Administrar uma empresa exige lidar com diversas informações: registros de fornecedores, clientes, produtos, movimentações financeiras etc. Para auxiliar nessa tarefa, a utilização de softwares de gestão é recorrente, contudo, muitos ainda não sabem a importância do backup de dados.
Trata-se, basicamente, de manter uma cópia de todos os dados em algum local. Isso pode ser feito de forma manual, quando um colaborador copia os arquivos necessários para um disco rígido externo, por exemplo, ou de forma automática, utilizando um software — sendo a forma mais recomendada, por ser mais segura e confiável.
Para explicar melhor a importância do backup de dados por meio de software, preparamos este post explicando 7 vantagens de adotar esse sistema. Confira!
1. Eliminação das falhas humanas
Os processos de backup feito de forma manual podem gerar falhas e erros. Não ter tempo para salvar os arquivos em determinado dia ou esquecer de copiar algumas informações são alguns exemplos. Também podem acontecer problemas como apagar ou substituir um arquivo acidentalmente que, se não for recuperado, causará prejuízos para a empresa.
Por isso, tendo em vista que os arquivos e dados são fundamentais para a manutenção de um bom fluxo de trabalho, automatizar essa função é a melhor forma de evitar imprevistos e eliminar as falhas humanas.
O software é programado para realizar cópias em uma frequência determinada, garantindo o cumprimento dessa tarefa. Vale lembrar, ainda, que mesmo as máquinas podem falhar. Por isso, com o backup regular dos dados em um servidor de segurança, a empresa conseguirá eliminar os riscos de perda de dados.
2. Garantia de segurança de dados
Com o volume de informações necessárias para o dia a dia da administração, a segurança dos dados é fundamental. Para isso, o backup por meio de software traz diversas vantagens. Esse tipo de sistema garante a redundância de dados, permitindo que as informações sejam gravadas em mais de um lugar e estejam sempre disponíveis — se um dos registros tiver problema, outros poderão ser acessados.
Apesar de causar insegurança em algumas pessoas, acreditando que esse armazenamento deixará os dados vulneráveis, esses sistemas são desenvolvidos para proteger a transmissão e armazenamento de informações.
São utilizados recursos modernos para cópia dos dados, as informações são criptografadas para evitar roubo de informações. Assim, com esse sistema os dados do negócio estarão seguros contra hackers, crackers e criminosos virtuais.
3. Facilidade para restauração
Em caso de imprevistos que causem a perda de dados da empresa, o backup é essencial para que eles possam ser recuperados. Usando um software para cumprir essa tarefa de forma automática, a companhia terá a segurança de que poderá recuperar as informações perdidas.
Isso porque o armazenamento de dados na nuvem, realizado pelo software de forma automática, estará sempre atualizado. Se o software contratado contar com armazenamento em nuvem, a recuperação é ainda mais rápida e fácil.
Para isso, basta ter a chave de acesso ou senha e realizar alguns procedimentos simples para localizar e restaurar os arquivos de backup.
4. Concentração de informações em um só lugar
Utilizando um software com backup de dados automático, todas as informações ficarão armazenadas em um só lugar. Isso ajuda a manter a organização e facilita a gestão do negócio — deixar as informações espalhadas em diversos computadores pode causar problemas na hora que alguém precisar localizar alguma delas.
Dessa forma, os colaboradores não precisarão mais lidar com vários arquivos e pastas para buscar os dados necessários para o cumprimento das suas funções. Todos as informações do sistema estarão arquivados na nuvem.
Ainda, em caso de novas contratações, não é preciso fazer uma instalação do programa em cada dispositivo: basta ter um navegador com acesso à internet para utilizar o aplicativo. Com essa centralização de informações os profissionais conseguirão gerenciar o empreendimento da melhor forma.
5. Otimização do tempo e redução de custos
Outro fator importante é a otimização do fluxo de trabalho e do tempo dos colaboradores — umas das grandes vantagens de um sistema de gestão. Com o backup automático não é mais necessário investir tempo para fazer uma cópia de segurança, pois o software fará isso na frequência programada.
Implantar esse sistema também permite a redução de custos relativos à manutenção do sistema e banco de dados. Apesar dessa contratação significar um investimento pela empresa, o seu custo é menor do que a aquisição e manutenção de equipamentos para armazenamentos de dados no escritório.
Não é preciso ter computadores e redes para guardar as informações, diminui-se o gasto com energia elétrica, além de não ser necessário investir tempo e contar com um colaborador específico para fazer os backups manuais.
6. Foco nos procedimentos internos
Com o software armazenando todos os arquivos de backup da empresa, a companhia estará consciente da frequência de atualização e do tempo necessário para que as suas operações sejam retomadas em caso de perda de dados.
Fazendo um controle constante sobre as condições dos arquivos, conhecendo os procedimentos de recuperação e tendo delimitado os dados essenciais, todos os envolvidos nos processos da empresa terão tranquilidade em relação à segurança dos dados.
Nessas condições, os administradores e colaboradores conseguirão focar nas atividades internas essenciais para a gestão do negócio, elevando a sua produtividade.
7. Aumento da mobilidade
Finalmente, contando com o backup por meio de software, a empresa terá acesso aos dados armazenados em qualquer hora e em qualquer lugar, basta ter uma conexão com a internet. Isso possibilita o investimento em home office e trabalho externo, pois o acesso aos arquivos se tornará uma tarefa simples.
É possível acessar as informações por celulares, tablets ou computadores. Assim, você terá mais mobilidade e tranquilidade, não sendo necessário viajar com notebooks ou ir até o escritório para verificar um arquivo. Dessa forma, fica mais fácil lidar com clientes e fornecedores, tendo todos os arquivos importantes disponíveis sempre que necessário.
Conforme exposto, o backup de dados por meio de software traz diversas vantagens para a empresa, aumentando a sua segurança, melhorando o fluxo de trabalho e oferecendo maior mobilidade.
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