Há dias em que o valor do caixa não bate. O desgaste em busca de um culpado ou de onde ocorreu o erro muitas vezes não compensa diante do valor perdido. Para evitar esses transtornos, o ideal é traçar estratégias para manter um controle de caixa eficiente.
Entretanto, a ideia de controle total pode fazer com que alguns gestores tenham muitas dúvidas com relação à real implementação do processo. Se você se encontra nessa situação, preparamos um passo a passo que certamente vai ajudá-lo. Acompanhe!
1. Anotar todas as entradas e saídas
Para que o controle funcione de forma esperada, não é permitido se esquecer de anotar nenhuma informação. Um simples pagamento ou retorno que passe despercebido já é suficiente para fazer com que o valor em dinheiro não corresponda às anotações.
Outra armadilha é pagar um boleto com dinheiro do banco e lançá-lo como se tivesse sido pago com dinheiro do caixa. Ao final, haverá uma grande diferença em dinheiro que você não entenderá de onde surgiu.
Portanto, muito cuidado ao fazer os lançamentos relacionados ao caixa. Lembre-se de que, quanto maior a precisão das anotações, maiores as chances de saber exatamente de onde veio ou para onde foi cada centavo.
2. Registrar sangrias e reforços
Vamos supor que um dos sócios da empresa fez uma retirada de dinheiro do caixa. Há também casos nos quais empregados fazem um depósito em dinheiro, conhecido como sangria.
Em ambos os casos, se esses movimentos não forem lançados, a diferença no fechamento do caixa pode ser grande. Isso acontece por questões de segurança: nem sempre é uma boa ideia manter muito dinheiro em espécie na empresa. Por essa razão, ao longo do dia, uma pessoa é enviada ao banco para depositar parte do valor.
O ideal é que o valor depositado em conta também seja anotado, pois não é mais possível agir como se aquele dinheiro ainda estivesse no caixa da empresa.
3. Analisar itens de fechamento de vendas
De nada adianta simplesmente ir anotando e não fazer uma conferência antes do fechamento. Para isso, você precisará organizar os lançamentos por natureza. Por exemplo: junte todas as entradas de caixa durante o exercício e some-as.
As saídas também, independentemente do destino, devem ser somadas em uma única conta. Dessa forma, você também chegará a um montante completo do que saiu.
A diferença entre a soma das entradas e a das saídas deve corresponder exatamente ao dinheiro que você ainda tem no caixa. Caso isso não ocorra, é provável que estejam ocorrendo erros durante o processo.
4. Ter um software de gestão
Para manter todo esse controle, nada como contar com uma ajudinha tecnológica. Como você pode perceber, é necessário ter muita atenção e cuidar de diversos processos que garantem o lançamento de todos os movimentos.
Nesse caso, o software de gestão ajuda a minimizar a margem de erro. O ser humano é passível de falhas e, um sistema baseado em automação garante um melhor aproveitamento de dados.
Dessa forma, é possível integrar lançamentos com outros setores da empresa e manter o controle em funcionamento totalmente por meio eletrônico. Consultar somas e valores de determinados períodos de exercício também torna-se mais fácil através dessa ferramenta.
Algumas empresas oferecem softwares específicos para redes de varejo. Através deles, é possível conciliar pagamentos em cartão de crédito com o fluxo de caixa. Um bom exemplo é a Finanças 360, empresa de grande destaque no mercado de softwares.
5. Fazer a abertura correta do caixa
Muitas vezes, a diferença do caixa no final do dia é reflexo de erros na abertura do mesmo. Muitas empresas acabam menosprezando esse processo e se esquecem de que ele é fundamental para começar o trabalho do dia e de que é dele que depende o fechamento.
Caso exista um rodízio de operados com relação à abertura do caixa, é importante contar com um campo no sistema para lançar quem o fez. No mesmo dia, todo mundo vai lembrar. Mas, uma semana depois, a memória vai falhando e é importante manter o registro de quem desempenha essa atividade.
Além disso, como o caixa da empresa não pode começar o dia “sem troco”, é natural que ainda haja algum dinheiro do dia anterior. Esse valor também precisa ser anotado para ser subtraído das entradas.
Só não se esqueça que esse valor já foi contado no exercício do dia anterior, para que não haja duplicidades de lançamento, que prejudicariam a análise de faturamento da empresa.
6. Considerar um dia de cada vez
Um fechamento errado pode desencadear um círculo vicioso, no qual as pessoas continuam errando, dia após dia. Vamos supor que um erro foi encontrado na hora do fechamento.
Existem pessoas que preferem “deixar assim mesmo, afinal, foi só um dia, e o valor não é assim tão grande”. Dessa forma, o saldo inicial do dia seguinte pode não bater com o resultante do fechamento.
Se o funcionário que abre o caixa não conferir o saldo, é possível que tenhamos mais um dia com erro no fechamento. E assim acontece sucessivamente: o erro, na verdade, está no saldo do dia anterior e não nos lançamentos realizados.
Além disso, problemas devem ser resolvidos no mesmo dia em que ocorrem: se está faltando ou sobrando dinheiro no caixa, é possível que alguém ainda se lembre de algum lançamento que acabou ficando esquecido ou consiga ver no estoque que determinado produto foi vendido.
Com o passar dos dias, não dá mais para contar com esses auxílios e ficará bem difícil mensurar onde o erro sucessivo no fechamento do caixa teve origem. Sem essa informação, solucioná-lo é quase impossível. O jeito vai ser recomeçar do zero, fazendo com que você nunca tenha certeza do quanto fatura.
Viu só como um controle de caixa eficiente depende de algumas ações e ferramentas básicas que podem ser incorporadas ao dia a dia da empresa? Está disposto a adotar esses procedimentos para evitar falhas e ter total controle sobre cada entrada e saída em seu caixa? Não perca mais tempo! Entre em contato conosco e conheça nossos softwares.
