Mais da metade das empresas do país já foi vítima de golpes: é o que revelou um estudo da consultoria Grant Thornton Brasil. Em 46% dos casos, a situação levou a prejuízos de até R$ 500 mil. Por isso, detectar fraudes e desvios com agilidade é essencial para a sustentabilidade financeira de um negócio.
Despesas trabalhistas internas, taxas de recuperação e processos judiciais estão entre os gastos que a organização pode ter diante de um problema como esse. Cada real perdido por fraude representa um custo de R$ 3,01 no setor do varejo. As empresas absorvem esse impacto e enfrentam consequências operacionais significativas, que afetam diretamente seus resultados.
Mas, ainda conforme a pesquisa, boas práticas de acompanhamento do caixa contribuem para a prevenção de perdas financeiras, como é o caso da conciliação bancária. Quando adotam esse processo de forma consistente, as organizações reduzem riscos e fortalecem o controle sobre suas movimentações.
Neste artigo, você vai entender a relevância deste processo e aprender a identificar sinais de irregularidade.
Conciliação bancária no varejo: o que é? Por que é tão importante?
A conciliação bancária é um procedimento de rotina que tem como objetivo verificar se o saldo da conta corrente da empresa reflete exatamente os registros de entradas e saídas. É uma tarefa que proporciona mais organização para todo o processo financeiro de um negócio.
A fonte dos dados pode vir de planilhas ou do sistema de gestão financeira da organização.
Esse acompanhamento permite ao gestor detectar fraudes e desvios com mais agilidade. Afinal, ao comparar os extratos com as anotações internas, ele consegue rapidamente checar questões como:
- inadimplência de consumidores;
- pagamentos pendentes;
- discrepâncias de valores;
- retiradas indevidas;
- depósitos não efetuados;
- falhas em transferências;
- cobranças irregulares.
Um gerenciamento contínuo oferece segurança financeira ao varejista para que ele consiga tomar decisões estratégicas com segurança. Assim, fica mais fácil aproveitar oportunidades, se planejar para eventualidades e planejar a expansão do empreendimento sem sustos.
Como detectar fraudes e desvios? Veja 5 sinais de alerta
Podemos listar 5 tipos de ocorrências que levantam suspeitas sobre desvios ou erros nas operações financeiras de um negócio:
- Diferenças entre o saldo contábil, apurado internamente, e o número do extrato da conta;
- Lançamentos desconhecidos, como depósitos ou saques não autorizados;
- Cobranças irregulares vindas de terceiros como instituições financeiras ou operadoras. A conciliação de cartão é fundamental para mitigar este tipo de problema;
- Antecipações automáticas de recebíveis frequentes;
- Duplicatas de valores ou saídas de recursos em horários e períodos fora de padrão.
Qualquer divergência de informações requer investigação. Portanto, é recomendável que o empresário aja imediatamente para esclarecer as causas das diferenças. É possível que ele consiga detectar fraudes e desvios ou perceba somente falhas operacionais pontuais. O importante é que, quanto mais cedo a correção for executada, menor será o impacto para o caixa da empresa.
Ter um controle financeiro empresarial eficiente garante a organização das informações e o adequado rastreamento de todas as movimentações de recursos de um empreendimento. É um processo que resulta na prevenção de perdas financeiras e sinaliza para o gestor quando algo está errado.
Como melhorar o controle financeiro empresarial?
Aprimorar a conciliação bancária no varejo é o primeiro passo para evitar que golpes ou operações financeiras inadequadas destruam a reputação da empresa e acarretem graves prejuízos. E algumas dicas práticas tornam o procedimento mais seguro. Confira abaixo.
- Estabelecer uma rotina rigorosa para o registro de receitas e despesas. Classificar adequadamente as movimentações possibilita o rastreio posteriormente e facilita auditorias.
- Realizar a conciliação diariamente. Este “check-up” é permanente e deve contar com um olhar detalhista. Por isso, a execução deve ser diária. Caso contrário, o acúmulo de informações pode gerar esquecimentos ou confusões.
- Automatizar o processo. Uma plataforma de gestão financeira centraliza as operações, preserva a integridade dos dados e pode emitir alertas ao detectar fraudes e desvios.
- Elaborar relatórios de acompanhamento. Definir indicadores e monitorar o desempenho periodicamente é uma forma de receber diagnósticos acerca da saúde financeira da organização. E essas análises trazem bons insights para o varejista, seja para consertar desvios de rota, seja para traçar os próximos objetivos.
Tantos cuidados podem parecer exagero à primeira vista, mas são ações que impedem que o caos financeiro tome conta de um negócio. Sustentar a regularidade nos números e fechar o mês com as contas em equilíbrio impacta diretamente os resultados do presente e do futuro.
Quais erros evitar na conciliação bancária no varejo?
Como você aprendeu até aqui, a conciliação bancária consiste em uma prática financeira básica para empreendedores de todos os portes. No entanto, existem erros comuns que afetam o procedimento e, consequentemente, podem dificultar a visão do gestor sobre as contas. Veja:
- falta de atualização diária das entradas e saídas;
- controle manual dos números. Usar somente planilhas aumenta a chance de falhas operacionais e exige esforço maior para preenchimento e conferência;
- desatenção com relação às taxas e tarifas aplicáveis aos serviços. Ou seja, pagar a mais para operadoras de cartão de crédito, locação de maquininhas e antecipações de recebíveis e não perceber a tempo para reaver esses recursos;
- atrasos contínuos para realizar a conferência;
- ausência de padronização. É importante que a empresa tenha um procedimento bem definido para que, independentemente de quem executar o serviço, o formato seja o mesmo.
O comportamento das pessoas que se envolvem no procedimento também é um ponto de atenção para detectar fraudes e desvios a tempo de reduzir eventuais prejuízos. Alterações frequentes nos responsáveis pela conciliação ou falta de documentos que comprovem transações financeiras são questões preocupantes.
Conciliação bancária: ferramenta de prevenção contra perdas financeiras
Verificar se a sua empresa fecha os meses no azul e impedir operações financeiras em desacordo com o planejamento são os pilares de uma conciliação bancária adequada. E concluir essa tarefa com excelência é uma atitude estratégica para um empreendedor de sucesso.
Além disso, possibilita encontrar divergências, fortalecer os controles internos e ter mais tranquilidade diante de momentos de fiscalização. Diante de um cenário de alta competitividade, ser capaz de detectar fraudes e desvios com facilidade é um diferencial competitivo que protege o negócio da ação de golpistas e contribui para a solidez e continuidade da marca ao longo dos anos.
