluxo, e não apenas um setor ou departamento isolado.
3-Melhoria contínua
Um dos principais aspectos da gestão de processos é a busca pela melhoria contínua, ou seja, a atualização constante dos sistemas e atividades para evitar prejuízos e obsolescências.
4- Padronização
A padronização é uma das melhores formas para evitar erros, redundâncias e atrasos no desenvolvimento das atividades. Ao compreender o que é gestão de processos e o quanto a definição de padrões claros afeta positivamente a produtividade, fica muito mais fácil conquistar resultados e lucros maiores.
5- Flexibilidade
Processos mais organizados e controlados são mais adaptáveis às mudanças de mercado ou de objetivos internos.
6- Monitoramento e controle claros
A gestão de processos facilita a coleta, monitoramento e controle das informações sobre os fluxos. Desta forma, atualizar o funcionamento das etapas e otimizá-las de acordo com o ambiente interno ou externo fica muito mais simples e assertivo.
8- Integração com novas tecnologias
Ao entender o que é gestão de processos e como essa metodologia funciona, pode-se integrar novas tecnologias ao dia a dia empresarial: automação, inteligência artificial, machine learning (aprendizado de máquina) e outros sistemas tornam-se possibilidades estratégicas para a obtenção de eficiência e resultados.
8- Foco no cliente e satisfação
A padronização e uso de novas tecnologias aumenta a satisfação do consumidor. Neste sentido, você pode estabelecer regras e estratégias para que os produtos ou serviços sigam sempre os mesmos parâmetros e atinjam o mesmo nível de qualidade.
Estas são as principais características do BPM que, quando devidamente observadas, permitem que você desfrute das vantagens da gestão de processos. Conheça-as a seguir.
Quais as vantagens da gestão de processos?
A gestão de processos oferece uma vastidão de benefícios às empresas. Os principais e mais buscados pelas companhias são:
- mais eficiência operacional;
- melhoria na qualidade dos produtos e/ou serviços;
- redução de custos;
- tomada de decisões baseada em dados;
- mais controle sobre os dados da companhia;
- escalabilidade;
- possibilidade de realocação de recursos como investimentos e força de trabalho;
- eliminação de etapas redundantes ou ineficientes;
- otimização constante das atividades;
- implementação de novas tecnologias e sistemas.
Contudo, para desfrutar das vantagens, é preciso compreender e saber como aplicar a gestão de processos. Este procedimento abrange, basicamente, 8 passos. Confira a seguir.
Como aplicar a gestão de processos na prática?
Aplicar a gestão de processos em uma companhia envolve algumas etapas essenciais para garantir o funcionamento dos sistemas e o perfeito desenvolvimento das atividades.
- Identifique e mapeie os processos: criar um mapeamento dos processos facilita a identificação de erros e ineficiências. Desta forma, você garante a otimização apenas daquilo que realmente faz sentido e agrega valor à organização.
- Projete melhorias: ao entender o seu novo fluxo, você visualiza oportunidades de otimizações estratégicas, que resultam em menos tempo para a execução das atividades e mais qualidade nas entregas.
- Aplique automações: a automação se destina especialmente a processos burocráticos e repetitivos. Desta forma, você realoca a força de trabalho humana em tarefas mais expressivas, que exigem mais análise crítica, e torna automáticos procedimentos mais simples.
- Teste o novo fluxo: realize operações-teste para garantir o funcionamento do novo fluxo e aperfeiçoe o que for necessário para alcançar o máximo dos resultados. Colete feedback dos times e aplique mudanças estratégicas quando necessário.
- Monitore continuamente: as ferramentas de gestão de processos, ou BPMS (Business Process Management Suites) permitem o controle contínuo com base em informações exatas, coletadas em tempo real.
- Busque a melhoria contínua: atualize os softwares e implemente novas soluções tecnológicas sempre que possível para evitar obsolescências ou prejuízos.
- Ofereça treinamentos: seus times devem ter capacitação para lidar com as novas ferramentas e sistemas implementados. Lembre-se de oferecer cursos e treinar as equipes para lidar com as mudanças.
A correta aplicação da gestão de processos é o primeiro passo para a transformação digital que separa o seu negócio de resultados expressivos. Para conquistá-los, tenha o cuidado de pesquisar cuidadosamente por soluções estratégicas, que compreendam suas necessidades e as mudanças de mercado que impactam a companhia.
Desta forma, além de ter mais controle sobre as suas operações, você obtém mais segurança, eficiência, produtividade, receita e, claro, a satisfação dos seus clientes.
Este artigo foi escrito pela Lecom, empresa referência na Gestão Inteligente de Processos, oferecendo ao mercado uma plataforma de BPMS (Business Process Management Suite ou System) para automatizar, executar, melhorar e gerenciar processos.
